Welke administratieve taken kan AI overnemen?
AI kan de administratieve taken overnemen waarbij iets per mail, bon, foto of appje binnenkomt en daarna met de hand in een pakket belandt. Dat zit in vijf stromen: de planning, de gedeelde postbus, mail naar het dossier, uren en weekstaten, en facturen aan het project. AI leest, zoekt op en zet klaar; een mens keurt goed.
Wat is een administratieve taak die AI kan overnemen?
Een administratieve taak die AI kan overnemen, is werk waarbij iemand leest wat binnenkomt, de gegevens erbij zoekt en het overtikt in een pakket. De tijd zit in lezen en zoeken, nauwelijks in oordelen. Een AI-agent doet dat voorbereidende werk en legt het voor, zodat de mens alleen nog beslist.
Welke taken zijn het, per stroom?
Het zijn vijfentwintig taken in vijf stromen, hieronder elk in één zin met een link naar de toepassing. Het patroon is steeds hetzelfde: Bombos zet klaar, jij keurt goed.
Wat kan AI overnemen in de planning?
In de planning bij installatie en technisch onderhoud komt werk binnen als mail, telefoontje of appje, en het planningspakket wil een record. Het lezen, opzoeken en overtikken daartussen bereidt Bombos voor.
- Offerteaanvraag op vrijdagmiddag: Bombos zet het antwoord en de offerteopzet klaar, jij bepaalt de prijs.
- Offertes die stil verlopen: de opvolgmail ligt op tijd klaar, met de klantreactie erbij.
- Een ziekmelding die de dag omgooit: het nieuwe dagvoorstel ligt klaar, met berichten aan de klanten erbij.
- Een afspraak plannen: vrije momenten met reistijd staan klaar, na jouw akkoord gaat de uitnodiging eruit.
- Een afzegging die een gat laat: Bombos stelt een klus uit je planning of wachtlijst voor, met de conceptmail erbij.
- Klanten die niet komen opdagen: voor elke afspraak van morgen staat een herinnering in jullie eigen toon klaar.
- Inspecties en servicebeurten: de vastgelegde onderhoudsafspraak komt op tijd boven, met de uitnodiging klaar.
- Bestellingen per mail: de opdracht staat klaar voor je planning, met de bevestiging aan de klant erbij.
Wat kan AI overnemen in de gedeelde postbus?
In de gedeelde postbus van een administratiekantoor of VvE-beheerder komt alles op één hoop binnen. Bombos werkt in je eigen Outlook en maakt van elke mail een taak met een eigenaar.
- Mail uit de gedeelde postbus verdelen: elke mail staat bij de juiste collega, met het conceptantwoord eronder.
- Vragen die elke week terugkomen: het antwoord staat klaar, met de echte gegevens van die klant erin.
- Klachten die wegzakken: Bombos volgt elke klacht tot hij af is en seint jou als het stil blijft.
- Klanten die stil worden: de lijst met stiltegevallen ligt klaar, per klant met wat er bleef liggen.
- Een bewonersmelding: de opdracht voor de vaste loodgieter staat klaar, met het antwoord aan de bewoner.
Wat kan AI overnemen bij mail naar het dossier?
Bij mail naar het dossier op een assurantie- of administratiekantoor staan afspraken en bijlagen vaak alleen in iemands mailbox. Bombos zoekt de klant en het dossier erbij in SharePoint of je eigen dossiersysteem.
- Afspraken die alleen in iemands mailbox staan: mail en bijlage staan klaar bij het juiste dossier, met de reden.
- Een mail zonder de nodige bijlage of gegevens: de terugvraagmail staat klaar voordat het dossier stilvalt.
- De statusvraag die elke dag terugkomt: het antwoord staat klaar uit pakket en mailwisseling, jij verstuurt.
- Een klantgesprek voorbereiden: één overzicht met wat er speelt en wat er openstaat, uit mail en pakket.
Wat kan AI overnemen bij uren en weekstaten?
Bij uren en weekstaten in uitzend en bemiddeling komen gegevens binnen als foto, Excel of mail, terwijl AFAS regels wil. Rond de uren zit meer van hetzelfde: sollicitanten, een eerste werkdag, verlof.
- Weekstaten als foto of Excel: de urenregels staan klaar per plaatsing, twijfelgevallen eruit gelicht.
- Sollicitanten die op antwoord wachten: een persoonlijk antwoord staat klaar, met gesprekstijden uit je agenda erbij.
- De eerste werkdag van een nieuwe collega: je rijtje is bijgewerkt, tot en met de conceptwelkomstmail.
- Verlofaanvragen per mail: het conceptantwoord staat klaar, jij legt er het saldo en de planning naast.
Wat kan AI overnemen bij facturen aan het project?
Bij facturen aan het project tikt iemand bedragen en projectnummers over in Exact Online en ziet een afwijking pas bij de maandafsluiting. Bombos zet de boeking klaar volgens jullie eigen regels; jij boekt.
- Inkoopfacturen die iemand overtikt: de boeking staat klaar, met de reden voor het gekozen project erbij.
- Facturen die afwijken van offerte of bon: de afwijking wordt gemeld voordat er geboekt wordt.
- Herinneringen die te laat de deur uit gaan: ze staan klaar in jullie eigen toon en ritme.
- De maandelijkse facturatieronde: de conceptfacturen staan klaar, met de afwijkingen van vorige maand gemarkeerd.
Hoe kies je de eerste taak?
Je kiest de eerste taak waar nu het meeste wordt overgetikt en waar een voorstel snel na te kijken is. In elke stroom hierboven zit de tijd in lezen, opzoeken en overtikken, dus wie de eerste taak draait, herkent de volgende zelf. Meer daarover staat in waar begin je met AI en bij AI in je bedrijf.
Kijk waar het werk binnenkomt. Is er een gedeelde postbus waar iedereen in leest, dan begin je vaak daar.
Mail uit een gedeelde postbus verdelenZoek het overtikwerk, zoals een weekstaat die als foto binnenkomt en regel voor regel in AFAS moet.
Weekstaten die als foto of Excel binnenkomenKies een voorstel dat je snel nakijkt, zoals een bijlage die met de reden erbij bij het dossier klaarstaat.
Afspraken die alleen in iemands mailbox staanRicht de eerste taak samen in, bijvoorbeeld de inkoopfacturen. Bombos vraagt de afspraken uit die nu alleen in iemands hoofd zitten, en daarna leert je team zelf de volgende taak aan.
Inkoopfacturen die iemand overtikt
Wat kost het en wat levert het op?
De pilot kost 2.000 euro voor de eerste drie maanden, met Bombos ernaast, daarna 1.000 euro per maand. In die drie maanden richt Bombos de eerste taak samen met je in. Het is minder dan een halve dag per week van de medewerker die je anders aanneemt.
Wat het oplevert, is werk dat verdwijnt: lezen, opzoeken en overtikken tussen mail en pakket. Dat merkt eerst wie nu de postbus, de weekstaten of de facturen doet; die beoordeelt voortaan een voorstel. Zo doet het bedrijf meer werk met dezelfde mensen, van een hogere kwaliteit.
Wat doet de mens?
De mens beslist, Bombos bereidt voor. Bij elk voorstel zie je wat er klaarstaat, met de reden en de bron erbij, en pas als iemand van jullie op Goedkeuren drukt wordt er iets verstuurd of geboekt. Van elke stap lees je achteraf terug wat er gebeurde en waarom.
In het begin legt Bombos alles voor. Bij werk binnenshuis, zoals opzoeken, nalopen en klaarzetten, bepaal je daarna zelf hoeveel Bombos alvast doet. Berichten aan klanten en betalingen wachten altijd op jouw akkoord.
Wanneer kan AI deze taken niet overnemen?
AI neemt deze taken niet over als er geen mailstroom is die met de hand in een pakket belandt, of als alles al in het pakket zelf gebeurt. Ben je met minder dan vijf mensen, dan is het werk meestal te klein. Waar het oordeel het werk is, zoals de prijs van een offerte, zet Bombos alleen de gegevens klaar.
Veelgestelde vragen
Kan AI ook taken overnemen die niet in deze lijst staan?
Ja, zolang het werk hetzelfde patroon heeft: iets komt binnen, iemand zoekt de gegevens erbij en zet het in een pakket. Na de eerste taak leert je eigen team Bombos de volgende, en daar hoef je niet technisch voor te zijn.
Moet ik mijn pakket vervangen om taken aan AI over te laten?
Nee. Bombos werkt met de software die je al hebt, zoals Outlook, Exact Online, AFAS, Syntess Atrium en SharePoint. Na jouw akkoord schrijft Bombos in dat pakket; je mappen en records blijven waar ze staan.
Neemt AI hiermee iemands baan over?
Nee, het neemt het overtikwerk over, niet de mens. Wie nu de postbus of de weekstaten doet, beoordeelt voortaan voorstellen en houdt tijd over. Het doel is dat je bij groei geen extra mensen nodig hebt.
Wat gebeurt er als een voorstel niet klopt?
Dan pas je het aan voordat je op Goedkeuren drukt, of je wijst het af. Die correctie wordt de regel voor het volgende voorstel. Bij twijfel vraagt Bombos om de ontbrekende informatie in plaats van te gokken.
Wat als de kennis alleen in iemands hoofd zit?
Dan kan Bombos het niet opzoeken, want het werkt met wat ergens is vastgelegd. Daarom interviewt Bombos de mensen die het weten, en legt die kennis vast. Daarna weegt het mee in het voorstel.
Verder lezen
- Planning bij installatie en technisch onderhoudOfferteaanvragen die buiten kantoortijd binnenkomenHet antwoord op elke aanvraag ligt klaar voordat de klant verder belt.
- De gedeelde postbus bij administratiekantoren en VvE-beheerMail uit een gedeelde postbus verdelenElke mail een eigenaar, het antwoord staat al klaar.
- Mail naar het dossier bij assurantie, administratie en VvEAfspraken die alleen in iemands mailbox staanElke mail in het juiste dossier, en je team doet meer.
- Weekstaten en uren bij uitzend en bemiddelingWeekstaten die als foto of Excel binnenkomenDe uren zijn rond aan het eind van de week.
- Facturen aan het project, in elke brancheInkoopfacturen die iemand overtiktInkoopfacturen zonder overtikken, meer werk met dezelfde mensen.
- Eén taak van begin tot eind: Bijlage staat waar hij hoort
- Volgende gids: Hoe pas ik AI toe zonder IT-afdeling?
- Liever meteen overleggen? Neem contact op