Hoe zie je welke klanten van een administratiekantoor al een jaar niets hebben gehoord, uit mail en pakket samen?
Klanten die een jaar niets hoorden staan met Bombos op een lijst: je ziet per klant wanneer er voor het laatst contact was en wat er sindsdien bleef liggen.
Werkt in je eigen Outlook, naast je eigen pakket.
Zien wie stil is geworden, is het begin. Daarna houd je met dezelfde mensen contact met meer klanten, en leert je team Bombos zelf de volgende taak.
Zo gaat het nu, en zo gaat het met Bombos.
De belofte "wij bellen minstens één keer per jaar" wordt nergens geteld, dus stille klanten vertrekken stil.
Je weet welke klanten je het vaakst spreekt. Wie je niet meer spreekt, weet je juist niet, want daar komt geen mail van. Om dat te zien ga je per klant terug in Outlook en leg je de gegevens uit het pakket ernaast. Een ingestuurd document is iets anders dan een antwoord van jullie kant, en een telefoongesprek ontbreekt als niemand het heeft vastgelegd.
De lijst stiltegevallen ligt klaar, per klant met wat er sindsdien bleef liggen.
Je begint bij een lijst van klanten waar het contact volgens mail en pakket al een jaar stilligt. Bombos legt per klant de laatste mail naast de gegevens in het pakket. Op de lijst staan het laatste vastgelegde contact, wat er sindsdien bleef liggen en de aanleiding. Jij vult een ontbrekend gesprek aan of corrigeert een vermelding, en bepaalt bij wie je het contact hervat.
Na drie maanden vertrekt er geen klant meer zonder dat iemand hem heeft gesproken. De lijst ligt klaar, met een aanleiding bij elke naam. Je team belt met iets om over te praten, en de belofte van één keer per jaar wordt gewoon nagekomen. Zo bedien je meer klanten met dezelfde mensen, en beter.
Wat er dan klaarstaat
- Je ziet welke klanten al een jaar niets hoorden
- De aanleiding voor elk gesprek ligt al klaar
- Je belofte van één keer per jaar wordt nagekomen
- Je belt met een reden, niet zomaar
Waar zie je dat?
De lijst met stille klanten staat in Bombos bij het voorbereide werk. Per klant lees je de aanleiding en de datum van het laatste vastgelegde contact. De status is "staat voor je klaar" of "wacht op jouw input". Je bekijkt de gevonden correspondentie en de dossiergegevens bij de vermelding. Het pakket hoeft voor die beoordeling niet open. Je hoeft dus niet eerst bij iedere naam opnieuw uit te zoeken waarop de vermelding is gebaseerd.
Staat er nog een vraag van kantoor open, dan lees je die bij de klant. Weet jij van een recenter telefoongesprek, dan neem je dat mee in je beoordeling van de lijst. Je bepaalt wie je wilt benaderen; de vermelding op de lijst verstuurt geen bericht. Elke handeling met effect buiten Bombos staat in een logboek waarin jij kunt kijken. Zo kun je terugzien wat er na jouw besluit is gedaan.
Hoe begint het?
In de eerste week richten we samen het zicht op stil contact in, tijdens een gesprek van ongeveer een uur. Je laat de mailbox met klantcorrespondentie zien en het pakket waarin de klantgegevens staan. We leggen vast wanneer jullie contact als stil beschouwen, welke berichten meetellen en wie de lijst beoordeelt. Je geeft toegang tot de mail en gegevens voor die taak. De correspondentie blijft in je bestaande systemen; er hoeft niets te verhuizen en een cursus is niet nodig.
Daarna zet Bombos de voorbereiding van de lijst live. Na drie maanden vertrekt er geen klant meer zonder dat iemand hem heeft gesproken. Elke taaksoort start op "voorstellen". Je beoordeelt bij de eerste namen of de aanleiding klopt. Telt een bericht anders mee dan bedoeld, dan wordt jouw correctie de regel voor de volgende lijst. Zonder die uitleg leert Bombos niet hoe jullie het contact beoordelen.
Als de voorbereiding een tijd goed gaat, kies jij per taaksoort "uitvoeren na akkoord" of "zelfstandig", met inzage in het logboek. Berichten aan de klant blijven goedkeuring vragen. De regels voor de lijst vul je in als instellingen, zonder maatwerk, ook als je weinig met computers hebt. Deze lijst is een begin, niet het hele aanbod: daarna leert je eigen team Bombos zelf de volgende taak.
Meer klanten bedienen met hetzelfde kantoor.
Een kantoor dat snel groeit, verliest het eerst het contact met de rustige klanten. De aandacht gaat vanzelf naar wie belt. Iemand aannemen om iedereen bij te houden wil je liever niet. Met Bombos doet je team met dezelfde mensen meer werk, en beter werk.
De lijst met stille klanten is een begin. Daarna leert je team Bombos zelf de volgende taak, zonder technisch te hoeven zijn. Wie een collega kan uitleggen hoe het moet, kan het Bombos uitleggen. Zo leren je mensen vanzelf met AI werken. Wij nemen je mee bij de eerste stap, en we willen juist niet dat je bij ons terug blijft komen.
Wil je weten wat dit voor jouw klantenbestand betekent? Laat je nummer achter, dan bellen we je terug om te sparren.
Wat Bombos doet, in drie stappen
Het leest wat binnenkomt
Mail, appje, foto of PDF: Bombos leest het, zoekt de klant en de gegevens erbij in de systemen die je al hebt, en ziet wat er mist.
Het zet het werk klaar, jij keurt goed
Het voorstel staat op één lijst met de reden erbij. Jij leest, past aan en geeft akkoord. Verstuurd, geboekt of opgeslagen wordt er pas daarna.
Het onthoudt wat jij beslist
Elke correctie is de regel voor de volgende keer. Gaat het een tijd goed, dan geef je een taaksoort stap voor stap meer uit handen, en je kijkt achteraf mee in het logboek.
Wat kan Bombos hier vandaag niet?
Bombos bepaalt niet uit een oud bericht welke klant gaat vertrekken. Op de lijst staat wat er over het contact is vastgelegd. Een klant kan intussen telefonisch iets met je collega hebben besproken. Daarom kan Bombos je interviewen: het vraagt welk contact er buiten de mail is geweest en wat daarbij is afgesproken. Zo kun je die kennis meenemen wanneer je de lijst beoordeelt, zonder uit stilte ontevredenheid af te leiden.
Bij twijfel legt Bombos de vraag aan je voor in plaats van te gokken. Een vermelding kan onjuist of onvolledig zijn; je controleert de aanleiding voordat je de klant benadert. Bombos verstuurt nooit een uitgaand bericht aan derden zonder voorafgaand akkoord van een medewerker, via welk kanaal ook. Ook bij het hervatten van klantcontact is die grens technisch afgedwongen. Wil je die grens voor een soort werk verleggen, dan doen wij dat samen met jou. De lijst voorspelt geen vertrek; hij helpt je zien wie je weer wilt spreken.
Verder lezen: Waar begin ik met AI bij twintig medewerkers?