Factuur zoekt zijn project
Na drie maanden staan niet alleen je inkoopfacturen automatisch aan het juiste project klaar. Je hele team werkt efficiënter, dat is onze belofte. En anders krijg je je geld terug. We beginnen bij de factuur in je mail: Bombos zoekt het project erbij in Exact en zet de boeking klaar, jij keurt goed.
Anouk krijgt een factuur binnen zonder projectnummer. Bombos zoekt het project erbij, ziet dat het bedrag afwijkt van de order en legt dat eerst voor.
Bij welk project hoort deze inkoopfactuur?
Dat zoekt nu iemand van de administratie uit, factuur voor factuur. Er ligt weer een inkoopfactuur in de postbus, als pdf. De leverancier en de werkzaamheden staan erop, het projectnummer nergens. Dat zit in de begeleidende mail, op de bon, of in het hoofd van de projectleider. Met alleen die pdf weet je nog niet waar je moet boeken, dus zoek je de stukken bij elkaar om te bepalen bij welk project het werk van deze leverancier hoort.
Doet Scan & Herken in Exact dit niet al?
Scan & Herken leest de gegevens van de factuur, maar zoekt het project er niet bij. Exact herkent de leverancier en het bedrag, dus dat hoeft niemand opnieuw te bedenken, en Bombos werkt met je eigen Exact. Op deze factuur staat alleen niet bij welke klus het werk hoort. Daarvoor is de mail nodig, met de afspraak of de bon ernaast. Dat uitzoekwerk tussen je postbus en je administratie blijft liggen, en dat is precies het werk dat Bombos voorbereidt.
Heb je een ander pakket? Bombos werkt met het pakket dat je al hebt, bijvoorbeeld:
Wat staat er klaar voordat jij iets doet?
Bombos leest de factuur en de mail ernaast, zoekt het project erbij in Exact en zet de boeking klaar. De mail noemt een dakrenovatie en het adres. Bij het voorstel staat je eigen projectnummer, met de reden erbij: het adres hoort bij dit lopende project en de leverancier staat op de offerte voor de dakrenovatie. Blijkt dat project verkeerd, dan pas je het aan en leg je uit waarom. Die correctie geldt voortaan als regel. Zo leert Bombos hoe jullie boeken, van de mensen die het werk kennen.
Wijkt het bedrag af van de inkooporder, dan ligt dat op de dag van binnenkomst voor je klaar, met de reden erbij. Bombos legt een melding aan de projectleider voor. Je leest de reden, past de ontvanger aan en geeft akkoord; daarna gaat de melding naar de projectleider. De boeking zelf wacht intussen op jouw akkoord, los van die melding. Dan staat de factuur op het project in Exact. De facturen zijn de eerste taak; daarna kan je team met dezelfde mensen meer aan.
Exact heb je er niet voor opengehad: de factuur, de mail, de bon en het voorgestelde projectnummer staan bij elkaar in één lijst, zodat je ze samen beoordeelt.
Wat kan je administratie daarna nog meer?
Met de inkoopfacturen begint het, maar veel werk op je administratie lijkt erop. Er komt iets binnen, iemand zoekt de gegevens erbij en zet het klaar in Exact: een verkoopfactuur, een aanmaning, een vraag van de accountant. Groeit je bedrijf snel en wil je niet in mensen groeien, dan knelt het precies daar.
Bombos zorgt dat dezelfde mensen meer werk aankunnen, van een hogere kwaliteit. Dat ontlast je administratie, en je hoeft niet eerst iemand aan te nemen om de groei bij te houden.
Na de facturen leert je eigen team Bombos de volgende taak. Daar hoef je niet technisch voor te zijn: iedereen kan met Bombos nieuwe taken automatiseren, en je mensen leren onderweg vanzelf met AI werken. Wij nemen je mee bij de eerste stap. Daarna kun je het zelf, want we willen juist niet dat je bij ons terug blijft komen. Zo word je een organisatie die met AI groeit in effectiviteit.
Hoe begin je, en wat kost het?
In de eerste week zitten we bij jullie en kijken mee waar de facturen binnenkomen. We nemen er een uit de mail bij en bekijken welke gegevens erop staan. Bombos vraagt welke projectnummers bij welke klussen horen, waar de bonnen staan en wie een afwijking beoordeelt. Wat de projectleider in zijn hoofd heeft en nergens is opgeschreven, daar vraagt Bombos hem naar, zodat ook een factuur zonder projectnummer ergens aan te toetsen is. Je krijgt er geen nieuw pakket bij.
Eerst de facturen. Met elke correctie kent Bombos jullie manier van boeken beter. Daarna leert je eigen administratie Bombos de volgende taak. De eerste drie maanden kosten 2.000 euro, daarna is het 1.000 euro per maand. Meer werk met hetzelfde team, anders krijg je je geld terug.
Wat gaat er niet weg zonder jouw akkoord?
Er gaat geen boeking en geen bericht weg voordat iemand van jullie op Goedkeuren heeft gedrukt. Die grens is technisch afgedwongen en staat altijd aan. Wil je hem er toch af, dan kunnen alleen wij dat voor je doen, en dan op eigen risico. Een voorstel kan fout zijn, ook als de reden aannemelijk klinkt, dus je kijkt het hele voorstel na. Blijft onduidelijk welk project bedoeld wordt, dan ligt die vraag eerst bij jullie: Bombos gokt niet en vraagt je uit wat nergens is opgeschreven. Beslissen blijft bij jullie.
Verder lezen: Hoe voorkom ik dat AI fouten maakt en wie controleert het?