Hoe koppel je AFAS aan je mailbox, zodat een weekstaat of verlofaanvraag uit de mail in AFAS komt?
Je koppelt AFAS aan je mailbox door Bombos ernaast te zetten. Bombos leest wat per mail binnenkomt, zoals een foto van een weekstaat of een verlofaanvraag, en zoekt de plaatsing of het verlofsaldo erbij in AFAS. De urenregels staan als voorstel klaar en na jouw akkoord schrijft Bombos ze in AFAS. Het werkt naast AFAS, niet in plaats van.
Wat doet AFAS al zelf, en wat niet?
AFAS regelt veel al zelf. Medewerkers schrijven er hun uren en vragen er verlof aan, en via InSite lopen HR-workflows, zoals een indiensttreding, langs de juiste mensen. Een urenbestand in de vorm die AFAS verwacht, leest het gewoon in.
Wat er niet in zit, is wat buiten AFAS binnenkomt. Een uitzendkracht stuurt een foto van zijn weekstaat via WhatsApp, een inlener mailt een Excel, een collega vraagt verlof aan in een mail aan de planner. Voordat dat in AFAS kan, moet iemand lezen, de plaatsing of het saldo opzoeken en navragen wat afwijkt.
Dat voorwerk doet Bombos. Het legt de uren naast de planning en het contract, zet de afwijkingen met de reden voor je klaar en vraagt na wat ontbreekt. Een afspraak die alleen de planner kent, vraagt Bombos hem uit en legt het vast, zodat het de volgende keer wel meeweegt.
Welke taken draaien op AFAS?
Elke taak hieronder begint in de mail of een appje en eindigt, na jouw akkoord in Bombos, in AFAS. Je begint met één taak. Daarna leert je eigen team Bombos zelf de volgende, en daar hoef je niet technisch voor te zijn.
Wat kost het?
De pilot kost 2.000 euro voor de eerste drie maanden, met Bombos ernaast, daarna 1.000 euro per maand. We komen langs, richten de eerste taak samen met je in en werken met je eigen AFAS en je eigen mailbox.
Het overtikken van uren en het opzoeken van plaatsing en saldo verdwijnen, en je urenadministratie beoordeelt voorstellen in plaats van ze te maken. Zo doet hetzelfde team meer werk, van een hogere kwaliteit, voor minder dan een halve dag per week van de medewerker die je anders aanneemt.
Wat gaat er niet weg zonder jouw akkoord?
Bombos boekt geen uren in AFAS en verstuurt geen bericht aan een kandidaat, inlener of collega voordat iemand van jullie op Goedkeuren heeft gedrukt. Die grens staat altijd aan. Uitzetten kan alleen Bombos, op jouw uitdrukkelijke verzoek en op eigen risico.
Van elke stap lees je achteraf terug wat er gebeurde en waarom. Bij het werk binnenshuis, zoals opzoeken, nalopen en klaarzetten, bepaal jij hoeveel Bombos alvast doet; berichten aan klanten en betalingen wachten altijd op jouw akkoord. Een voorstel kan fout zijn, ook als de reden aannemelijk klinkt. Bij twijfel vraagt Bombos het na in plaats van te gokken.
Bombos werkt ook met Nmbrs, Easyflex, HelloFlex, Kentro en Nocore.
Lees ook: Hoe laat ik AI werken met de software die we al hebben?
Alle vragen over AI in je bedrijf staan in de gids AI in je bedrijf.