Hoe koppel je Kentro aan je mailbox, zodat een weekstaat uit de mail als uren in Kentro komt?
Je zet Bombos naast Kentro en je mailbox: Bombos leest de weekstaten en urenmails die buiten Kentro Konnekt om binnenkomen en zet de uren klaar voor Kentro. Kentro is de software van Pivoton voor de flexbranche; Bombos zoekt er de plaatsing en het contract in op en zet elke afwijking met de reden voor je klaar. Na jouw akkoord in Bombos staan de uren in Kentro, klaar voor verloning en facturatie. Het werkt naast Kentro, niet in plaats van.
Wat doet Kentro al zelf, en wat niet?
Kentro regelt het urenproces van registratie tot verwerking. In het portaal Kentro Konnekt voert de flexkracht zijn uren in, en de inlener accordeert ze handmatig, automatisch of per project, zoals hij gewend is. Toeslagen, overwerkregels en cao-afspraken zitten in de urenregistratie, en de uren gaan direct door naar verloning en facturatie. Voor contracten is er een wizard met sjablonen, en Kentro waarschuwt je als een contract verlengd moet worden.
Wat er niet in zit, is de weekstaat die toch nog op papier of per mail komt. Een inlener met een eigen tijdregistratie mailt een PDF-export, een flexkracht zonder inlog appt een foto, een teamleider meldt per mail dat twee mensen een ploeg hebben geruild. Die uren staan niet in Kentro Konnekt. Een intercedent op de vestiging leest ze, zoekt de plaatsing op en voert ze met de hand in.
Dat voorwerk doet Bombos. Het leest de PDF, de foto of de mail, legt de uren naast de plaatsing en het contract in Kentro en zet ze klaar als invoer. Een ploegruil, een dienst op een andere afdeling of een dag zonder lopend contract staat apart, met de reden erbij. Wat de vestiging over een inlener weet maar nergens staat, bijvoorbeeld welke teamleider mag aftekenen, vraagt Bombos uit en legt het vast, zodat het de volgende keer wel meeweegt.
Welke taken draaien op Kentro?
Elke taak hieronder begint in de mail of een appje en eindigt, na jouw akkoord in Bombos, in Kentro. Begin bij de uren van de inleners die niet in Kentro Konnekt werken: dat werk komt elke week terug, en een fout erin kost een correctie op de loonstrook en op de factuur. Daarna liggen de taken ernaast voor de hand, zoals de terugvraag aan een teamleider die een handtekening vergat, of de gegevens die een nieuwe flexkracht nog moet aanleveren voor zijn eerste dienst. Elke taak draait met je eigen Kentro en je eigen mailbox, en inleners die liever mailen dan inloggen, hoeven niets te veranderen aan hoe ze nu werken. Je begint met één taak. Daarna leert je eigen team Bombos zelf de volgende, en daar hoef je niet technisch voor te zijn.
Wat verandert er in je week?
Op de vestiging verdwijnt het overtikken van weekstaten, en daarmee het werk dat intercedenten bij kandidaten en klanten weghoudt. De uren van inleners die niet in het portaal werken, staan net zo op tijd in Kentro als de rest, zodat de wekelijkse verloning niet op één PDF hoeft te wachten. Wat afwijkt, zie je vóór de verloning in plaats van erna. Zo doet hetzelfde team meer werk, van een hogere kwaliteit, voor minder dan een halve dag per week van de medewerker die je anders aanneemt.
We komen langs en richten de eerste taak samen met je in, met je eigen Kentro en je eigen mailbox, te beginnen bij de inleners die nu het meeste handwerk geven. Daarna kun je het zelf: een nieuwe inlener of een volgende taak leer je Bombos zonder ons, en elke vestiging werkt op dezelfde manier.
Wat gaat er niet weg zonder jouw akkoord?
Bombos voert geen uren in Kentro in en stuurt geen bericht aan een flexkracht, teamleider of inlener voordat iemand van jullie in Bombos op Goedkeuren heeft gedrukt. Wat Bombos voorstelt, zie je eerst in Bombos, met de weekstaat ernaast. Ook een terugvraag over een ontbrekende handtekening blijft een concept tot jij hem goedkeurt. Die grens staat altijd aan. Uitzetten kan alleen Bombos, op jouw uitdrukkelijke verzoek en op eigen risico.
Van elke stap lees je achteraf terug wat er gebeurde en waarom. Bij het werk binnenshuis, zoals opzoeken, nalopen en klaarzetten, bepaal jij hoeveel Bombos alvast doet; berichten aan klanten en betalingen wachten altijd op jouw akkoord. Een voorstel kan fout zijn, ook als de reden aannemelijk klinkt. Bij twijfel vraagt Bombos het na in plaats van te gokken.
Bombos werkt ook met AFAS, Nmbrs, Easyflex, HelloFlex en Nocore.
Lees ook: Hoe laat ik AI werken met de software die we al hebben?
Alle vragen over AI in je bedrijf staan in de gids AI in je bedrijf.