Drie mensen in één postbus, en toch blijft het liggen.
Alles komt binnen op info@ of verkoop@. Een paar collega's kijken erin, en wat de een openklikt laat de ander staan omdat hij denkt dat het al opgepakt is. Wat overblijft is doorsturen met "is dit voor jou?" en een postbus waarin niemand ziet wat er nog open staat. Bombos geeft elke mail een eigenaar en zet het antwoord er alvast onder.
Werkt met alle e-mailprogramma's.
Zo gaat het nu, en zo zou het gaan.
De doorstuur-carrousel is één situatie. We doen er altijd één tegelijk, en dit is er een die binnen een week kan draaien.
De gedeelde postbus is bij de meeste bedrijven de plek waar het werk echt binnenkomt: aanvragen, klachten, vragen van leveranciers, en daartussen de nieuwsbrieven. Er is geen afspraak wie wat doet, dus er ontstaat een gewoonte: wie er toevallig als eerste in kijkt, stuurt het door. De rest leest langs de gelezen berichten heen. Een mail die niemand doorstuurt is niet afgehandeld, hij is alleen gelezen, en dat verschil ziet niemand tot een klant belt om te vragen of het is aangekomen.
Bombos leest mee in de postbus en bepaalt per bericht waar het over gaat en wie het bij jullie normaal oppakt. Die collega krijgt de mail toegewezen, met een concept-antwoord eronder in jullie eigen toon. Wat niemand hoeft te lezen wordt apart gezet in plaats van verwijderd, zodat je het altijd terug kunt vinden. En wat te lang open staat komt terug, bij de eigenaar en niet bij de hele club.
Wat er dan klaarstaat
- Elke binnenkomende mail krijgt een eigenaar, volgens de verdeling die bij jullie al geldt
- Een concept-antwoord in jullie eigen toon, met de gegevens uit het klantdossier erbij
- Nieuwsbrieven en meldingen apart, zodat de postbus alleen echt werk toont
- Een dagelijkse regel met wat er open staat en bij wie
Wat Bombos doet, in drie stappen
Het kijkt mee waar het werk binnenkomt
Bombos werkt in de systemen die je al hebt, niet ernaast. Het ziet wat er ligt, wat er mist en wat er deze week moet.
Het zet het werk klaar
De mail, de boeking of de lijst staat klaar met de reden erbij. Jij keurt goed, past aan of wijst af. Meer smaken zijn er niet.
Het onthoudt wat jij beslist
Elke correctie is er één. De volgende keer klopt het vanzelf, en werk dat telkens goed gaat mag je stap voor stap uit handen geven.
Er gaat niets naar buiten zonder jou.
Bombos leest altijd en zet klaar; versturen, boeken of afronden gebeurt pas nadat iemand van jullie ja heeft gezegd. Van elke stap zie je achteraf wat er gebeurde en waarom. Jij bepaalt per soort werk wanneer er meer zonder jou mag, en elk onderdeel kan afzonderlijk uit.