Hoe verdeel je een info@ die drie collega's lezen zonder doorsturen, met het antwoord er al onder, bij een kantoor van twintig man?
Een gedeelde mailbox in Outlook verdelen doet Bombos met een voorstel per mail. Het leest mee in info@, herkent waar het bericht over gaat, zoekt de klant of bewoner op in je pakket en wijst de mail toe aan de collega die dit bij jullie normaal oppakt, met de reden en een conceptantwoord eronder. Jij beoordeelt en verstuurt.
Werkt in je eigen Outlook, naast je eigen pakket.
De postbus is waar het begint. Daarna doet je kantoor met dezelfde mensen meer werk, en leert je team Bombos zelf de volgende taak.
Zo gaat het nu, en zo gaat het met Bombos.
Alles komt op info@ binnen, drie mensen kijken erin en de helft wordt rondgestuurd met "is dit voor jou?"; niemand weet wie wat oppakt.
Drie mensen kijken in info@, en de mail die de een openklikt laat de ander staan. Voor een antwoord zoekt iemand uit bij welke klant of bewoner het bericht hoort, haalt de gegevens uit het pakket en bepaalt wie de vraag behandelt. Dan gaat de mail door. Outlook heeft categorieën, vlaggen en mappen, en TwinQ brengt een eigen mailassistent uit die sorteert en concepten opstelt. Een map geeft nog geen antwoord op de klantvraag.
Elke mail staat toegewezen aan de juiste collega, met het concept-antwoord er al onder.
Bombos leest de binnenkomende mail, herkent de vraag en zoekt de klantgegevens erbij. Het voorstel zegt bij welke klant of bewoner en bij welke collega de mail hoort, met de reden en een conceptantwoord erbij. Die reden volgt de regels van jullie postbus. Jij controleert de verdeling en de inhoud en verstuurt het antwoord. Ontbreekt de informatie om te kiezen, dan vraagt Bombos om jouw oordeel in plaats van te gokken.
Na drie maanden blijft geen mail meer liggen omdat niemand wist dat hij van hem was. De verdeling staat klaar en je collega's keuren alleen nog goed. De tijd die vrijkomt gaat naar het werk waar klanten voor betalen. Je kantoor neemt meer klanten aan zonder dat er iemand bij moet om de post bij te houden.
Wat er dan klaarstaat
- Elke mail heeft een eigenaar, niemand stuurt meer door
- Het antwoord staat al klaar onder de vraag
- De klantgegevens staan erbij, niemand zoekt meer
- In één lijst zie je wat nog openstaat
Waar zie je dat?
In Bombos zie je het werk uit de afgesproken postbus op één lijst met voorstellen. Bij een bericht staat de reden voor het voorstel en de status: "staat voor je klaar" of "wacht op jouw input". Zo lees je de vraag, de gevonden gegevens en het voorgestelde antwoord bij elkaar. Je beoordeelt daarmee een concrete vervolgstap, zonder eerst te hoeven reconstrueren waarom een collega de mail heeft doorgestuurd.
Voor het beoordelen van de verdeling hoeft het pakket niet open. De klantgegevens staan bij de mail waarvoor ze zijn opgezocht. Een voorstel op de lijst is nog geen wijziging in het klantdossier of een verzonden antwoord. Elke handeling met effect buiten Bombos staat in een logboek waarin jij kunt kijken. Bij een vraag over de afhandeling van info@ laat dat zien wat Bombos heeft gedaan. De voorstellenlijst toont welke reactie klaarstaat en welke mail nog informatie van een collega nodig heeft.
Hoe begint het?
In de eerste week bespreken we de verdeling van info@ in een inrichtingsgesprek van ongeveer een uur. Je wijst de postbus aan en laat zien welk pakket de klantgegevens bevat. We vullen de regels in voor de verdeling: welke collega behandelt de vraag, welke gegevens horen erbij en wie beoordeelt het antwoord? Je geeft toegang tot de systemen die daarvoor nodig zijn. Je houdt je mail en pakket; er hoeft niets te verhuizen en je hoeft geen cursus te volgen. Zo halen we ook de verdeelafspraken op die tot nu toe alleen bij je collega's bekend zijn.
Daarna zet Bombos het voorbereiden van de verdeling live op het niveau "voorstellen", waarop elke taaksoort begint. Een correctie op de gekozen collega wordt de regel voor de volgende mail. Zonder jouw correcties leert Bombos niet welke collega de mail hoort te krijgen. Als de verdeling een tijd goed gaat, kies jij per taaksoort "uitvoeren na akkoord" of "zelfstandig", met inzage in het logboek. Voor antwoorden aan de afzender blijft jouw goedkeuring nodig. De postbusregels aanpassen gebeurt met instellingen, zonder maatwerk, ook als je weinig met computers hebt. Na drie maanden blijft geen mail meer liggen omdat niemand wist dat hij van hem was.
Zie je een vraag die elke maand terugkomt, dan ligt er later een voorstel voor die vraag bij de postbus, met de reden erbij. Jij zegt ja of nee. De postbus is de eerste taak, niet het hele aanbod: wij nemen je kantoor mee bij deze stap, daarna leert je eigen team Bombos de volgende taak.
Een lege postbus is pas het begin.
Wie de postbus op orde heeft, ziet ineens hoeveel werk er nog meer langs dezelfde weg binnenkomt. Snel groeiende kantoren lopen daar het eerst tegenaan. Er komen klanten bij, maar je wilt niet in mensen groeien. Met Bombos doet je team met dezelfde mensen meer werk, van een hogere kwaliteit.
Na de postbus leert je team Bombos zelf de volgende taak. Daar hoef je niet technisch voor te zijn. Je corrigeert een voorstel zoals je een collega bijstuurt, en zo leren je mensen vanzelf met AI werken. Wij nemen je mee bij de eerste stap, en we willen juist niet dat je bij ons terug blijft komen.
Bombos kost minder dan een halve dag per week van de medewerker die je anders aanneemt. Laat je nummer achter, dan bellen we je terug om over jouw postbus te sparren.
Wat Bombos doet, in drie stappen
Het leest wat binnenkomt
Mail, appje, foto of PDF: Bombos leest het, zoekt de klant en de gegevens erbij in de systemen die je al hebt, en ziet wat er mist.
Het zet het werk klaar, jij keurt goed
Het voorstel staat op één lijst met de reden erbij. Jij leest, past aan en geeft akkoord. Verstuurd, geboekt of opgeslagen wordt er pas daarna.
Het onthoudt wat jij beslist
Elke correctie is de regel voor de volgende keer. Gaat het een tijd goed, dan geef je een taaksoort stap voor stap meer uit handen, en je kijkt achteraf mee in het logboek.
Wat kan Bombos hier vandaag niet?
Werkafspraken die alleen in het hoofd van een collega zitten, kent Bombos niet. Daarom kan Bombos je interviewen: het stelt de vragen die nodig zijn om die verdeelafspraken uit de hoofden van je collega's te halen, zodat het voorstel de volgende keer de juiste collega noemt. Ook uit een onduidelijke mail of een onbekende afzender volgt niet altijd welke klant of collega erbij hoort. Bij twijfel legt Bombos de keuze aan je voor. Een voorstel dat overtuigend leest kan fout zijn, ook als de naam van de afzender bekend voorkomt. De gekozen klant, collega en antwoordtekst horen daarom bij de beoordeling van de mail.
Bombos verstuurt nooit een uitgaand bericht aan derden zonder voorafgaand akkoord van een medewerker, via welk kanaal ook. Voor een antwoord uit de gedeelde postbus is die grens technisch afgedwongen. Wil je die grens voor een soort werk verleggen, dan doen wij dat samen met jou. De naam van een collega bij een voorstel betekent dus niet dat de afzender al antwoord heeft. De verdeling van de postbus is evenmin de inhoudelijke afhandeling van iedere vraag. Een vraag over een klant blijft afhankelijk van de gegevens die in de beschikbare mail en het pakket staan. Een gelezen mail heeft nog iemand nodig die hem oppakt.
Verder lezen: Waar begin ik met AI bij twintig medewerkers?