Hoe plan je een afspraak in met één mail in plaats van drie mailrondes?
Een afspraak inplannen kost nu drie mailrondes; Bombos zet drie vrije momenten klaar uit je Outlook-agenda, met de reistijd meegerekend, en jij verstuurt.
Werkt met je eigen planningspakket, agenda en boekhouding.
Eén mail in plaats van drie is de eerste stap naar een team dat met dezelfde mensen meer klanten helpt.
Zo gaat het nu, en zo gaat het met Bombos.
Drie mailrondes heen en weer om één afspraak te plannen.
De klant mailt wanneer hij thuis is, en je weet al dat dit nog twee mailtjes gaat kosten. Je zoekt het adres, leest de afspraken eromheen en bepaalt hoeveel tijd er voor het bezoek overblijft. Outlook berekent geen reistijd tussen adressen, dus die neem je apart mee. Doe je dat pas nadat de klant heeft gekozen, dan begint de afstemming opnieuw.
Het afspraakvoorstel staat klaar met de reistijd erbij; na jouw akkoord gaat de uitnodiging eruit.
Je begint bij een bezoekvoorstel met de reistijd erbij. Bombos leest de mail en zoekt de klant- en agendagegevens erbij, met de vastgelegde informatie over reistijd. Bij het voorgestelde moment staat waarom het is gekozen en welke afspraken eromheen liggen. De conceptmail legt de klant dat moment voor. Jij controleert of bezoek en reis in de dag passen en verstuurt; na jouw akkoord gaat de afspraak je planning in.
Na drie maanden kost een afspraak één mail, met een moment dat echt past. Je planner puzzelt niet meer met agenda's en reistijd, maar beoordeelt. Dezelfde mensen plannen meer bezoeken, en beter, omdat de rit klopt. Intussen weet je team hoe Bombos een taak leert, en kiest het zelf wat daarna komt.
Wat er dan klaarstaat
- Eén mail met een moment dat echt past
- Reistijd al meegerekend, geen gepuzzel met adressen
- Afspraken staan eerder vast, zonder drie mailrondes
- Je planner houdt tijd over voor lastiger werk
Waar zie je dat?
Het afspraakvoorstel staat op de lijst in Bombos met de mail van de klant als aanleiding. Je leest de afspraken uit Outlook naast het opgezochte bezoekadres en de vastgelegde reistijd, en past het voorgestelde moment aan. De reden bij het voorstel laat zien welke gegevens voor die keuze zijn gebruikt. De conceptmail staat erbij, zodat je het moment in het bericht kunt vergelijken met de afspraak die je bekijkt.
Met "staat voor je klaar" geeft Bombos aan dat het voorstel beoordeeld kan worden. "Wacht op jouw input" maakt duidelijk dat er nog informatie nodig is, zoals de tijd die je voor de reis wilt aanhouden. Die vraag staat bij het bezoek waarop hij betrekking heeft. Iedere handeling met effect buiten Bombos komt in het logboek. Daar kun je terugzien wat er met het gekozen bezoekmoment en het bericht aan de klant is gebeurd.
Hoe begint het?
In de eerste week richten we het voorbereiden van monteursbezoeken samen in. We nemen daar ongeveer een uur voor. Welke mailbox bevat de aanvragen, welke agenda mag Bombos lezen en waar staat het bezoekadres? Ook bekijken we welke reistijdgegevens beschikbaar zijn en welke ruimte je bij het plannen wilt aanhouden. Zo begint de taak met gegevens en regels die je bij een afspraak daadwerkelijk gebruikt.
Vervolgens zet Bombos de eerste taak aan op "voorstellen". Je behoudt Outlook en je eigen planning, zonder verhuizing van afspraken of een cursus. Wijzig je een voorstel omdat jullie een bepaalde afspraak anders plannen, dan wordt die correctie de regel voor de volgende keer. Een taaksoort krijgt pas meer ruimte als jij die naar "uitvoeren na akkoord" of "zelfstandig" zet. Een definitieve afspraak en de mail aan de klant gaan niet zonder jouw akkoord de deur uit. Plan je daarna weer een bezoek in diezelfde buurt, dan ligt het voorstel ter beoordeling klaar met de reistijd die jullie toen hebben afgesproken.
De bezoeken zijn de eerste taak, niet het hele aanbod. Wij nemen je mee bij de eerste stap, daarna leert je eigen planner Bombos zelf de volgende taak. Na drie maanden ligt je planning 's ochtends klaar in plaats van dat je hem maakt.
Minder mailen, meer werk met hetzelfde team.
Drie mailrondes voor één afspraak lijken klein. Tel ze op over een week en over je hele binnendienst, en je ziet waar je groei blijft hangen. Wie snel groeit, zoekt vaak een extra planner. Bombos zorgt dat je huidige mensen meer werk aankunnen, en beter werk, voor minder dan een halve dag per week van de medewerker die je anders aanneemt.
Na de afspraken leert je team Bombos zelf de volgende taak. Je hoeft er niet technisch voor te zijn: wie elke dag voorstellen nakijkt en verbetert, leert vanzelf met AI werken. Wij nemen je mee bij de eerste stap. We willen juist niet dat je bij ons terug blijft komen.
Laat je nummer achter en we bellen je terug. Dan sparren we over hoe jullie nu plannen.
Wat Bombos doet, in drie stappen
Het leest wat binnenkomt
Mail, appje, foto of PDF: Bombos leest het, zoekt de klant en de gegevens erbij in de systemen die je al hebt, en ziet wat er mist.
Het zet het werk klaar, jij keurt goed
Het voorstel staat op één lijst met de reden erbij. Jij leest, past aan en geeft akkoord. Verstuurd, geboekt of opgeslagen wordt er pas daarna.
Het onthoudt wat jij beslist
Elke correctie is de regel voor de volgende keer. Gaat het een tijd goed, dan geef je een taaksoort stap voor stap meer uit handen, en je kijkt achteraf mee in het logboek.
Wat kan Bombos hier vandaag niet?
Voor dit afspraakvoorstel gebruikt Bombos de informatie die je beschikbaar stelt. Ontbreekt de reistijd, dan moet je de reis eerst beoordelen. Het voorstel kan ook geen rekening houden met een afspraak die nergens in de beschikbare agenda of mail staat. Zo'n afspraak zit dan alleen in jouw hoofd of dat van de monteur. Daarom kan Bombos je interviewen: het stelt de vragen die nodig zijn om die afspraak en de bijbehorende reistijd vast te leggen, zodat het voorstel er de volgende keer wel rekening mee houdt.
Een mail met een voorstel garandeert niet dat de klant het moment aanvaardt of dat verdere afstemming overbodig wordt. Bombos verstuurt nooit een bericht aan derden zonder voorafgaand akkoord van een medewerker, via welk kanaal dan ook. Bij een bezoekvoorstel is die grens technisch afgedwongen. Wil je die grens voor een soort werk verleggen, dan doen wij dat samen met jou. Bij twijfel vraagt Bombos om informatie in plaats van te gokken. Een klaarstaand voorstel kan fouten bevatten in het adres, het moment en de ruimte voor het bezoek; die gegevens vragen controle voordat de afspraak doorgaat. Een bruikbaar bezoekmoment begint bij de hele rit die de monteur moet maken.
Verder lezen: Welke administratieve taken kan AI overnemen?