Hoe beantwoord je een offerteaanvraag binnen het uur, ook op vrijdagmiddag?
Een offerteaanvraag die vrijdag om 16:50 binnenkomt, krijgt met Bombos binnen het uur een persoonlijk antwoord. Bombos leest de aanvraag in je mailbox, zoekt de klant op in je eigen pakket, noteert wat er gevraagd is en wat nog ontbreekt, en zet het antwoord met een offerteopzet klaar. Jij bepaalt de prijs, verwerkt de offerte in Exact en verstuurt.
Werkt met je eigen planningspakket, agenda en boekhouding.
Je begint bij de aanvraag van vrijdagmiddag, en daarna doet hetzelfde team meer werk van een hogere kwaliteit.
Zo gaat het nu, en zo gaat het met Bombos.
De offerteaanvraag van 16:50 wordt maandag gezien en is dinsdag koud.
Om tien voor vijf op vrijdag komt er nog een aanvraag binnen, en je weet het al: dit wordt maandag. Voor een antwoord zoek je eerst de klant en het adres erbij en lees je wat er moet gebeuren. Ontbreekt er informatie, dan vraag je die eerst bij de klant op. Werk je met Exact, dan neem je de gegevens uit de mail over in de conceptofferte. Het leeswerk komt altijd voor de prijs.
Het antwoord op de aanvraag staat klaar, met de opzet van de offerte ernaast.
Op maandag begin je bij een klaargezet antwoord. Bombos leest de aanvraag en zoekt de klantgegevens erbij in je eigen pakket. Het antwoord beschrijft wat de klant vraagt en welke gegevens nog ontbreken, zoals het adres van de klus. Naast het antwoord ligt de offerteopzet met de klantgegevens en het gevraagde werk. Jij bepaalt werkzaamheden, materialen en tarieven, verwerkt de offerte in Exact en verstuurt het antwoord.
Na drie maanden heeft elke aanvraag een antwoord voordat de klant iemand anders belt. Het leeswerk is weg en je team besteedt zijn tijd aan de prijs en het gesprek. Met dezelfde mensen maak je meer offertes, en betere. Intussen heeft je team gezien hoe Bombos werkt, en kiest het zelf de volgende taak, bijvoorbeeld het opvolgen van die offertes.
Wat er dan klaarstaat
- Geen aanvraag blijft meer tot maandag liggen
- Elk antwoord ligt klaar voordat de klant verder belt
- De offerteopzet ligt klaar, jij bepaalt de prijs
- Meer offertes de deur uit met dezelfde mensen
Waar zie je dat?
De vrijdagmiddagaanvraag staat op de lijst met voorstellen in Bombos. Bij het voorstel zie je om welke klant het gaat, wat er is gevraagd en waarom het conceptantwoord die inhoud heeft. Je leest de aanvraag met de opgezochte klantgegevens ernaast en past de vraag over het bezoekadres aan in het conceptantwoord. De offerteopzet blijft bij diezelfde aanvraag staan, met de werkomschrijving die je zojuist hebt nagekeken.
Is het leeswerk afgerond, dan staat bij het voorstel "staat voor je klaar". Ontbreekt een gegeven waar jij over moet beslissen, dan zie je "wacht op jouw input", met de vraag erbij. Zo kun je onderscheid maken tussen een antwoord dat je kunt nakijken en een offerte die nog inhoudelijke keuzes vraagt. De lijst vervangt de offerte in Exact niet: de prijsberekening en het uitwerken van het aanbod doe je daar. Elke handeling met effect buiten Bombos staat in een logboek dat je kunt inzien.
Hoe begint het?
In de eerste week kijken we samen naar een offerteaanvraag zoals die bij jullie binnenkomt. Het gesprek over de offerteaanvraag en de inrichting duurt ongeveer een uur. We kiezen de mailbox, bespreken waar de klantgegevens staan en leggen vast welke informatie in het antwoord op een aanvraag hoort. Bij een aanvraag zonder werkomschrijving hoort bijvoorbeeld eerst een vraag om uitleg. Je bepaalt ook wie de concepten nakijkt en wie de offerte in Exact uitwerkt.
Daarna zet Bombos de eerste taak aan op het niveau "voorstellen": het leeswerk en het antwoord liggen ter beoordeling voor. Je houdt je eigen mailbox en pakket; er hoeft niets te verhuizen en je hebt geen cursus nodig. Een correctie op een antwoord wordt de regel voor een volgende aanvraag. Zonder die correcties leert Bombos niet hoe jullie een offerteaanvraag beantwoorden. Gaat een taaksoort een tijd goed, dan bepaal jij of die naar "uitvoeren na akkoord" of "zelfstandig" gaat. Voor klantberichten blijft jouw akkoord vereist. Komt er daarna weer zo'n aanvraag op vrijdagmiddag, dan ligt het leeswerk er voordat jij eraan denkt.
De aanvragen zijn de eerste taak, niet het hele aanbod. Wij nemen je mee bij de eerste stap, daarna leert je eigen ploeg Bombos zelf de volgende taak. Na drie maanden heeft elke aanvraag een antwoord voordat de klant iemand anders belt.
Van één aanvraag naar meer werk.
Het begint bij de aanvraag die vrijdagmiddag binnenkomt. Maar wie snel groeit, heeft niet alleen meer aanvragen. Er komt meer planning, meer opvolging en meer administratie bij. Je wilt niet voor elk stuk werk iemand aannemen, en vaak kun je die mensen ook niet vinden. Met Bombos doet je team met dezelfde mensen meer werk, van een hogere kwaliteit.
Na de eerste taak leert je eigen team Bombos zelf de volgende. Daar hoef je niet technisch voor te zijn. Je mensen werken elke dag met de voorstellen en leren zo vanzelf met AI omgaan. Wij nemen je mee bij de eerste stap, en we willen juist niet dat je bij ons terug blijft komen.
Laat je nummer achter. Wij bellen je terug en sparren over jouw aanvragen en wat daarna komt.
Wat Bombos doet, in drie stappen
Het leest wat binnenkomt
Mail, appje, foto of PDF: Bombos leest het, zoekt de klant en de gegevens erbij in de systemen die je al hebt, en ziet wat er mist.
Het zet het werk klaar, jij keurt goed
Het voorstel staat op één lijst met de reden erbij. Jij leest, past aan en geeft akkoord. Verstuurd, geboekt of opgeslagen wordt er pas daarna.
Het onthoudt wat jij beslist
Elke correctie is de regel voor de volgende keer. Gaat het een tijd goed, dan geef je een taaksoort stap voor stap meer uit handen, en je kijkt achteraf mee in het logboek.
Wat kan Bombos hier vandaag niet?
Bombos legt vandaag geen volledig berekende offerte in Exact klaar uit een losse aanvraag. Het verzamelt gegevens en bereidt tekst voor. De werkzaamheden, de prijs en het aanbod stel jij vast, en die gaan niet zonder jouw akkoord naar de klant. Ontbreekt de informatie om een prijs te bepalen, dan blijft dat een open vraag. Ook een verwijzing naar eerder werk is geen toestemming om de toenmalige prijs opnieuw aan te bieden.
Een prijsafspraak die alleen telefonisch met deze klant is gemaakt en nergens is vastgelegd, kan Bombos niet opzoeken. Daarom kan Bombos je interviewen: het vraagt na welke vaste prijzen of afspraken er voor terugkerende klussen gelden, zodat de volgende offerte er rekening mee houdt.
Bombos verstuurt nooit een bericht aan een klant zonder voorafgaand akkoord van een medewerker. Bij het beantwoorden van een offerteaanvraag geldt deze technisch afgedwongen grens voor ieder kanaal. Wil je die grens voor een soort werk verleggen, dan doen wij dat samen met jou. Bij twijfel legt Bombos de aanvraag voor in plaats van te gokken. Een voorstel kan onjuist of onvolledig zijn, ook wanneer het antwoord overtuigend klinkt. Controleer daarom zowel de klantgegevens als de inhoud voordat je een aanbod doet. De aanvraag wacht op maandag op jouw vakkennis; het leeswerk is dan al klaar.
Verder lezen: Waarom lukt het niet met ChatGPT of Copilot alleen?