Hoe stuur je elke klant een afspraakherinnering uit je eigen planning?
Een afspraakherinnering een dag van tevoren haalt de meeste no-shows terug; Bombos zet hem voor elke afspraak van morgen klaar uit je planning, jij controleert en verstuurt.
Werkt met je eigen planningspakket, agenda en boekhouding.
Herinneringen klaarzetten is het begin van een binnendienst die met dezelfde mensen meer werk aankan, en het beter doet.
Zo gaat het nu, en zo gaat het met Bombos.
Mensen komen niet opdagen omdat niemand een dag vooraf bevestigt.
Nu moet iemand de herinneringen er elke dag bij doen, en juist op drukke dagen gebeurt dat niet. Dan staat de monteur voor een deur waar niemand opendoet. Voor elk bezoek van morgen zoek je de klant, het adres en het afgesproken moment bij elkaar, met een eventuele wijziging erbij, en daarna schrijf je de mail. Benader je klanten per mail, dan heb je geen apart sms-systeem nodig.
Elke afspraak krijgt de herinnering in eigen toon klaargezet.
Voor elke afspraak van morgen ligt de herinnering klaar. Bombos zoekt de klantgegevens bij de afspraken die je hebt aangewezen en zet de tekst ernaast: adres, moment en wat de klant voor het bezoek moet weten. Is de afspraak verzet en staat dat vastgelegd, dan noemt het concept de nieuwe tijd. Jij leest de herinnering, past aan wat niet klopt en verstuurt hem vanuit je eigen mailbox.
Na drie maanden staat er geen afspraak meer in de agenda waar niemand aan herinnerd is. Je binnendienst kijkt elke dag een lijst na in plaats van hem te maken, en je monteurs rijden minder vaak voor niets. Je team weet nu hoe Bombos werkt, dus de volgende taak, bijvoorbeeld het vullen van een gat na een afzegging, zetten ze zelf op.
Wat er dan klaarstaat
- Elke klant van morgen heeft een herinnering klaarstaan
- Minder monteurs voor een deur waar niemand opendoet
- In jullie eigen toon, met adres en tijdstip erbij
- Niemand hoeft er elke dag nog aan te denken
Waar zie je dat?
De herinneringen staan als voorstellen op een lijst in Bombos, bij de klant en de afspraak waar ze over gaan. Bij elk bericht zie je de klantgegevens, het afgesproken moment en waarom de tekst is klaargezet. Je leest het adres en het tijdstip naast de conceptmail en past de tekst voor deze klant aan. De gevonden afspraak blijft ernaast staan, zodat je kunt vergelijken of de herinnering aansluit op het bezoek dat gepland is. Je planning hoeft er niet naast open te staan.
Een bericht met "staat voor je klaar" kun je nakijken. Bij "wacht op jouw input" staat wat er nog nodig is, bijvoorbeeld welk van twee tijdstippen geldt. Zo zie je meteen bij welke klant het tijdstip nog een vraag oproept en bij welke de tekst klaarligt. Iedere handeling met effect buiten Bombos staat in het logboek dat je kunt inzien. Daar kun je terugkijken wat er met het bericht over deze afspraak is gebeurd.
Hoe begint het?
Het begint met een gesprek van ongeveer een uur in de eerste week. We kiezen samen de afspraken waarvoor je herinneringen wilt, en we bekijken de planning en de mailbox waarmee je klanten benadert. Je bepaalt welke informatie in de herinnering hoort en wie de berichten een dag van tevoren nakijkt. Ook leggen we vast wat er gebeurt als het adres ontbreekt of het tijdstip nog niet vaststaat.
Daarna zet Bombos deze eerste taak aan op "voorstellen". Je houdt je eigen planning en mailbox, er verhuist niets en een cursus is niet nodig; we richten het samen in, ook als je weinig met dit soort systemen hebt. Corrigeer je de tekst of de manier waarop een afspraak wordt genoemd, dan geldt die correctie voortaan als regel. Zonder die correcties leert Bombos niet hoe jullie een herinnering schrijven. Later zet jij een taaksoort op "uitvoeren na akkoord" of "zelfstandig". Een herinnering gaat nooit de deur uit zonder jouw akkoord.
De herinneringen zijn de eerste taak, niet het hele aanbod. Wij nemen je mee bij de eerste stap, daarna leert je binnendienst Bombos zelf de volgende taak. We willen juist niet dat je terug blijft komen. Na drie maanden staat er geen afspraak meer in de agenda waar niemand aan herinnerd is.
Van herinneringen naar een binnendienst die meer aankan.
Een herinnering de dag ervoor is klein werk dat toch blijft liggen. Zo gaat het met veel werk in een bedrijf dat snel groeit: het moet gebeuren, niemand heeft er tijd voor, en de oplossing lijkt een extra mens. Bombos is er voor bedrijven die niet in mensen willen groeien. Je huidige team doet meer werk, van een hogere kwaliteit, en wordt ontlast.
Na de herinneringen leert je binnendienst Bombos zelf de volgende taak. Daarvoor hoeft niemand technisch te zijn. Je mensen werken elke dag met de voorstellen en leren zo vanzelf met AI omgaan. Wij nemen je mee bij de eerste stap, en daarna willen we juist niet dat je bij ons terug blijft komen.
Laat je nummer achter. Wij bellen je terug en sparren over wat er bij jullie blijft liggen.
Wat Bombos doet, in drie stappen
Het leest wat binnenkomt
Mail, appje, foto of PDF: Bombos leest het, zoekt de klant en de gegevens erbij in de systemen die je al hebt, en ziet wat er mist.
Het zet het werk klaar, jij keurt goed
Het voorstel staat op één lijst met de reden erbij. Jij leest, past aan en geeft akkoord. Verstuurd, geboekt of opgeslagen wordt er pas daarna.
Het onthoudt wat jij beslist
Elke correctie is de regel voor de volgende keer. Gaat het een tijd goed, dan geef je een taaksoort stap voor stap meer uit handen, en je kijkt achteraf mee in het logboek.
Wat kan Bombos hier vandaag niet?
Een herinnering gaat pas weg nadat iemand van jullie hem heeft gelezen en op Goedkeuren heeft gedrukt. Die grens geldt voor mail, sms en ieder ander kanaal en is technisch afgedwongen. Wil je die grens voor een soort werk verleggen, dan doen wij dat samen met jou. Een verstuurd bericht is ook geen garantie dat de klant het leest of thuis is. De afspraakgegevens in het voorstel kunnen achterhaald zijn, dus kijk ze na voordat je verstuurt. En zonder mailadres of telefoonnummer van de klant is er geen herinnering te versturen.
Een afspraak die alleen telefonisch is verzet en nergens is vastgelegd, kent Bombos niet. Daarom vraagt Bombos je dat uit: het vraagt na welke afspraken recent zijn gewijzigd, zodat de herinnering het juiste moment noemt. Bij ontbrekende of tegenstrijdige gegevens legt het de vraag aan je voor in plaats van zelf te kiezen. De afspraak staat al in jullie planning; de herinnering brengt hem terug onder de aandacht van de klant.
Verder lezen: Welke administratieve taken kan AI overnemen?