Hoe nodig je jaarlijkse onderhoudsbeurten op tijd uit als de termijnen in contracten, bonnen en hoofden staan?
Jaarlijks onderhoud op tijd uitnodigen begint bij een termijn die ergens is vastgelegd; Bombos zoekt de klantgegevens en de afspraken erbij en zet de uitnodiging klaar die jij beoordeelt en verstuurt.
Werkt met je eigen planningspakket, agenda en boekhouding.
Het onderhoudsritme is de eerste taak, en daarna haal je met dezelfde mensen meer uit het werk dat er al ligt.
Zo gaat het nu, en zo gaat het met Bombos.
Jaarlijkse inspecties en servicebeurten worden erbij gedaan en schieten erbij in; omzet die er al was verdampt.
Nu staat de termijn op drie plekken en in geen agenda: in het contract, op de bon van vorige keer en in het hoofd van de monteur die er het langst werkt. Werk je met Syntess Atrium, dan maak je daarin al servicewerkbonnen aan vanuit je onderhoudsafspraken. Het uitzoekwerk zit daarbuiten: welke termijn geldt voor deze klant, waar is die terug te lezen, en wat schrijf je hem?
De vastgelegde onderhoudsafspraak komt bovendrijven en de uitnodiging staat klaar.
Ruim voordat de termijn verstrijkt ligt de uitnodiging klaar. Bombos zoekt de klantgegevens en de vastgelegde onderhoudsafspraken bij elkaar, leest de stukken die je aanwijst en zet de tekst klaar. Bij het voorstel lees je welke afspraak is gebruikt en wat de oude bon over het vorige bezoek zegt. Jij beoordeelt tekst en termijn en verstuurt de uitnodiging zelf; na jouw akkoord gaat het bezoek je planning in.
Na drie maanden gaat er geen inspectie meer voorbij zonder dat de klant een uitnodiging kreeg. Bombos houdt het register bij, je binnendienst keurt goed. De serviceomzet die eerst verdampte, komt binnen met dezelfde mensen. En je technische staf weet inmiddels hoe het Bombos iets leert, dus de volgende taak kiezen ze zelf.
Wat er dan klaarstaat
- Geen servicebeurt meer die ongemerkt voorbijgaat
- De uitnodiging ligt klaar ruim voor de termijn verstrijkt
- Contracten, bonnen en historie in één voorstel
- Omzet uit klanten die je al hebt
Waar zie je dat?
Op de voorstellenlijst in Bombos staat de uitnodiging bij de klantgegevens en de gevonden afspraken. De reden laat zien welke vastgelegde afspraak de aanleiding voor deze onderhoudsuitnodiging is. Je leest de termijn met die afspraak ernaast en past het conceptbericht voor deze klant aan. De termijn en het voorgestelde bezoekmoment staan apart bij het voorstel, zodat je ziet welke afspraak voor de tekst is gebruikt. Je contracten hoeven er niet naast open te liggen.
Bij "staat voor je klaar" ligt de tekst ter beoordeling. Staat er "wacht op jouw input", dan vraagt Bombos bijvoorbeeld welke afspraak leidend is als de stukken elkaar tegenspreken. Die vraag staat bij de onderhoudsbeurt waar hij over gaat. Elke handeling met effect buiten Bombos wordt vastgelegd in het logboek. Daarin kun je terugzien wat er na jouw beoordeling met de uitnodiging en de bijbehorende afspraak is gedaan.
Hoe begint het?
Het begint bij jullie contracten en oude onderhoudsbonnen, in een gesprek van ongeveer een uur in de eerste week. We bekijken waar contracten en bonnen staan, welke mailbox bij het onderhoud hoort en welk pakket de afspraken bevat. Jij bepaalt welke vastgelegde termijn geldt. We nemen een onderhoudsafspraak door om te zien welke informatie je voor de uitnodiging nodig hebt.
Daarna zet Bombos het opzoeken en voorbereiden aan op het niveau "voorstellen". Je houdt je eigen planningspakket en je bestaande stukken, er verhuist niets en een cursus is niet nodig; we vullen de instellingen samen in. Corrigeer je de gebruikte afspraak of de formulering van een uitnodiging, dan geldt die correctie voortaan als regel. Alleen zo leert Bombos welke onderhoudsafspraak in de uitnodiging hoort. Gaat een taaksoort een tijd goed, dan bepaal jij of "uitvoeren na akkoord" of "zelfstandig" past. Een bericht aan een klant vraagt ook dan jouw akkoord.
Het onderhoudsritme is de eerste taak, niet het hele aanbod. Wij nemen je mee bij de eerste stap, daarna leert je technische staf Bombos zelf de volgende taak. We willen juist niet dat je terug blijft komen. Na drie maanden gaat er geen inspectie meer voorbij zonder dat de klant een uitnodiging kreeg.
Meer uit je klanten, met dezelfde mensen.
Onderhoud uitnodigen is werk dat niemand mist tot het misgaat. In een bedrijf dat snel groeit, groeit ook de stapel werk dat er even bij wordt gedaan. De reflex is iemand aannemen. Bombos zorgt dat je huidige team meer werk aankan, en beter werk, voor minder dan een halve dag per week van de medewerker die je anders aanneemt.
Na het onderhoud leert je eigen team Bombos zelf de volgende taak. Je hoeft daar niet technisch voor te zijn. Wie elke dag voorstellen nakijkt, leert vanzelf met AI werken, en de kennis die nu in hoofden zit komt op papier. Wij nemen je mee bij de eerste stap. We willen juist niet dat je bij ons terug blijft komen.
Laat je nummer achter, dan bellen we je terug. We sparren graag over jouw onderhoudsafspraken en wat daar nog in zit.
Wat Bombos doet, in drie stappen
Het leest wat binnenkomt
Mail, appje, foto of PDF: Bombos leest het, zoekt de klant en de gegevens erbij in de systemen die je al hebt, en ziet wat er mist.
Het zet het werk klaar, jij keurt goed
Het voorstel staat op één lijst met de reden erbij. Jij leest, past aan en geeft akkoord. Verstuurd, geboekt of opgeslagen wordt er pas daarna.
Het onthoudt wat jij beslist
Elke correctie is de regel voor de volgende keer. Gaat het een tijd goed, dan geef je een taaksoort stap voor stap meer uit handen, en je kijkt achteraf mee in het logboek.
Wat kan Bombos hier vandaag niet?
Welke onderhoudstermijn geldt, bepaal jij; Bombos leest die vandaag niet uit een onduidelijk contract. Een oud bezoek zegt nog niet wanneer de volgende beurt moet vallen. Houdt de monteur uit ervaring een andere termijn aan dan het contract, dan staat die nergens. Daarom vraagt Bombos je dat uit: het vraagt na welke termijn hij aanhoudt, zodat jij die kunt beoordelen en vastleggen voor een volgend voorstel. Staat een beurt al vanuit het contract in je pakket, dan is een uitnodigingsvoorstel geen reden om diezelfde beurt nog een keer in te plannen.
Een gevonden gegeven kan verkeerd gelezen of onvolledig zijn. Bij twijfel legt Bombos de vraag aan je voor in plaats van een termijn te raden, en het voorstel vraagt jouw controle voordat het de planning in gaat. Er gaat geen uitnodiging naar een klant zonder dat iemand van jullie op Goedkeuren drukt. Die grens geldt voor ieder kanaal en is technisch afgedwongen. Wil je die grens voor een soort werk verleggen, dan doen wij dat samen met jou. De volgende onderhoudsbeurt begint bij een afspraak die je kunt terugvinden.
Verder lezen: Hoe krijg ik meer werk gedaan met evenveel mensen?