Bijlage staat waar hij hoort
Na drie maanden ligt niet alleen bij elke bijlage automatisch het juiste dossier klaar. Je hele team werkt efficiënter, dat is onze belofte. En anders krijg je je geld terug. We beginnen bij de bijlagen in je mail: Bombos zoekt de klant en het dossier erbij in SharePoint of je mappen, jij keurt goed.
Een schadeformulier met vier foto's komt binnen. Bombos zet het in het dossier en meldt de schade, nadat Pim er ja tegen zegt.
Waar hoort dit schadeformulier, en wie zoekt dat uit?
Dat zoekt nu een medewerker uit, mail voor mail. Een klant mailt een schadeformulier, met vier foto's van dezelfde deuk. Je leest de mail, opent de bijlage en zoekt de polis erbij. Daarna zet je alles in het dossier en typ je een ontvangstbevestiging, net als gisteren. Het formulier zegt zelf niet bij welke klant en welke polis het hoort; daarvoor heb je het kenteken en de klantgegevens nodig. Tot je dat hebt uitgezocht, blijft het formulier in je mail staan.
Kan SharePoint dit niet zelf?
SharePoint bewaart je documenten, kiezen bij welke klant en welk dossier een bijlage hoort doet het niet. Je mappen zijn er al en Bombos werkt daarmee: je hoeft je bestanden niet te verhuizen en geen nieuw dossiersysteem in te richten. We beginnen bij het werk dat je nu met de hand doet, namelijk bepalen waar een binnengekomen bijlage thuishoort. Ook een adreswijziging of een nieuwe polis komt zo binnen en moet naar het juiste dossier. De polisgegevens en jullie eigen indeling blijven daarbij het uitgangspunt.
Heb je een ander pakket? Bombos werkt met het pakket dat je al hebt, bijvoorbeeld:
Wat staat er klaar voordat jij iets doet?
Het voorstel noemt het dossier, met de reden eronder. Bombos leest de mail en het schadeformulier en zoekt de klant, de polis en het dossier erbij: het schadedossier bij de autoverzekering, omdat het kenteken op het formulier overeenkomt met het kenteken bij de polis. De ontvangstbevestiging staat klaar om na te kijken.
Je ziet welke bijlagen bij het voorstel horen. Eén foto is onscherp, dus Bombos vraagt of die toch bij het dossier moet. Je leest de reden, geeft aan dat de foto erbij mag, controleert het dossier en de ontvangstbevestiging en keurt goed. Daarna staan het formulier en de foto's in het dossier en gaat de ontvangstbevestiging naar de klant. Je dossiersysteem heb je er niet voor opengehad. De bijlagen zijn de eerste taak; daarna kan je kantoor met dezelfde mensen meer aan.
Hoort dit soort formulier bij jullie in een ander dossier, dan pas je het voorstel aan en zeg je waarom. Bombos legt die reden vast en gebruikt hem bij het volgende formulier. Zo leert Bombos jullie manier van werken, en je collega ziet dezelfde reden. Ook een voorstel zonder vraag kan fout zijn, dus je kijkt de gekozen klant en polis na.
Wat kan je kantoor na de bijlagen nog meer?
Met de bijlagen begint het. Op een kantoor komt de hele dag werk binnen dat erop lijkt: een adreswijziging, een nieuwe polis, een vraag van de verzekeraar. Iemand leest het, zoekt de klant erbij en zet het klaar. Groeit je kantoor snel en wil je niet in mensen groeien, dan zit daar de ruimte.
Bombos zorgt dat je met dezelfde organisatie meer werk doet, van een hogere kwaliteit. Je mensen houden tijd over voor de klant die belt, en je hoeft niet eerst iemand aan te nemen.
Na de bijlagen leert je eigen team Bombos de volgende taak. Technisch hoef je daarvoor niet te zijn: iedereen kan met Bombos nieuwe taken automatiseren, en je mensen leren zo vanzelf met AI werken. Wij nemen je mee bij de eerste stap en daarna kun je het zelf; we willen juist niet dat je bij ons terug blijft komen. Zo groeit je kantoor met AI in effectiviteit.
Hoe begin je, en wat kost het?
In de eerste week zitten we bij je en kijken mee waar de mail binnenkomt en hoe jullie je dossiers indelen. Bombos vraagt welke map jullie voor schade gebruiken en wanneer een formulier bij een bestaand dossier hoort. Zit een afspraak alleen in jouw hoofd, dan vraagt Bombos ernaar en leggen we hem vast. Zo kent ook je collega de reden. Er komt geen nieuw systeem bij.
Eerst de bijlagen. Met elke correctie kent Bombos jullie werkwijze beter. Daarna leert je eigen kantoor Bombos de volgende taak. Bij een volgend formulier ligt er weer een voorstel, met jouw eerdere keuze als reden en de vraag van de verzekeraar erbij. De eerste drie maanden kosten 2.000 euro, daarna is het 1.000 euro per maand. Meer werk met hetzelfde team, anders krijg je je geld terug.
Wat gaat er niet weg zonder jouw akkoord?
Er wordt niets verstuurd, geboekt of definitief opgeslagen voordat iemand van jullie op Goedkeuren drukt, en die grens staat altijd aan. Wil je hem er toch af, dan kunnen alleen wij dat voor je doen, en dan op eigen risico. Een ontvangstbevestiging zegt dus dat het formulier binnen is, niet dat de schade gedekt is. Bij assurantie gaat het alleen om schade, niet om levensverzekeringen, AOV of gezondheidsgegevens. De tijd die je terugkrijgt zit in het uitzoeken bij welke klant en welk dossier een formulier hoort.
Verder lezen: Welke administratieve taken kan AI overnemen?