Hoe koppel je Online Pro aan je mailbox, zodat een mail zonder slepen in het juiste dossier komt?
Een mail met bijlage komt zonder slepen in het juiste Online Pro-dossier als je Bombos naast Online Pro en je mailbox zet. Bombos leest de mail en de bijlage, zoekt de klant, de polis of de schade erbij en stelt de plek in het dossier voor, met een conceptantwoord. Na jouw akkoord in Bombos staat de mail in het dossier en gaat het antwoord weg. Bombos werkt naast Online Pro, niet in plaats van.
Wat doet Online Pro al zelf, en wat niet?
Online Pro doet veel al zelf. Het is een complete klanten- en productenadministratie voor de assurantietussenpersoon. Een mail sleep je vanuit Outlook rechtstreeks naar het dossier en zet je bij de klant, de polis of de schade, en Online Pro ontvangt en verstuurt ook zelf e-mails. In de claimadministratie leg je tegenpartijen, getuigen en experts vast, en bij elke claim bewaart Online Pro de oorspronkelijke polisgegevens. Een kenteken haalt de voertuiggegevens uit het RDW-register.
Het slepen zelf blijft handwerk. Iemand leest de mail, opent de bijlage en bepaalt bij welke klant, welke polis of welke schade hij hoort. Een schadeformulier noemt een kenteken en geen polisnummer, een expert mailt zijn rapport vanaf een eigen adres, een klant stuurt een wijziging voor één van zijn polissen. Tot iemand dat heeft uitgezocht en gesleept, staat de mail in Outlook. In een vakantieweek staat hij er langer.
Dat voorwerk doet Bombos. Het leest de mail en de bijlage, zoekt het kenteken, de naam of het schadenummer op in Online Pro en stelt voor bij welke klant, polis of schade de mail hoort, met de reden en een conceptantwoord. Wat alleen in iemands hoofd zit, zoals welke expert voor welke maatschappij werkt, vraagt Bombos uit en legt het vast, zodat het de volgende keer meeweegt.
Welke taken draaien op Online Pro?
Elke taak hieronder begint met een mail in Outlook en eindigt, na jouw akkoord in Bombos, in Online Pro of bij de klant. De eerste taak is het slepen: de bijlage die bij de juiste klant, polis of schade moet. Daarna volgt werk dat erop lijkt. Een melding zonder foto's of kenteken krijgt dezelfde dag een terugvraag, een statusvraag krijgt een antwoord uit het schadedossier en een adviseur krijgt voor een klantgesprek één overzicht uit mail en pakket. Een info@ die meerdere collega's lezen, krijgt per mail een eigenaar. Je keurt elk voorstel in Bombos goed, en pas daarna gaat het naar Online Pro of naar de klant. Je begint met één taak. Daarna leert je eigen team Bombos zelf de volgende, en daar hoef je niet technisch voor te zijn.
Wat verandert er in je week?
Niemand hoeft nog te slepen op gevoel. Elke mail met bijlage staat in Bombos met de klant, de polis of de schade erbij en de reden waarom. Je kijkt het na, keurt goed en de mail staat in het dossier, met het antwoord aan de klant al verstuurd. Is een collega een week weg, dan blijft zijn mail niet liggen: het voorstel staat klaar voor wie er wel is.
Zo doet hetzelfde team meer werk, van een hogere kwaliteit, voor minder dan een halve dag per week van de medewerker die je anders aanneemt. We beginnen samen en richten de eerste taak in met je eigen Online Pro en je eigen mailbox. Jij vertelt hoe jullie de dossiers indelen en welke stukken bij de claim horen, en Bombos legt dat vast. Daarna kun je het zelf.
Wat gaat er niet weg zonder jouw akkoord?
Bombos zet geen mail in een Online Pro-dossier, legt geen claim vast en verstuurt geen antwoord of ontvangstbevestiging voordat iemand van jullie in Bombos op Goedkeuren heeft gedrukt. Die grens staat altijd aan. Uitzetten kan alleen Bombos, op jouw uitdrukkelijke verzoek en op eigen risico. Online Pro ondersteunt ook pensioen, zorg en hypotheken, maar Bombos werkt hier alleen met schade: levensverzekeringen, arbeidsongeschiktheid en gezondheidsgegevens blijven erbuiten. Een ontvangstbevestiging zegt dat de mail binnen is, niet dat de schade gedekt is.
Van elke stap lees je achteraf terug wat er gebeurde en waarom. Bij het werk binnenshuis, zoals opzoeken, nalopen en klaarzetten, bepaal jij hoeveel Bombos alvast doet; berichten aan klanten en betalingen wachten altijd op jouw akkoord. Een voorstel kan fout zijn, ook als de reden aannemelijk klinkt. Bij twijfel vraagt Bombos het na in plaats van te gokken.
Bombos werkt ook met ANVA, CCS en Assu.
Lees ook: Hoe laat ik AI werken met de software die we al hebben?
Alle vragen over AI in je bedrijf staan in de gids AI in je bedrijf.