Hoe bereid je een klantgesprek voor met één A4 uit dossier, mail en pakket?
Bombos zet een beknopt overzicht uit de beschikbare mail en pakketgegevens klaar voor je klantgesprek, dat jij beoordeelt en aanvult met wat buiten die informatie valt.
Werkt met SharePoint, ANVA, CCS, Convect en je eigen dossier- en klantsystemen.
Het A4'tje is de eerste stap naar een kantoor dat met dezelfde mensen meer en beter werk doet, en zelf de volgende taak aan Bombos leert.
Zo gaat het nu, en zo gaat het met Bombos.
Je hebt de klant over vijf minuten aan de lijn en scrolt nog door de mail.
Nu leg je vlak voor het gesprek zelf bij elkaar wat er speelt: de laatste mails, de gegevens in het pakket, het document van vorig jaar. Je kent de klant, maar wat er sinds het vorige gesprek is gebeurd moet je nog opzoeken. Bij VvE-beheer staan documenten, mail en het werk in Convect naast elkaar. Wat alleen een collega weet, staat daar niet tussen.
Eén overzicht per gesprek: wat er speelt en wat er openstaat, uit mail en pakket.
Bombos zet een beknopt overzicht klaar uit de beschikbare mail en pakketgegevens, met de reden erbij. Je leest het als voorbereiding en vult aan wat je zelf weet. Een afspraak die nergens is vastgelegd, ontbreekt ook in het overzicht. Weet Bombos iets niet zeker, dan legt het dat aan je voor in plaats van de stilte tussen berichten met aannames te vullen. Jij bepaalt wat je in het gesprek gebruikt.
Na drie maanden ga je geen klantgesprek meer in zonder dat het overzicht er al ligt, met wat er speelt, openstaat en is toegezegd. Je stuurt het gesprek in plaats van bij te komen. Je team voert meer en betere gesprekken met dezelfde mensen, en leert Bombos zelf welke voorbereiding daarna volgt.
Wat er dan klaarstaat
- Voor elk gepland gesprek ligt het overzicht al klaar
- Wat speelt, wat openstaat en wat is toegezegd
- Jij stuurt het gesprek in plaats van bij te komen
- Afspraken van vandaag gaan mee naar het volgende gesprek
Waar zie je dat?
Het overzicht voor je klantgesprek staat in Bombos op de lijst met voorstellen. Je ziet de reden erbij en de status 'staat voor je klaar' of 'wacht op jouw input'. Je hoeft het pakket niet open te hebben om het overzicht te lezen. De lijst laat zien welke voorbereiding er ligt en waar Bombos nog iets van jou nodig heeft.
Je beoordeelt het overzicht voordat je het in het gesprek gebruikt. Informatie die je buiten de mail of het pakket hebt gekregen, voeg je toe aan je voorbereiding. Het overzicht is geen bericht dat alvast naar de klant gaat en verandert bij het lezen niets aan het dossier. Voor handelingen met effect buiten Bombos is er een logboek waar je inzage in hebt. Je houdt daarmee zicht op het verschil tussen een klaargezet overzicht en werk dat buiten Bombos is uitgevoerd.
Hoe begint het?
In de eerste week bespreken we samen waar je de voorbereiding voor een klantgesprek vandaan haalt, tijdens een inrichtingsgesprek van ongeveer een uur. Je bespreekt de mailbox en het pakket waaruit je het klantgesprek wilt voorbereiden, met de regels die bij jullie gelden. Je geeft toegang tot de systemen die voor de eerste taak nodig zijn. De bestaande administratie blijft waar die staat. Je hoeft geen dossiers te verhuizen, een nieuw pakket te leren of een cursus te volgen. Wat een collega ooit mondeling met een klant heeft afgesproken, brengen we in dat gesprek ook naar boven.
Daarna zet Bombos de eerste taak live. Elke taaksoort begint op 'voorstellen': het overzicht ligt ter beoordeling voor. Wat niet klopt in de voorbereiding, geef je als correctie terug. Een correctie op het overzicht wordt de regel voor de volgende voorbereiding; zonder jouw uitleg leert Bombos niet wat je anders wilt zien. Aanpassen gebeurt met instellingen, zonder maatwerk. Gaan de overzichten een tijd goed, dan kun jij die taaksoort op 'uitvoeren na akkoord' of 'zelfstandig' zetten. Via het logboek volg je achteraf de handelingen bij het voorbereiden van gesprekken. Ook als je weinig met computers hebt, richt je het samen in.
De voorbereiding van het klantgesprek is de eerste taak, niet het hele aanbod. Wij nemen jullie mee bij het opzetten; daarna leert je eigen kantoor Bombos de volgende taak, en hoef je bij ons niet terug te komen. Na drie maanden ga je geen klantgesprek meer in zonder dat het overzicht er al ligt. Staat er een klantgesprek in je agenda, dan ligt het overzicht er de ochtend ervoor al, met de reden erbij.
Beter voorbereid, en ruimte voor meer klanten.
Een overzicht voor het gesprek lijkt een kleinigheid. Maar een team dat elk gesprek voorbereid ingaat, levert werk van een hogere kwaliteit. Voor een organisatie die snel groeit en niet in mensen wil groeien, telt dat dubbel: meer klanten, dezelfde mensen, en toch weet iedereen wat er speelt.
Na deze eerste taak leert je team Bombos zelf de volgende. Je hoeft er niet technisch voor te zijn; door met Bombos te werken, leren je mensen vanzelf met AI omgaan. Wij nemen je mee bij het begin, en daarna willen we juist niet dat je bij ons terug blijft komen.
Vergelijk het met iemand erbij aannemen: het is minder dan een halve dag per week van die medewerker. Laat je nummer achter, dan bellen we je terug om over jouw situatie te sparren.
Wat Bombos doet, in drie stappen
Het leest wat binnenkomt
Mail, appje, foto of PDF: Bombos leest het, zoekt de klant en de gegevens erbij in de systemen die je al hebt, en ziet wat er mist.
Het zet het werk klaar, jij keurt goed
Het voorstel staat op één lijst met de reden erbij. Jij leest, past aan en geeft akkoord. Verstuurd, geboekt of opgeslagen wordt er pas daarna.
Het onthoudt wat jij beslist
Elke correctie is de regel voor de volgende keer. Gaat het een tijd goed, dan geef je een taaksoort stap voor stap meer uit handen, en je kijkt achteraf mee in het logboek.
Wat kan Bombos hier vandaag niet?
Een afspraak die je collega mondeling heeft gemaakt, staat niet vanzelf in het overzicht. Daarom kan Bombos je interviewen: het vraagt wat er met deze klant is besproken en welke afspraak je wilt meenemen. Je legt die uitleg naast de voorbereiding uit mail en pakket. Zo heb je voor het gesprek een overzicht dat je kunt controleren en aanvullen met wat je collega weet. Bij twijfel staat de vraag aan jou erbij; een voorgestelde samenvatting kan verkeerd zijn.
Jij bepaalt welke punten je met de klant bespreekt en wat je toezegt. Het lezen van het overzicht verandert niets in het klantdossier. Voor het definitief bewaren of een uitgaand bericht is akkoord van een medewerker nodig. Bombos verstuurt berichten aan derden via ieder kanaal uitsluitend met dat akkoord; die grens is technisch afgedwongen. Wil je die grens voor een soort werk verleggen, dan doen wij dat samen met jou. Het overzicht geeft je een begin voor het gesprek, met ruimte voor wat je nog wilt vragen.
Verder lezen: Welke administratieve taken kan AI overnemen?