"Zie bijlage", en er zit niets bij.
Een dossier dat wacht op één ontbrekend stuk kost meer tijd dan een dossier dat helemaal opnieuw begint. Want het wachten valt niemand op: het ligt er, het is niet af, en pas als iemand er dagen later overheen struikelt wordt het opgemerkt. Bombos vraagt het meteen na.
Werkt met alle e-mailprogramma's.
Zo gaat het nu, en zo zou het gaan.
De vergeten bijlage is één situatie. We doen er altijd één tegelijk, en dit is er een die binnen een week kan draaien.
Het gebeurt bij aanleveringen, bij offerteaanvragen, bij facturen en bij sollicitaties: er wordt naar een bijlage verwezen die er niet is, of het formulier is half ingevuld. Wie het leest denkt "daar kom ik zo op terug", en dan komt er iets tussen. Dagen later staat het er nog, en dan is het ongemakkelijk om alsnog te vragen. Het resultaat is stille vertraging waar niemand op stuurt, want er is geen moment waarop het misgaat.
Bombos controleert bij binnenkomst of alles er is: de bijlage waarnaar verwezen wordt, de gegevens die je nodig hebt om verder te kunnen, de handtekening die eronder hoort. Ontbreekt er iets, dan staat het terugvraagmailtje er direct, vriendelijk en concreet over wat er precies mist. Komt het niet, dan word je eraan herinnerd voordat het een week oud is.
Wat er dan klaarstaat
- Er wordt gecontroleerd of de bijlage en de gegevens er echt zijn
- Het terugvraagbericht staat direct klaar, met precies wat er mist
- Wat binnenkomt wordt aan het juiste dossier gekoppeld
- Blijft het uit, dan komt het terug voordat het te oud is
Wat Bombos doet, in drie stappen
Het kijkt mee waar het werk binnenkomt
Bombos werkt in de systemen die je al hebt, niet ernaast. Het ziet wat er ligt, wat er mist en wat er deze week moet.
Het zet het werk klaar
De mail, de boeking of de lijst staat klaar met de reden erbij. Jij keurt goed, past aan of wijst af. Meer smaken zijn er niet.
Het onthoudt wat jij beslist
Elke correctie is er één. De volgende keer klopt het vanzelf, en werk dat telkens goed gaat mag je stap voor stap uit handen geven.
Er gaat niets naar buiten zonder jou.
Bombos leest altijd en zet klaar; versturen, boeken of afronden gebeurt pas nadat iemand van jullie ja heeft gezegd. Van elke stap zie je achteraf wat er gebeurde en waarom. Jij bepaalt per soort werk wanneer er meer zonder jou mag, en elk onderdeel kan afzonderlijk uit.