Hoe komt een mail met bijlage in het juiste klantdossier?
Bombos leest de mail en bijlage, zoekt het bijbehorende klantdossier op en legt de bestemming met de reden aan je voor, waarna het na jouw akkoord in het dossier staat.
Werkt met SharePoint, ANVA, CCS, Convect en je eigen dossier- en klantsystemen.
Het dossier is de eerste taak. Daarna doet je kantoor met dezelfde mensen meer werk, en leer je Bombos zelf wat er volgt.
Zo gaat het nu, en zo gaat het met Bombos.
"Waar staat die afspraak ook alweer?" betekent zoeken door drie mailboxen en een map.
Nu bepaalt een medewerker per bericht bij welke klant en welk dossier het hoort, en zet hij het daar met de hand neer. Het opslaan is zo gedaan; het uitzoeken is het werk. De mail staat in Outlook, het dossier in SharePoint of je pakket. Bij schade moet een bericht naar het polisdossier in ANVA of CCS. Bij VvE-beheer staan mail, documenten en het werk in Convect naast elkaar.
Mail en bijlage staan klaar bij het juiste klantdossier, met de reden erbij.
Bombos leest wat er binnenkomt, zoekt gegevens op in je pakket en legt een voorstel klaar om mail en bijlage bij het juiste klantdossier te zetten. Bij het voorstel staat de reden, zodat je ziet waarom Bombos het daar wil neerzetten. Is niet duidelijk waar de mail hoort, dan legt het de vraag aan je voor. Na jouw akkoord staat de mail met bijlage in het dossier.
Na drie maanden staat elke mail met bijlage in het dossier zodra jij akkoord geeft. Iedereen weet waar een afspraak staat, ook als de collega die hem maakte er niet is. Het zoeken door mailboxen is weg. Je team heeft ruimte voor meer klanten en meer dossiers, met dezelfde mensen, en zet zelf de volgende taak op met Bombos.
Wat er dan klaarstaat
- Nooit meer zoeken door drie mailboxen naar een afspraak
- Elke mail met bijlage in het juiste klantdossier
- Afspraken vindbaar, ook als een collega er niet is
- Jij keurt goed, het logboek laat zien wat gebeurde
Waar zie je dat?
De voorstellen voor mail en bijlagen staan in Bombos op één lijst. Per voorstel zie je de reden en de status 'staat voor je klaar' of 'wacht op jouw input'. Bij een voorstel dat klaarstaat, beoordeel je de gekozen bestemming. Vraagt Bombos om jouw input, dan is er nog iets nodig om verder te gaan. Je hoeft het pakket niet open te hebben om het voorstel te bekijken en te beoordelen.
Na je akkoord staat het bericht in het dossier. Elke handeling met effect buiten Bombos staat in een logboek waar je in kunt kijken. Dat is ook de plek om achteraf te zien wat er met een bericht is gedaan. De lijst met voorstellen en het klantdossier hebben daarmee elk een eigen functie: in Bombos beoordeel je het werk dat klaarstaat, in het dossier staat de goedgekeurde mail bij de klant.
Hoe begint het?
In de eerste week richten we samen het voorbereiden van mail voor de klantdossiers in. Het inrichtingsgesprek duurt ongeveer een uur en gaat over de mailbox, de plek van de klantdossiers en jullie regels voor het bewaren van berichten. Je regelt toegang tot de systemen die voor deze taak nodig zijn. Staat een dossier op een aparte schijf, dan hoort de toegang tot die schijf bij de inrichting. Je hoeft geen dossiers te verhuizen of een nieuw dossierpakket te leren gebruiken. Ook bespreken we hoe je een onduidelijke afzender herkent, iets wat nu alleen een collega weet.
Daarna zet Bombos de eerste taak live op het niveau 'voorstellen'. De gekozen bestemming ligt ter beoordeling voor. Een gecorrigeerde bestemming wordt de regel voor de volgende mail; zonder die correcties leert Bombos jullie dossierindeling niet. Als de dossierkeuzes een tijd goed gaan, stel jij per taaksoort 'uitvoeren na akkoord' of 'zelfstandig' in. Voor het definitief bewaren blijft jouw akkoord nodig. Aanpassen gebeurt met instellingen, zonder maatwerk of cursus. Ook als je weinig met computers hebt, richten jullie dit samen in.
De mail naar het dossier is de eerste taak, niet het hele aanbod. Wij nemen je kantoor bij de hand tijdens het opzetten; daarna leert je eigen ploeg Bombos de volgende taak. Na drie maanden hoef je niets meer over te tikken om te weten waar een mail bij hoort.
Van één mailbox naar een heel kantoor.
Het begint bij een mail die in het juiste dossier moet. De echte winst zit verderop. Je kantoor groeit, er komen klanten en dossiers bij, en je wilt niet in mensen groeien. Met Bombos doet hetzelfde team meer werk, van een hogere kwaliteit, omdat niemand meer overtikt of zoekt.
De volgende taak leert je team zelf. Daar hoef je niet technisch voor te zijn: wie elke dag met Bombos werkt, leert vanzelf met AI omgaan. Wij nemen je mee bij de eerste stap. Daarna kun je het zelf, en we willen juist niet dat je bij ons terug blijft komen.
Vergelijk het met een nieuwe medewerker: het is minder dan een halve dag per week van wie je anders aanneemt. Laat je nummer achter, dan bellen we je terug en sparren we over jouw kantoor.
Wat Bombos doet, in drie stappen
Het leest wat binnenkomt
Mail, appje, foto of PDF: Bombos leest het, zoekt de klant en de gegevens erbij in de systemen die je al hebt, en ziet wat er mist.
Het zet het werk klaar, jij keurt goed
Het voorstel staat op één lijst met de reden erbij. Jij leest, past aan en geeft akkoord. Verstuurd, geboekt of opgeslagen wordt er pas daarna.
Het onthoudt wat jij beslist
Elke correctie is de regel voor de volgende keer. Gaat het een tijd goed, dan geef je een taaksoort stap voor stap meer uit handen, en je kijkt achteraf mee in het logboek.
Wat kan Bombos hier vandaag niet?
Een voorgestelde bestemming kan fout zijn en vraagt controle voordat een bericht definitief in het dossier wordt bewaard. Daarvoor is jouw akkoord nodig, net als voor een uitgaand bericht. Is Bombos onzeker over het dossier, dan vraagt het om jouw input in plaats van te gokken. Een dossier waarvoor geen toegang is ingericht, kan vandaag niet als bestemming dienen.
Bij een onduidelijke afzender weet alleen de collega die hem kent bij welke klant hij hoort. Wat nergens is vastgelegd, kent Bombos niet. Daarom kan Bombos je interviewen: het vraagt na hoe zo'n afzender bij een klant hoort, zodat het de volgende keer zelf de juiste bestemming vindt.
Het ophalen van de schadestand bij de verzekeraar hoort bij een andere taak: de statusvraag. Voor assurantie gaat deze toepassing alleen over schade: geen levensverzekeringen, geen AOV en geen gezondheidsgegevens. Bombos verstuurt uitgaande berichten aan derden via ieder kanaal uitsluitend na akkoord van een medewerker. Ook bij correspondentie rond een dossier is die grens technisch afgedwongen. Wil je die grens voor een soort werk verleggen, dan doen wij dat samen met jou. Een bijlage is pas terug te vinden als duidelijk is bij welke klant hij hoort.
Verder lezen: Hoe pas ik AI toe zonder IT-afdeling?