De afspraak staat in een mailbox waar jij niet in kunt.
Wat er is afgesproken staat in een bericht bij degene die het gesprek voerde. Is die op vakantie of uit dienst, dan begint het zoeken. Bombos zet de relevante berichten en bijlagen bij het juiste project, met een regel over wat erin staat.
Werkt met alle dossier- en klantsystemen.
Zo gaat het nu, en zo zou het gaan.
Van mail naar dossier is één situatie. We doen er altijd één tegelijk, en dit is er een die binnen een week kan draaien.
Het dossier is bij de meeste bedrijven een optelsom van een map op de server, een klantkaart in het pakket en de mailboxen van drie collega's. De belangrijkste afspraken staan in dat laatste, want daar wordt het gesprek gevoerd. Handmatig opslaan gebeurt met de beste bedoelingen en in de praktijk zelden. Het gevolg merk je pas als iemand er niet is: dan is de afspraak er wel, maar niemand kan erbij.
Bombos ziet welke berichten en bijlagen bij welk project of welke klant horen, en zet ze op de plek waar jullie ze zoeken. Er komt een regel bij over wat erin staat, zodat je in een lijst van vijftig berichten ziet welke ertoe doet. Wat een afspraak of toezegging bevat, wordt apart gemarkeerd. Privéberichten en ruis blijven waar ze zijn.
Wat er dan klaarstaat
- Berichten en bijlagen komen bij het juiste project of de juiste klant
- Eén regel per bericht over wat erin staat
- Afspraken en toezeggingen worden apart gemarkeerd
- Ruis en privéberichten blijven waar ze zijn
Wat Bombos doet, in drie stappen
Het kijkt mee waar het werk binnenkomt
Bombos werkt in de systemen die je al hebt, niet ernaast. Het ziet wat er ligt, wat er mist en wat er deze week moet.
Het zet het werk klaar
De mail, de boeking of de lijst staat klaar met de reden erbij. Jij keurt goed, past aan of wijst af. Meer smaken zijn er niet.
Het onthoudt wat jij beslist
Elke correctie is er één. De volgende keer klopt het vanzelf, en werk dat telkens goed gaat mag je stap voor stap uit handen geven.
Er gaat niets naar buiten zonder jou.
Bombos leest altijd en zet klaar; versturen, boeken of afronden gebeurt pas nadat iemand van jullie ja heeft gezegd. Van elke stap zie je achteraf wat er gebeurde en waarom. Jij bepaalt per soort werk wanneer er meer zonder jou mag, en elk onderdeel kan afzonderlijk uit.