Hoe wordt een bestelling per mail een werkbon in je planning?
Orderverwerking uit de mail is overtikken: Bombos leest de PDF of het lijstje, zoekt de klantgegevens erbij en zet werkbon en bevestiging klaar, jij verwerkt.
Werkt met je eigen planningspakket, agenda en boekhouding.
De bestelling per mail is de eerste taak, en daarna verwerkt je binnendienst met dezelfde mensen meer werk, en beter werk.
Zo gaat het nu, en zo gaat het met Bombos.
Vaste klanten bestellen per mail met een bijlage, of met "doe maar hetzelfde als vorige keer", en de binnendienst zoekt en tikt alles over.
Nu leest iemand van de binnendienst de mail, zoekt de klant erbij en tikt de opdracht over in het pakket. "Doe maar hetzelfde als vorige keer", staat boven de bijlage. Eerst moet duidelijk zijn welke klant het is, op welk adres het werk plaatsvindt en wat er gevraagd wordt. Een melding via het klantportaal van Syntess Atrium wordt al digitaal verwerkt, maar bij een losse mail begin je bij lezen en opzoeken.
De opdracht uit de mail en de bijlage staat klaar voor je planning, met de bevestiging aan de klant erbij.
De opdracht staat als voorstel klaar, met de gegevens die je planning nodig heeft. Bombos leest de mail en de PDF en zoekt de klantgegevens erbij. Je ziet het gevraagde werk, de gevonden klant en het adres, met de reden waarom die bij deze opdracht horen. Daarnaast ligt de conceptbevestiging voor de klant. Jij beoordeelt het voorstel, past aan wat niet klopt en verstuurt de bevestiging; na jouw akkoord gaat de opdracht je planning in.
Na drie maanden staat elke bestelling in je planning zonder dat iemand hem heeft overgetikt. Je binnendienst leest na in plaats van in te tikken, ook bij een PDF of "hetzelfde als vorige keer". Met dezelfde mensen verwerk je meer opdrachten. En omdat je team weet hoe Bombos leert, zetten ze de volgende taak zelf op.
Wat er dan klaarstaat
- Elke bestelmail ligt klaar voor je planning
- Ook de PDF en "hetzelfde als vorige keer"
- De bevestiging aan de klant staat er meteen bij
- Meer bestellingen verwerkt met dezelfde binnendienst
Waar zie je dat?
De binnengekomen opdracht staat op de voorstellenlijst in Bombos, met de opgezochte gegevens en het conceptantwoord erbij. Je ziet welke mail is gelezen en waarom die klant bij de opdracht is gezet. Je leest de omschrijving uit de bijlage naast de gevonden klantgegevens en past het voorstel voor de werkbon aan. De conceptbevestiging hoort bij datzelfde werk, zodat je de tekst aan de klant naast de inhoud van de opdracht leest. Je pakket hoeft er niet naast open te staan.
Met "staat voor je klaar" zie je dat de voorbereiding op jouw beoordeling wacht. "Wacht op jouw input" betekent dat er nog een vraag ligt, bijvoorbeeld over het adres waar het werk moet gebeuren. Die vraag staat bij de mail en de bijlage die je bekijkt. In het logboek bij dit werk vind je elke handeling met effect buiten Bombos terug. Daar staat wat er met de opdracht is gebeurd, naast het werk dat alleen nog als concept klaarstaat.
Hoe begint het?
Het begint met een gesprek van ongeveer een uur in de eerste week, waarin we samen een opdrachtmail met bijlage doornemen. Welke mailbox ontvangt de opdrachten, waar staan de klantgegevens en welk planningspakket gebruik je? Je geeft aan welke gegevens je nodig hebt voordat je een opdracht kunt verwerken. We spreken ook af wie beslist als de mail en de bijlage iets anders over het werk zeggen.
Daarna zet Bombos de eerste taak aan op "voorstellen". Het lezen, opzoeken en voorbereiden begint bij de opdracht en de bijlage die binnenkomen. Je houdt je eigen pakket en mailbox, er verhuist niets en een cursus is niet nodig; we richten het samen in. Corrigeer je een gevonden klant of de uitleg van een aanvraag, dan geldt die correctie voortaan als regel. Zonder die correcties leert Bombos niet hoe jullie een aanvraag lezen. Meer ruimte per taaksoort, via "uitvoeren na akkoord" of "zelfstandig", geef jij pas als het werk een tijd goed gaat. De bevestiging aan de klant blijft jouw akkoord vragen.
De bestelmail is de eerste taak, niet het hele aanbod. Wij nemen je mee bij de eerste stap, daarna leert je binnendienst Bombos zelf de volgende taak. We willen juist niet dat je terug blijft komen. Na drie maanden staat elke bestelling in je planning zonder dat iemand hem heeft overgetikt.
Meer opdrachten verwerken met dezelfde binnendienst.
Een bestelling overtikken is werk zonder oordeel, en toch doet een mens het. Wie snel groeit, krijgt er elke maand meer van, en de binnendienst loopt als eerste vol. Je wilt niet in mensen groeien, en goede mensen zijn ook lastig te vinden. Met Bombos doet je binnendienst met dezelfde mensen meer werk, en beter werk.
Na de bestelmail leert je team Bombos zelf de volgende taak. Daar hoef je niet technisch voor te zijn: je mensen keuren elke dag voorstellen goed of verbeteren ze, en leren zo vanzelf met AI omgaan. Wij nemen je mee bij de eerste stap, en we willen juist niet dat je bij ons terug blijft komen.
Laat je nummer achter. Wij bellen je terug om te sparren over hoe bestellingen bij jullie binnenkomen.
Wat Bombos doet, in drie stappen
Het leest wat binnenkomt
Mail, appje, foto of PDF: Bombos leest het, zoekt de klant en de gegevens erbij in de systemen die je al hebt, en ziet wat er mist.
Het zet het werk klaar, jij keurt goed
Het voorstel staat op één lijst met de reden erbij. Jij leest, past aan en geeft akkoord. Verstuurd, geboekt of opgeslagen wordt er pas daarna.
Het onthoudt wat jij beslist
Elke correctie is de regel voor de volgende keer. Gaat het een tijd goed, dan geef je een taaksoort stap voor stap meer uit handen, en je kijkt achteraf mee in het logboek.
Wat kan Bombos hier vandaag niet?
Een opdracht wordt pas een definitieve werkbon nadat jij hem hebt goedgekeurd; Bombos maakt er vandaag niet zelf een van iedere binnenkomende mail. Op de lijst staat het voorstel met de gegevens voor de verwerking en de planning. Een omschrijving in een PDF kan onduidelijk zijn. Noemt de mail een ander bezoekadres dan de bijlage, dan bepaal jij welk adres klopt; Bombos legt die vraag voor in plaats van een adres te raden.
Wat een klant er alleen telefonisch bij heeft gezegd, staat niet in de mail of de PDF. Daarom vraagt Bombos je dat uit: het vraagt na wat er mondeling over de klus is afgesproken, zodat die informatie de volgende keer meteen in het voorstel staat. Ook de gevonden klant en de samenvatting van het werk kunnen fouten bevatten, dus kijk ze na.
Er gaat geen bevestiging naar een klant zonder dat iemand van jullie op Goedkeuren drukt. Die grens geldt voor ieder kanaal en is technisch afgedwongen. Wil je die grens voor een soort werk verleggen, dan doen wij dat samen met jou. Een uitvoeringsdatum die nog niet is afgesproken, hoort niet als toezegging in dat bericht. Het werk begint bij de mail; de beslissing gaat over de klus die je ervan maakt.
Verder lezen: Welke administratieve taken kan AI overnemen?