Hoe beantwoord je de tien vaste vragen van klanten of bewoners vanuit Outlook, met de echte cijfers uit je pakket erbij?
Dezelfde tien klantvragen beantwoordt Bombos met concepten en de gevonden gegevens uit het dossier, die jij controleert voordat je ze vanuit je eigen mail verstuurt.
Werkt in je eigen Outlook, naast je eigen pakket.
Met de vaste vragen begin je. Wat je team daarmee terugwint, gaat naar meer werk en beter werk, met dezelfde mensen.
Zo gaat het nu, en zo gaat het met Bombos.
"Wat is mijn opzegtermijn", "kunt u de factuur nog eens sturen"; elke keer typt iemand hetzelfde antwoord opnieuw.
Iemand vraagt naar de looptijd, iemand anders wil de factuur nog eens. De formulering ken je uit je hoofd, maar het gegeven staat bij het contract, dus zoek je in het pakket de gegevens van deze klant op. Bij VvE-beheer gaat het bijvoorbeeld om het aandeel in het reservefonds, bij een administratiekantoor om vragen bij het afronden van een jaarrekening. TwinQ heeft een eigen mailassistent die conceptantwoorden opstelt uit het VvE-pakket.
Het antwoord staat klaar in de eigen toon, met de echte gegevens erbij in plaats van een standaardtekst.
Bombos herkent de vraag in de mail en zoekt de gegevens van de afzender op. Bij een contractvraag staat een conceptantwoord klaar met de gevonden looptijd of opzegtermijn, en de gebruikte informatie staat ernaast. Jij controleert het antwoord, past het aan en verstuurt het vanuit je eigen mail. Is een gegeven niet beschikbaar of is de betekenis onduidelijk, dan legt Bombos dat aan je voor.
Na drie maanden kosten de vaste vragen je team geen moeite meer. Het antwoord staat klaar met het juiste gegeven erin, en iemand keurt het goed. Intussen ligt er al een voorstel voor de volgende vaste vraag. Je team houdt tijd over voor de klanten die echt aandacht nodig hebben, en neemt nieuwe klanten aan zonder dat er iemand bij moet.
Wat er dan klaarstaat
- Vaste vragen beantwoord met de gegevens van deze klant
- Het contractgegeven staat erbij, niemand zoekt meer
- Niemand typt elke week hetzelfde antwoord opnieuw
- Elke correctie maakt het volgende antwoord beter
Waar zie je dat?
De antwoorden op terugkerende klantvragen staan met de gevonden contractgegevens op één voorstellenlijst in Bombos. Bij elk voorstel staan de reden en de status "staat voor je klaar" of "wacht op jouw input". Voor een contractvraag beoordeel je daar de gevonden contractgegevens en de tekst voor de afzender. Die staan bij elkaar, zodat je kunt controleren of de tekst werkelijk antwoord geeft op de gestelde vraag. Het pakket hoeft daarvoor niet apart open.
Bij een ontbrekende opzegtermijn staat de vraag om jouw input naast het voorbereide antwoord. Een vlot geschreven tekst is daarmee nog geen volledig antwoord. Jij beoordeelt de inhoud en geeft akkoord voor het bericht. Iedere handeling met effect buiten Bombos staat in een logboek waarin je kunt kijken. Voor de contractvraag maakt dat het verschil zichtbaar tussen een antwoord dat nog op de lijst staat en de handeling die daarna is uitgevoerd.
Hoe begint het?
In de eerste week kiezen we tijdens een inrichtingsgesprek van ongeveer een uur de eerste terugkerende vraag. Je laat de mailbox en het pakket zien en wijst aan waar de benodigde gegevens staan. We vullen de regels in: welk gegeven hoort in het antwoord en wie beoordeelt het concept? Je geeft toegang tot wat daarvoor nodig is. Je bestaande mail en pakket blijven in gebruik. Er hoeft niets te verhuizen; je hoeft geen cursus te volgen of veel van computers te weten. Ook de vaste mondelinge toelichting die jullie al jaren bij deze vraag geven, brengen we in dat gesprek naar boven.
Bombos zet het voorbereiden van die contractvraag daarna live. Elke taaksoort begint op "voorstellen". Een correctie op het gebruikte gegeven of de antwoordtekst wordt de regel voor een volgende contractvraag. Zonder die correcties leert Bombos niet welke informatie in jullie antwoord hoort. Als de antwoorden een tijd goed gaan, kies jij per taaksoort "uitvoeren na akkoord" of "zelfstandig" en kijk je mee via het logboek. Voor een bericht aan de klant blijft goedkeuring van een medewerker nodig. De keuze van mailbox, pakket en antwoordregels bestaat uit instellingen, zonder maatwerk. Na drie maanden kosten de tien vaste vragen je geen dag per week meer.
Komt dezelfde vraag daarna opnieuw voorbij, dan ligt er een voorstel voor een tweede vaste vraag klaar, met de reden erbij. Deze ene vraag is het begin, niet het hele aanbod: wij nemen je mee bij de eerste, daarna leert je eigen team Bombos de volgende taak.
Van tien vaste vragen naar een lichter kantoor.
Tien vragen die elke week terugkomen, dat voelt klein. Toch is het vaak precies het werk waardoor een groeiend kantoor denkt dat er iemand bij moet. Je wilt niet in mensen groeien. Met Bombos hoeft dat ook niet. Je doet met dezelfde mensen meer werk, en beter werk, omdat de aandacht naar de lastige vragen gaat.
Na de eerste vraag kiest je team zelf de volgende. Je hoeft niet technisch te zijn. Je past een concept aan zoals je het een nieuwe collega zou uitleggen, en zo leren je mensen vanzelf met AI werken. Wij nemen je mee bij de start, en we willen juist niet dat je bij ons terug blijft komen.
Welke vragen komen bij jou elke week terug? Laat je nummer achter, dan bellen we je terug om erover te sparren.
Wat Bombos doet, in drie stappen
Het leest wat binnenkomt
Mail, appje, foto of PDF: Bombos leest het, zoekt de klant en de gegevens erbij in de systemen die je al hebt, en ziet wat er mist.
Het zet het werk klaar, jij keurt goed
Het voorstel staat op één lijst met de reden erbij. Jij leest, past aan en geeft akkoord. Verstuurd, geboekt of opgeslagen wordt er pas daarna.
Het onthoudt wat jij beslist
Elke correctie is de regel voor de volgende keer. Gaat het een tijd goed, dan geef je een taaksoort stap voor stap meer uit handen, en je kijkt achteraf mee in het logboek.
Wat kan Bombos hier vandaag niet?
Bombos vult een ontbrekend bedrag of een ontbrekende contracttermijn niet in op basis van een vermoeden. Staat de benodigde informatie niet in de bereikbare mail of het pakket, dan heeft Bombos die informatie niet. Daarom kan Bombos je interviewen: het vraagt na hoe jullie deze vraag al jaren mondeling beantwoorden, zodat die vaste toelichting de volgende keer meteen in het concept staat. Bij twijfel vraagt het om jouw oordeel in plaats van te gokken. Dat geldt ook wanneer de vraag dezelfde woorden gebruikt als een eerder bericht. De afzender en het bijbehorende contract bepalen welke gegevens in het antwoord horen.
Ook een concept met gevonden gegevens kan onjuist of onvolledig zijn. De beoordeling betreft daarom zowel de tekst als de gebruikte contractgegevens. Bombos verstuurt nooit uitgaande berichten aan derden zonder voorafgaand akkoord van een medewerker, ongeacht het kanaal. Zelfs bij een terugkerende contractvraag is die grens technisch afgedwongen. Wil je die grens voor een soort werk verleggen, dan doen wij dat samen met jou. Een antwoord over een opzegtermijn verandert bovendien niets aan het contract. Het geeft de gevonden informatie weer; het is geen opzegging namens de klant. De vraag herhaalt zich; de gegevens van deze klant horen er elke keer opnieuw bij.
Verder lezen: Waarom lukt het niet met ChatGPT of Copilot alleen?