Tien vragen, honderd keer per maand, elke keer opnieuw getypt.
"Wat zijn jullie levertijden?" "Kunt u die factuur nog eens sturen?" "Waar blijft mijn bestelling?" Het zijn vragen waar geen oordeel bij komt kijken, en ze kosten samen een dag per week. Bombos zet het antwoord klaar met de echte gegevens erin, niet met een standaardtekst.
Werkt met alle e-mailprogramma's.
Zo gaat het nu, en zo zou het gaan.
De tien vaste vragen is één situatie. We doen er altijd één tegelijk, en dit is er een die binnen een week kan draaien.
Elk bedrijf heeft een handvol vragen die samen het grootste deel van de post uitmaken. Ze zijn niet moeilijk, maar ze zijn ook niet helemaal standaard: het antwoord hangt af van welke klant het is, welke order het betreft en wat er is afgesproken. Daarom werkt een lijstje standaardteksten maar half, en typt iemand het toch elke keer opnieuw. Het gebeurt tussendoor, dus het valt niemand op hoeveel tijd het kost.
Bombos herkent welke van de vaste vragen er gesteld wordt en zoekt de gegevens erbij die het antwoord echt maken: de status van die order, het bedrag van die factuur, de levertijd van dat artikel. Het antwoord staat klaar in de toon die jullie zelf gebruiken, en jij hoeft alleen te bevestigen. Vragen die niet in het rijtje passen worden niet beantwoord maar doorgezet naar een mens, met de reden erbij.
Wat er dan klaarstaat
- De vaste vragen worden herkend, ook als ze anders geformuleerd zijn
- Het antwoord bevat de echte gegevens van die klant en die order
- Wat afwijkt gaat naar een collega, met de reden erbij
- Elke correctie van jou geldt de volgende keer vanzelf
Wat Bombos doet, in drie stappen
Het kijkt mee waar het werk binnenkomt
Bombos werkt in de systemen die je al hebt, niet ernaast. Het ziet wat er ligt, wat er mist en wat er deze week moet.
Het zet het werk klaar
De mail, de boeking of de lijst staat klaar met de reden erbij. Jij keurt goed, past aan of wijst af. Meer smaken zijn er niet.
Het onthoudt wat jij beslist
Elke correctie is er één. De volgende keer klopt het vanzelf, en werk dat telkens goed gaat mag je stap voor stap uit handen geven.
Er gaat niets naar buiten zonder jou.
Bombos leest altijd en zet klaar; versturen, boeken of afronden gebeurt pas nadat iemand van jullie ja heeft gezegd. Van elke stap zie je achteraf wat er gebeurde en waarom. Jij bepaalt per soort werk wanneer er meer zonder jou mag, en elk onderdeel kan afzonderlijk uit.