Hoe wordt een lekkage op info@ een opdracht aan de aannemer in Convect of Twinq?
Een lekkagemelding van een bewoner wordt met Bombos een opdrachtvoorstel in je VvE-beheer software: Bombos zoekt de VvE en de vaste loodgieter op, jij keurt goed.
Werkt in je eigen Outlook, naast je eigen pakket.
Het begint bij de lekkage op info@. Wat je beheerders daarmee terugwinnen, maakt ruimte voor meer VvE's met dezelfde mensen.
Zo gaat het nu, en zo gaat het met Bombos.
Een bewoner mailt dat het uit het plafond druppelt. De loodgieter weet daar nog niets van.
De mail beschrijft wat er lekt. Er zit een foto van het plafond bij en het adres staat een mail verderop. Jij zoekt uit bij welke VvE de melding hoort, wie de vaste loodgieter is en welke gegevens in de onderhoudsopdracht moeten. Dan maak je de opdracht aan in Convect, waar ook de factuur van de monteur aan hangt, en pas daarna antwoord je de bewoner. TwinQ heeft een eigen mailassistent voor sorteren en conceptantwoorden.
De opdracht voor de vaste loodgieter staat klaar, met het antwoord aan de bewoner eronder.
Bij de lekkagemelding liggen de gegevens voor de opdracht klaar. Bombos leest de mail, zoekt de bewoner en de VvE op en haalt de vaste leverancier erbij uit de vastgelegde gegevens. Je krijgt een voorstel voor de onderhoudsopdracht en een conceptantwoord aan de bewoner, met de reden erbij. Jij controleert, beslist over de opdracht en verstuurt het bericht. Is de juiste bewoner onzeker, dan legt Bombos die vraag aan je voor.
Na drie maanden staat bij elke melding de juiste opdracht klaar, zonder dat iemand hoeft uit te zoeken waar hij hoort. Je beheerder keurt goed en de bewoner weet snel waar hij aan toe is. Wat alleen in het hoofd van de beheerder zat, staat nu vast. Zo neemt je kantoor meer VvE's aan met dezelfde mensen.
Wat er dan klaarstaat
- Elke melding komt meteen bij de juiste VvE
- De opdracht voor de vaste loodgieter ligt klaar
- Het antwoord aan de bewoner staat eronder
- Jij keurt goed, zonder zoeken of overtikken
Waar zie je dat?
In Bombos staat het voorstel voor de onderhoudsopdracht op één lijst met het andere voorbereide werk. Bij de lekkagemelding zie je de reden en de status "staat voor je klaar" of "wacht op jouw input". De gevonden bewonersgegevens, de voorgestelde leverancier en de antwoordtekst staan bij elkaar. Voor die beoordeling hoeft het VvE-pakket niet apart open.
Een onderhoudsopdracht op de voorstellenlijst wacht op jouw besluit over de gegevens en de leverancier. Je vergelijkt het gevonden adres met de melding van de bewoner. Iedere handeling met effect buiten Bombos staat in een logboek waarin jij kunt kijken. Daar zie je wat Bombos met de voorbereiding heeft gedaan. De naam van de loodgieter bij de melding betekent nog niet dat die al een opdracht heeft ontvangen. Het voorstel voor de aannemer en het antwoord aan de bewoner zijn elk herkenbaar als voorbereid werk.
Hoe begint het?
In de eerste week nemen we een lekkagemelding op info@ samen door, tijdens een inrichtingsgesprek van ongeveer een uur. Je laat de mailbox met bewonersmeldingen en het VvE-pakket zien. We kijken waar de bewonersgegevens en vaste leveranciers staan en vullen de regels voor de eerste taak in. Ook spreken we af wie het opdrachtvoorstel beoordeelt. Je geeft toegang tot de benodigde systemen. Je bestaande mail en pakket blijven staan; er hoeft niets te verhuizen. Een cursus is niet nodig, ook als je weinig met computers hebt. In dat gesprek leggen we ook vast welke vaste loodgieter bij welke VvE hoort, in plaats van dat alleen de beheerder dat weet.
Bombos zet het voorbereiden van de onderhoudsopdracht daarna live op "voorstellen", het startniveau voor elke taaksoort. Een correctie op de bewonersgegevens of de vaste loodgieter wordt de regel voor de volgende melding. Bombos leert alleen van die correcties welke bewonersgegevens of loodgieter bij de melding horen. Als de opdrachtvoorstellen een tijd goed gaan, kies jij per taaksoort "uitvoeren na akkoord" of "zelfstandig" en kijk je mee via het logboek. Berichten aan de bewoner en aannemer blijven jouw goedkeuring vragen. De regels voor de meldingen zijn instellingen, zonder maatwerk.
Na drie maanden staat bij elke melding de juiste opdracht klaar zonder dat iemand hoeft uit te zoeken waar hij hoort. De meldingen zijn de eerste taak, niet het hele aanbod: daarna leert je eigen beheerploeg Bombos zelf de volgende taak.
Meer VvE's beheren met dezelfde mensen.
Elke nieuwe VvE brengt meldingen, bewoners en leveranciers mee. Bij een beheerkantoor dat snel groeit, loopt dat werk sneller op dan je mensen kunt vinden. En je wilt niet in mensen groeien. Met Bombos doet je team met dezelfde organisatie meer werk, van een hogere kwaliteit.
Na de meldingen leert je beheerploeg Bombos zelf de volgende taak. Technisch hoeft niemand te zijn. Je corrigeert een voorstel zoals je een nieuwe collega bijstuurt, en zo leren je mensen vanzelf met AI werken. Wij nemen je mee bij de eerste stap, en we willen juist niet dat je bij ons terug blijft komen.
Bombos kost minder dan een halve dag per week van de beheerder die je anders aanneemt. Laat je nummer achter, dan bellen we terug om over jouw kantoor te sparren.
Wat Bombos doet, in drie stappen
Het leest wat binnenkomt
Mail, appje, foto of PDF: Bombos leest het, zoekt de klant en de gegevens erbij in de systemen die je al hebt, en ziet wat er mist.
Het zet het werk klaar, jij keurt goed
Het voorstel staat op één lijst met de reden erbij. Jij leest, past aan en geeft akkoord. Verstuurd, geboekt of opgeslagen wordt er pas daarna.
Het onthoudt wat jij beslist
Elke correctie is de regel voor de volgende keer. Gaat het een tijd goed, dan geef je een taaksoort stap voor stap meer uit handen, en je kijkt achteraf mee in het logboek.
Wat kan Bombos hier vandaag niet?
Bombos legt geen onderhoudsopdracht in Convect vast zonder jouw akkoord. De opdracht staat klaar met de gevonden gegevens erin; pas als jij hem goedkeurt, staat hij vast. Een vaste leverancier kiezen gaat op wat er in de bereikbare mail en het pakket staat. Welke loodgieter bij welke VvE hoort, staat lang niet altijd ergens opgeschreven. Daarom kan Bombos je interviewen: het vraagt na welke vaste leverancier bij welke VvE hoort, zodat het die de volgende keer zelf voorstelt. Bij twijfel vraagt het om jouw oordeel. Een bekende naam in de mail is niet genoeg om ontbrekende gegevens over de bewoner of de VvE in te vullen.
Een opdrachtvoorstel kan fout zijn. De bewonersgegevens, leverancier en inhoud van de opdracht vragen daarom beoordeling voordat er iets mee gebeurt. Uitgaande berichten aan derden verstuurt Bombos nooit zonder voorafgaande goedkeuring van een medewerker, ongeacht het kanaal. Bij zowel de bewonersreactie als het bericht aan de aannemer is die grens technisch afgedwongen. Alleen Bombos kan hem uitzetten, op jouw uitdrukkelijke verzoek en op eigen risico. Het klaarzetten van een antwoord is geen toezegging dat de loodgieter komt. De bewoner meldt wat er lekt; de opdracht vertelt de loodgieter waar hij moet zijn.
Verder lezen: Waar begin ik met AI bij twintig medewerkers?