Hoe laat ik AI werken met de software die we al hebben?
Je laat AI werken met je eigen software door hem naast het pakket te zetten in plaats van erin. Bombos leest de mail, zoekt de gegevens op in Exact Online, AFAS, Syntess Atrium of Microsoft 365 en zet het voorstel klaar. Na akkoord schrijft Bombos het in het pakket. Van pakket wisselen hoeft niet.
Waarom zet je AI naast je software in plaats van erin?
Omdat het werk dat tijd kost niet in je pakket zit maar ervoor: in de mail, de bijlage en het appje, en in het overtikken daarvan naar het pakket. AI die in het pakket zelf zit, blijft binnen dat pakket; AI ernaast leest wat binnenkomt, zoekt op in het pakket en zet het werk klaar waar het hoort. Zo houd je je eigen software en doe je met dezelfde mensen meer werk, van een hogere kwaliteit.
Hoe werkt het, stap voor stap?
Het werkt in dezelfde stappen, welk pakket je ook hebt. Bombos leest en zoekt op, jij beslist.
Bombos leest wat binnenkomt, in de vorm waarin het binnenkomt. Een vaste klant mailt een bestelling als pdf, of schrijft alleen "hetzelfde als vorige keer". Bombos leest de mail en de bijlage zoals een collega dat zou doen.
Bestellingen die per mail binnenkomenBombos zoekt de gegevens erbij in het pakket waar ze al staan. Bij een foto van een weekstaat is dat de plaatsing in AFAS en de afspraak met de inlener.
Weekstaten die als foto of Excel binnenkomenBombos zet het werk klaar als voorstel, met de reden en de bron erbij. Bij een inkoopfactuur zonder projectnummer staat het project uit Exact Online klaar, met de reden: het adres uit de mail hoort bij dit lopende project.
Inkoopfacturen die iemand overtiktNa jouw akkoord schrijft Bombos het in het pakket. Een mail met bijlage staat dan in het juiste klantdossier in SharePoint. Pas je de bestemming eerst aan, dan geldt die correctie voortaan als regel.
Afspraken die alleen in iemands mailbox staan
Het verschil met overtikken zit in de volgorde. Nu leest, zoekt en tikt een mens. Met Bombos ernaast begint hij bij een voorstel dat al is opgezocht, en beslist hij alleen nog.
Hoe werkt het per pakket?
Per pakket verschilt wat er binnenkomt en wat Bombos opzoekt, maar de volgorde blijft dezelfde. Pakketmakers bouwen hun eigen AI, en die blijft binnen hun eigen pakket. Het werk tussen de mail en het pakket blijft dan liggen, en daar begint Bombos.
Exact Online. Hier komt de inkoopfactuur binnen als pdf in de mail, vaak zonder projectnummer. Bombos zoekt de leverancier, het project en de inkooporder op in Exact Online. Klaar staat de boeking op het juiste project, met de reden erbij, en een vraag als het bedrag afwijkt van de order.
AFAS. Hier komen de uren binnen als foto van een weekstaat, een appje of een losse Excel. Bombos zoekt de plaatsing en de vastgelegde afspraken erbij in AFAS. Klaar staan de urenregels per dag per plaatsing, en wat afwijkt, zoals een zaterdag die nergens is afgesproken, staat als vraag bij het voorstel.
Syntess Atrium. Hier komt een storing binnen per mail, telefoonnotitie of appje. Bombos zoekt de klant en de installatie op in Syntess Atrium en kijkt in de Outlook-agenda welke monteur het type ketel kent en ruimte heeft. Klaar staan een planningsvoorstel en een conceptbericht aan de klant.
Microsoft 365. Hier is Outlook de plek waar alles binnenkomt en SharePoint de plek waar de dossiers staan. Bombos leest de gedeelde postbus, zoekt de klant of het dossier erbij en stelt voor wie een bericht oppakt of in welke map een bijlage hoort. Klaar staan het antwoord, de verdeling of de plek in het dossier.
Gebruik je twee van deze pakketten naast elkaar, dan werkt Bombos met allebei. De storing uit je Outlook wordt een bezoek in Syntess Atrium, en de factuur uit je postbus een boeking in Exact Online. Juist dat werk tussen twee pakketten doet de AI van een pakket niet.
Welke taak begint waar?
Elke taak begint in het pakket waar nu het meeste overtikwerk naartoe gaat. Voor inkoopfacturen is dat Exact Online, voor weekstaten AFAS, voor storingen Syntess Atrium, voor de gedeelde postbus Outlook en voor bijlagen in het dossier SharePoint. Per taak staat hieronder hoe het gaat, in dezelfde volgorde.
- Factuur zoekt zijn project
- Uren uit een foto
- Storing binnen, voorstel klaar
- Postbus leeg, mens beslist
- Bijlage staat waar hij hoort
Die eerste taak is het begin. Daarna leert je eigen team Bombos de volgende, en daar hoef je niet technisch voor te zijn. Wij nemen je mee bij de eerste stap; daarna kun je het zelf. De andere vragen over AI in je bedrijf staan bij elkaar in de gids AI in je bedrijf.
Wat kost het en wat levert het op?
De pilot kost 2.000 euro voor de eerste drie maanden, met Bombos ernaast, daarna 1.000 euro per maand. Daarin zit dat Bombos langskomt om de eerste taak samen in te richten, en de mensen interviewt over wat alleen in hun hoofd zit.
Wat verdwijnt is het werk tussen de mail en het pakket: overtikken, opzoeken, en slepen naar de juiste map. De administratie merkt het bij de facturen, de planner bij de storingen en de urenadministratie aan het eind van de week. Voor een bedrijf dat snel groeit en niet in mensen wil groeien, betekent dat: dezelfde mensen kunnen meer werk aan, van een hogere kwaliteit. Bombos kost minder dan een halve dag per week van de medewerker die je anders aanneemt.
Wat doet de mens?
De mens beslist. Er wordt niets geboekt in Exact Online of AFAS, niets ingepland in Syntess Atrium en er gaat geen mail uit Outlook voordat iemand van jullie op Goedkeuren drukt. Voor dat akkoord zie je het voorstel met de reden en de bron erbij: de factuur, de foto van de weekstaat, de mail van de klant. Van elke stap lees je achteraf terug wat er gebeurde en waarom.
In het begin legt Bombos alles voor. Bij werk binnenshuis, zoals opzoeken, nalopen en klaarzetten, bepaal je daarna zelf hoeveel Bombos alvast doet. Berichten naar buiten en betalingen wachten altijd op akkoord. Wat Bombos in je pakket doet, hangt dus af van jouw akkoord, niet van wat technisch kan.
Wanneer heb je hier niets aan?
Als er geen mailstroom is die met de hand in een pakket belandt, valt er niets klaar te zetten. Gebeurt alles al in het pakket zelf, dan is de AI die in dat pakket zit vaak het betere antwoord; het verschil staat in de AI in AFAS of Exact, of een AI-agent ernaast. En ben je met minder dan vijf mensen, dan weegt het inrichten meestal niet op tegen het werk dat verdwijnt.
Veelgestelde vragen
Moet ik van pakket wisselen om AI te gebruiken?
Nee. Bombos werkt met de software die je al hebt, zoals Exact Online, AFAS, Syntess Atrium en Microsoft 365. Je gegevens blijven in je eigen pakket en er hoeft niets te verhuizen.
Wat als mijn pakket er niet bij staat?
Dan bespreken we het. De aanpak is dezelfde: Bombos leest wat binnenkomt, zoekt de gegevens op in je pakket, zet het voorstel klaar en schrijft het na akkoord weg. Vertel bij het terugbelverzoek welk pakket je gebruikt.
Kan Bombos ook in mijn pakket schrijven, of alleen lezen?
Bombos kan na akkoord in het pakket schrijven: een boeking in Exact Online, urenregels in AFAS, een bezoek in Syntess Atrium, een document in SharePoint. De grens is het akkoord, niet het kunnen. Zonder dat iemand op Goedkeuren drukt, verandert er niets in je pakket.
Werkt het ook als we twee pakketten naast elkaar gebruiken?
Ja, daar is het juist voor. Een storing komt binnen in Outlook, de installatie staat in Syntess Atrium en de monteur heeft zijn agenda in Outlook. Bombos zoekt het in allebei op en zet een voorstel klaar.
Wat moeten we zelf doen om te beginnen?
Je kiest de eerste taak en geeft Bombos toegang tot de postbus en het pakket die daarbij horen. Bombos komt langs om de taak samen in te richten en vraagt je mensen uit over de afspraken die nergens zijn opgeschreven. Daarna keur je voorstellen goed en corrigeer je wat niet klopt.
Verder lezen
- Facturen aan het project, in elke brancheInkoopfacturen die iemand overtiktInkoopfacturen zonder overtikken, meer werk met dezelfde mensen.
- Weekstaten en uren bij uitzend en bemiddelingWeekstaten die als foto of Excel binnenkomenDe uren zijn rond aan het eind van de week.
- Planning bij installatie en technisch onderhoudBestellingen die per mail binnenkomenElke bestelmail ligt klaar voor je planning, niets overgetikt.
- Mail naar het dossier bij assurantie, administratie en VvEAfspraken die alleen in iemands mailbox staanElke mail in het juiste dossier, en je team doet meer.
- Eén taak van begin tot eind: Storing binnen, voorstel klaar
- Volgende gids: Waarom lukt het niet met ChatGPT of Copilot alleen?
- Liever meteen overleggen? Neem contact op