Elke inkoopfactuur wordt bij jullie twee keer getypt.
De leverancier maakt de factuur in zijn pakket, stuurt hem als PDF, en bij jullie tikt iemand hem regel voor regel weer in. Het is werk waar geen oordeel bij komt kijken en waar wel fouten in sluipen. Bombos zet ze herkend en gecodeerd klaar, volgens jullie eigen boekingsregels.
Werkt met alle boekhoudpakketten.
Zo gaat het nu, en zo zou het gaan.
Facturen@ overtikken is één situatie. We doen er altijd één tegelijk, en dit is er een die binnen een week kan draaien.
Een paar honderd inkoopfacturen per maand is voor een bedrijf van deze omvang niet uitzonderlijk, en ze komen op alle manieren binnen: als bijlage bij een mail, via een portaal, soms nog op papier. Iemand haalt de gegevens eruit en typt ze over: leverancier, bedrag, btw, grootboek, kostenplaats. Dat overtypen is niet alleen traag, het is ook de plek waar de fouten ontstaan die je pas bij de afsluiting terugvindt, als niemand meer weet hoe het zat.
Bombos haalt de gegevens uit de factuur zoals hij binnenkomt, in welke vorm dan ook, en codeert hem volgens de regels die bij jullie al gelden: deze leverancier boekt op die kostenplaats, dit soort kosten op dat grootboek. De boeking staat klaar voor akkoord, met de factuur ernaast zodat je in één blik ziet of het klopt. Twijfelgevallen worden niet geraden maar apart gezet, met de vraag erbij.
Wat er dan klaarstaat
- De gegevens komen uit de factuur zelf, ongeacht hoe hij binnenkomt
- Codering volgens jullie eigen boekingsregels per leverancier en soort kosten
- Klaar voor akkoord, met de factuur ernaast ter controle
- Twijfelgevallen apart, met de reden waarom er getwijfeld wordt
Wat Bombos doet, in drie stappen
Het kijkt mee waar het werk binnenkomt
Bombos werkt in de systemen die je al hebt, niet ernaast. Het ziet wat er ligt, wat er mist en wat er deze week moet.
Het zet het werk klaar
De mail, de boeking of de lijst staat klaar met de reden erbij. Jij keurt goed, past aan of wijst af. Meer smaken zijn er niet.
Het onthoudt wat jij beslist
Elke correctie is er één. De volgende keer klopt het vanzelf, en werk dat telkens goed gaat mag je stap voor stap uit handen geven.
Er gaat niets naar buiten zonder jou.
Bombos leest altijd en zet klaar; versturen, boeken of afronden gebeurt pas nadat iemand van jullie ja heeft gezegd. Van elke stap zie je achteraf wat er gebeurde en waarom. Jij bepaalt per soort werk wanneer er meer zonder jou mag, en elk onderdeel kan afzonderlijk uit.