De afwijking valt op als niemand het nog kan navertellen.
De leverancier factureert net iets anders dan was afgesproken, of de onderaannemer rekent uren die niet op de bon staan. Bij de maandafsluiting valt het op, maar dan is de klus voorbij en weet niemand meer hoe het zat. Bombos meldt het op de dag van binnenkomst.
Werkt met alle boekhoudpakketten.
Zo gaat het nu, en zo zou het gaan.
De factuur die afwijkt van de afspraak is één situatie. We doen er altijd één tegelijk, en dit is er een die binnen een week kan draaien.
Controleren of een factuur klopt met wat er is afgesproken kost meer moeite dan hem gewoon boeken. Je moet de offerte erbij zoeken, de bon of de urenstaat erbij pakken en de regels naast elkaar leggen. Bij drukte gebeurt dat niet, en dan wordt er geboekt op vertrouwen. Bij de afsluiting valt de optelsom op, maar de klus is dan al weken oud en de discussie met de leverancier gaat niet meer over feiten maar over herinneringen.
Bombos legt elke inkoopfactuur naast wat eronder ligt: de offerte, de opdracht, de bon, de geregistreerde uren. Wijkt er iets af in aantal, tarief of omschrijving, dan krijg je dat te horen op de dag dat de factuur binnenkomt, met beide regels naast elkaar. Klopt het wel, dan gaat hij gewoon door in de stroom. Zo voer je het gesprek met de leverancier terwijl iedereen zich de klus nog herinnert.
Wat er dan klaarstaat
- Elke factuur wordt naast de offerte, de opdracht en de bon gelegd
- Afwijkingen in aantal, tarief of omschrijving worden gemeld met beide regels erbij
- De melding komt op de dag van binnenkomst, niet bij de afsluiting
- Wat klopt gaat gewoon door, zonder extra handeling
Wat Bombos doet, in drie stappen
Het kijkt mee waar het werk binnenkomt
Bombos werkt in de systemen die je al hebt, niet ernaast. Het ziet wat er ligt, wat er mist en wat er deze week moet.
Het zet het werk klaar
De mail, de boeking of de lijst staat klaar met de reden erbij. Jij keurt goed, past aan of wijst af. Meer smaken zijn er niet.
Het onthoudt wat jij beslist
Elke correctie is er één. De volgende keer klopt het vanzelf, en werk dat telkens goed gaat mag je stap voor stap uit handen geven.
Er gaat niets naar buiten zonder jou.
Bombos leest altijd en zet klaar; versturen, boeken of afronden gebeurt pas nadat iemand van jullie ja heeft gezegd. Van elke stap zie je achteraf wat er gebeurde en waarom. Jij bepaalt per soort werk wanneer er meer zonder jou mag, en elk onderdeel kan afzonderlijk uit.