Hoe zie je op de dag van binnenkomst dat een factuur afwijkt van de offerte of de bon, voordat hij in Exact geboekt wordt?
Een factuur die afwijkt van de offerte of de bon legt Bombos op de dag van binnenkomst aan je voor, met de reden erbij, voordat jij in Exact boekt.
Werkt met Exact en je eigen projectnummers.
De factuurcontrole is waar het begint. Daarna doet je organisatie met dezelfde mensen meer werk van een hogere kwaliteit, en leert je team Bombos zelf de volgende taak.
Zo gaat het nu, en zo gaat het met Bombos.
De factuur van de leverancier of onderaannemer klopt niet met de offerte of de bon, en dat valt pas op bij de maandafsluiting, als niemand het nog kan navertellen.
Nu zoek je bij elke twijfel zelf de bestelling, de bon en de mail met de afspraak erbij, voordat je in Exact durft te boeken. Exact Online herkent factuurgegevens met Scan & Herken, dus het leeswerk is geregeld. Jij wilt weten of de leverancier rekent wat jullie hebben afgesproken. Een verschil is nog geen fout, want in een latere mail kan een wijziging zijn afgesproken. Die zoek je er ook bij voordat je boekt of navraagt.
De afwijking wordt gemeld op de dag van binnenkomst, voordat er geboekt wordt.
Op de dag van binnenkomst ligt het verschil tussen factuur en afspraak voor je klaar, nog vóór de boeking, met de reden erbij. Bombos zoekt daarvoor de offerte van de leverancier of de bon op, in de mail en in je pakket. De afspraak met de leverancier is het uitgangspunt, niet de offerte aan je eigen klant. Ontbreekt die afspraak, dan legt Bombos dat aan je voor. Jij beslist over het verschil, en geboekt wordt er pas na jouw akkoord.
Na drie maanden hoor je het dezelfde dag als een factuur afwijkt, niet pas bij de maandafsluiting. Elke factuur gaat langs de afspraak, ook in drukke weken. Wijkt een leverancier vaker op dezelfde manier af, dan ligt dat met de eerdere facturen voor je klaar. Je team controleert beter dan voorheen, met dezelfde mensen, en heeft ruimte voor het volgende werk dat blijft liggen.
Wat er dan klaarstaat
- Elke factuur naast de afspraak gelegd, niet alleen bij twijfel
- Een afwijking hoor je op de dag van binnenkomst
- Je belt de leverancier terwijl de klus nog vers is
- Je betaalt wat jullie hebben afgesproken, niet meer
Waar zie je dat?
Op de lijst met voorstellen in Bombos zie je welke factuur aandacht vraagt, met de reden erbij. Bij een verschil met de offerte van de leverancier of de bon gaat je controle over dat verschil. Ontbreekt informatie om de afspraak vast te stellen, dan staat het voorstel op "wacht op jouw input". De status "staat voor je klaar" betekent dat je de voorbereiding kunt beoordelen, niet dat de leverancier gelijk heeft.
Je hoeft Exact niet open te hebben om te zien welke factuur aandacht vraagt. De lijst toont welke controle of aanvulling nodig is. De boeking blijft afzonderlijk werk in Exact, na de beoordeling van de factuur. Iedere handeling met effect buiten Bombos staat in een logboek dat je kunt inzien. Jij beoordeelt de factuur, verwerkt de boeking in Exact en geeft akkoord voor een eventuele vraag aan de leverancier.
Hoe begint het?
In de eerste week van de pilot van drie maanden bespreken we jullie factuurcontrole, tijdens een inrichtingsgesprek van ongeveer een uur. We bekijken waar leveranciersfacturen binnenkomen en waar jullie de bijbehorende offertes en bonnen bewaren. Ook bespreken we welke afspraken in de mail staan en wie beslist wanneer factuur en afspraak uiteenlopen. In dat gesprek leggen we ook vast welke mondelinge afspraken met leveranciers gelden, zodat die niet alleen bij jou bekend blijven.
Na het inrichten zet Bombos de eerste controletaak live op "voorstellen". Je kijkt naar de gevonden informatie en corrigeert een verkeerde keuze of uitleg. Jouw correctie wordt de regel voor een volgende controle; zonder die uitleg leert Bombos niet welke afspraak bij de factuur hoort. Je houdt je bestaande pakket en mailbox. Samen instellingen invullen is voldoende, ook als je weinig met computers hebt. Na een periode waarin het goed gaat bepaal jij per taaksoort of "uitvoeren na akkoord" of "zelfstandig" past. De boeking en de beoordeling van een verschil blijven bij jou.
Wijkt een leverancier vaker op dezelfde manier af, dan legt Bombos dat aan je voor met de eerdere facturen als reden erbij. Jij beslist wat ermee gebeurt.
De factuurcontrole is het begin, niet het hele aanbod. Wij nemen je mee bij de eerste taak. Daarna leert je eigen administratie Bombos de volgende, zonder dat je bij ons terug hoeft te komen. Na drie maanden hoor je het dezelfde dag als een factuur afwijkt van de afspraak, niet pas bij de maandafsluiting.
Scherper controleren zonder er iemand bij te nemen.
Wat bij de factuurcontrole gebeurt, is typisch voor een groeiend bedrijf. Er komen leveranciers en klussen bij, en de controle gaat als eerste op vertrouwen. Je wilt niet in mensen groeien, maar je wilt ook niet boeken wat niet klopt. Met Bombos doet je team met dezelfde organisatie meer werk, en beter werk.
Na de factuurcontrole leert je eigen team Bombos de volgende taak. Daar hoef je niet technisch voor te zijn. Je laat zien hoe jullie het doen, je corrigeert een voorstel, en die correctie wordt de regel. Zo leren je mensen vanzelf met AI werken. Wij nemen je mee bij de eerste stap, en we willen juist niet dat je bij ons terug blijft komen.
Vertel ons waar het bij jullie knelt. Laat je nummer achter, dan bellen we je terug om over jouw situatie te sparren.
Wat Bombos doet, in drie stappen
Het leest wat binnenkomt
Mail, appje, foto of PDF: Bombos leest het, zoekt de klant en de gegevens erbij in de systemen die je al hebt, en ziet wat er mist.
Het zet het werk klaar, jij keurt goed
Het voorstel staat op één lijst met de reden erbij. Jij leest, past aan en geeft akkoord. Verstuurd, geboekt of opgeslagen wordt er pas daarna.
Het onthoudt wat jij beslist
Elke correctie is de regel voor de volgende keer. Gaat het een tijd goed, dan geef je een taaksoort stap voor stap meer uit handen, en je kijkt achteraf mee in het logboek.
Wat kan Bombos hier vandaag niet?
Bombos beslist niet of een betwiste factuur terecht is; geboekt wordt er pas na jouw akkoord. Het vergelijkt met de offerte van de leverancier of de bon en legt de uitkomst aan je voor. Een mondeling afgesproken wijziging die nergens is vastgelegd, staat niet in de stukken. Daarom vraagt Bombos het je uit: het vraagt na welke afspraak je telefonisch met de leverancier hebt gemaakt, zodat die wijziging bij de documenten voor de controle komt te liggen.
Een voorstel kan onjuist of onvolledig zijn. De inhoud vraagt controle vóór de boeking. Een bericht over de afwijking gaat nooit zonder akkoord van een medewerker naar de leverancier. Dat geldt voor uitgaande berichten aan derden via ieder kanaal. Ook bij een betwiste factuur is deze grens technisch afgedwongen. Wil je die grens voor een soort werk verleggen, dan doen wij dat samen met jou.
Een factuur controleren begint bij de afspraak terugvinden.
Verder lezen: Hoe voorkom ik dat AI fouten maakt en wie controleert het?