Hoe koppel je Exact Online aan je mailbox, zodat een mail een boeking wordt?
Je koppelt Exact Online aan je mailbox door Bombos ernaast te zetten. Bombos leest wat per mail binnenkomt, zoals een inkoopfactuur of een betaalreactie, en zoekt het project of de openstaande factuur erbij in Exact Online. Het boekingsvoorstel staat klaar en na jouw akkoord schrijft Bombos het in Exact Online. Het werkt naast Exact Online, niet in plaats van.
Wat doet Exact Online al zelf, en wat niet?
Exact Online doet veel al zelf. Scan & Herken leest een inkoopfactuur en haalt de leverancier, het bedrag en de btw eruit. Met herinneringen stuur je een klant bericht als een factuur over de betaaltermijn heen is. Dat werk hoeft niemand opnieuw te bedenken.
Wat er niet in zit, is de stap van de mail naar het pakket. Op de factuur staat de leverancier, maar niet bij welk project het werk hoort; dat staat in de begeleidende mail, op de bon of in het hoofd van de projectleider. Een klant die op een herinnering antwoordt dat hij al betaald heeft, landt in je mailbox en niet in Exact Online. Dat uitzoekwerk doet nu iemand met de hand.
Dat werk bereidt Bombos voor. Het leest de mail en de bijlage, zoekt erbij wat in Exact Online staat en legt het voorstel met de reden aan je voor. Wat alleen in iemands hoofd zit, vraagt Bombos uit en legt het vast, zodat het de volgende keer wel meeweegt.
Welke taken draaien op Exact Online?
Elke taak hieronder begint in de mail en eindigt, na jouw akkoord in Bombos, in Exact Online. Je begint met één taak. Daarna leert je eigen team Bombos zelf de volgende, en daar hoef je niet technisch voor te zijn.
Wat kost het?
De pilot kost 2.000 euro voor de eerste drie maanden, met Bombos ernaast, daarna 1.000 euro per maand. We komen langs, richten de eerste taak samen met je in en werken met je eigen Exact Online en je eigen mailbox.
Het overtikken en opzoeken tussen je mailbox en Exact Online verdwijnt, en je administratie beoordeelt voorstellen in plaats van ze te maken. Zo doet hetzelfde team meer werk, van een hogere kwaliteit, voor minder dan een halve dag per week van de medewerker die je anders aanneemt.
Wat gaat er niet weg zonder jouw akkoord?
Bombos boekt niets in Exact Online en verstuurt geen herinnering of antwoord voordat iemand van jullie op Goedkeuren heeft gedrukt. Die grens staat altijd aan. Uitzetten kan alleen Bombos, op jouw uitdrukkelijke verzoek en op eigen risico.
Van elke stap lees je achteraf terug wat er gebeurde en waarom. Bij het werk binnenshuis, zoals opzoeken, nalopen en klaarzetten, bepaal jij hoeveel Bombos alvast doet; berichten aan klanten en betalingen wachten altijd op jouw akkoord. Een voorstel kan fout zijn, ook als de reden aannemelijk klinkt. Bij twijfel vraagt Bombos het na in plaats van te gokken.
Bombos werkt ook met Exact voor Bouw, SnelStart en Kraan.
Lees ook: Hoe laat ik AI werken met de software die we al hebben?
Alle vragen over AI in je bedrijf staan in de gids AI in je bedrijf.