Hoe koppel je Kraan aan je mailbox, zodat een factuur uit de mail bij het juiste project en contract komt?
Je zet Bombos naast Kraan en je mailbox, en dan staat een factuur uit de mail klaar bij het juiste project en contract, met wat afwijkt erbij. Kraan is de bouwsoftware van ECI voor bouw- en installatiebedrijven. Bombos leest de mail en de bijlage, zoekt de inkooporder of het contract op in Kraan en zet het voorstel met de reden klaar. Na jouw akkoord in Bombos staat het in Kraan. Het werkt naast Kraan, niet in plaats van.
Wat doet Kraan al zelf, en wat niet?
Kraan doet veel al zelf. Bestellingen, offertes en contracten staan op één plek, en offertes van leveranciers en onderaannemers komen in een prijsspiegel naast elkaar. Inkomende facturen worden gescand, herkend en bij het juiste project, contract of de inkooporder gezet, en de goedkeuring loopt digitaal. Meer- en minderwerk gaat automatisch mee in de begroting, en budgetafwijkingen zie je direct.
Wat er niet vanzelf in zit, is wat er in de mail rond die factuur gebeurt. Een onderaannemer rekent meerwerk dat de uitvoerder op de bouwplaats mondeling heeft toegezegd, zonder order in Kraan. Een leverancier mailt dat de volgende levering duurder wordt en dat de factuur hoger uitvalt. Een factuur verwijst naar een bestelling die maar half is geleverd. Wie dat uitzoekt, is nu de projectleider of de administratie: mail lezen, uitvoerder bellen, contract erbij pakken.
Dat voorwerk doet Bombos. Het leest de mail en de bijlage, zoekt de order of het contract erbij in Kraan en zet naast elkaar wat is afgesproken en wat er nu wordt gevraagd. Het voorstel voor het project staat klaar met de reden, en een vraag aan de leverancier staat als concept eronder. Een toezegging die alleen de uitvoerder kent, vraagt Bombos hem uit en legt het vast, zodat het de volgende keer wel meeweegt.
Welke taken draaien op Kraan?
Bij een aannemer die met Kraan werkt, draait alles om projecten en contracten. De taken hieronder gaan over wat daar per mail tussendoor komt: de factuur die nog geen order heeft, het meerwerk dat op de bouwplaats is afgesproken, de herinnering die de deur uit moet en de offerteaanvraag die op vrijdagmiddag binnenkomt. Elke taak begint in de mail en eindigt, na jouw akkoord in Bombos, in Kraan, of in een antwoord dat jij hebt goedgekeurd. Het contract in Kraan blijft de maat; Bombos legt de mail ernaast. Begin met de taak die nu de meeste mail en de meeste belletjes naar de bouwplaats oplevert. Je begint met één taak. Daarna leert je eigen team Bombos zelf de volgende, en daar hoef je niet technisch voor te zijn.
Wat verandert er in je week?
Meerwerk dat op de bouwplaats is toegezegd, komt niet meer als verrassing op de factuur. Zodra de mail van de onderaannemer binnen is, staat in Bombos welk contract erbij hoort, wat er was afgesproken en wat er nu wordt gerekend. Je projectleider beslist dezelfde dag, in plaats van het pas te zien als het budget al is overschreden. Zo doet hetzelfde team meer werk, van een hogere kwaliteit, voor minder dan een halve dag per week van de medewerker die je anders aanneemt.
Het begint met één taak. We komen langs en richten die eerste taak samen met je in, met je eigen Kraan en je eigen mailbox. Daarna kun je het zelf: je team leert Bombos de volgende taak, bijvoorbeeld de herinneringen, en je hoeft daarvoor niet bij ons terug te komen.
Wat gaat er niet weg zonder jouw akkoord?
Bombos zet geen factuur op een project of contract in Kraan, keurt geen meerwerk goed en stuurt geen vraag of antwoord naar een leverancier of onderaannemer voordat iemand van jullie in Bombos op Goedkeuren heeft gedrukt. Een afwijking van het contract staat altijd als vraag voor je klaar, niet als besluit. Die grens staat altijd aan. Uitzetten kan alleen Bombos, op jouw uitdrukkelijke verzoek en op eigen risico.
Van elke stap lees je achteraf terug wat er gebeurde en waarom. Bij het werk binnenshuis, zoals opzoeken, nalopen en klaarzetten, bepaal jij hoeveel Bombos alvast doet; berichten aan klanten en betalingen wachten altijd op jouw akkoord. Een voorstel kan fout zijn, ook als de reden aannemelijk klinkt. Bij twijfel vraagt Bombos het na in plaats van te gokken.
Bombos werkt ook met Exact Online, Exact voor Bouw en SnelStart.
Lees ook: Hoe laat ik AI werken met de software die we al hebben?
Alle vragen over AI in je bedrijf staan in de gids AI in je bedrijf.