Hoe gebruik ik AI in mijn bedrijf?
Je gebruikt AI in je bedrijf het best als een AI-agent naast de pakketten die je al hebt, zoals Outlook en Exact Online. Die leest wat binnenkomt, zoekt de gegevens erbij en zet het werk klaar; een mens keurt goed. Begin met één taak die nu met de hand gaat, zoals de gedeelde postbus.
- Welke takenDe administratieve taken die AI kan overnemen, per stroom op een rij, elk in één zin met een link naar de toepassing.
- Met je eigen softwareHoe AI naast Exact Online, AFAS, Syntess Atrium en Microsoft 365 werkt: lezen wat binnenkomt, opzoeken in het pakket, klaarzetten, en na akkoord in het pakket schrijven.
- ChatGPT of Copilot alleenWaarom ChatGPT en Copilot sterk zijn in losse vragen en teksten, maar het opzoeken en overtikken tussen je mail en je pakket bij je mensen laten.
- Aannemen of AIGroeit het overtikwerk, zet dan AI naast je team; groeit het werk dat oordeel en contact vraagt, neem dan iemand aan, en vaak is het allebei.
- Fouten en controleHoe je voorkomt dat fouten van AI buiten komen: een mens keurt goed, elke stap is terug te lezen, en het bedrijf blijft verantwoordelijk voor wat het verstuurt.
Wat is AI in een bedrijf?
AI in een bedrijf is geen chatvenster waar je vragen in typt, maar een AI-agent die meeleest in de mail en de pakketten die je al gebruikt: Outlook, Exact Online, AFAS, Syntess Atrium of Microsoft 365 met SharePoint. Hij doet het werk daartussen, het lezen, opzoeken en overtikken, en zet het resultaat klaar als voorstel: een boeking, een conceptantwoord, een planningsvoorstel. Pas als iemand van jullie op Goedkeuren drukt, gebeurt er iets.
Hoe begin je met AI in je bedrijf?
Je begint met AI in je bedrijf bij één taak, niet bij een plan voor het hele bedrijf. Kies werk dat elke dag binnenkomt en nu met de hand in een pakket belandt. Het doel ligt verder: met dezelfde mensen meer werk doen, van een hogere kwaliteit, zodat je bij groei niet steeds iemand hoeft aan te nemen.
Kies één taak waar nu iemand mail leest, opzoekt en overtikt. De gedeelde postbus is vaak de beste plek: alles komt op info@ binnen, een paar collega's kijken erin en niemand ziet wie wat oppakt.
Mail uit een gedeelde postbus verdelenRicht die taak in met Bombos erbij. Bombos komt langs, kijkt waar het werk binnenkomt en in welk pakket het terecht moet, en interviewt de mensen die het nu doen. Bij inkoopfacturen zit het projectnummer vaak alleen in het hoofd van de projectleider; zo wordt dat een regel die Bombos kent.
Inkoopfacturen die iemand overtiktKeur de eerste tijd elk voorstel goed of corrigeer het. Je stuurt bij zoals bij een nieuwe collega, en je correctie wordt de regel voor de volgende keer. Bij de weekstaten kijk je zo na een tijd vooral de afwijkingen na, niet elke urenregel.
Weekstaten die als foto of Excel binnenkomenBepaal daarna zelf hoeveel Bombos alvast doet bij het werk binnenshuis; berichten aan klanten wachten altijd op akkoord. Bij een offerteaanvraag op vrijdagmiddag staan het antwoord en de opzet van de offerte dan klaar, en gaat de tijd van je team naar de prijs en het gesprek.
Offerteaanvragen die buiten kantoortijd binnenkomenLaat je team de volgende taak zelf aan Bombos leren. Daar hoef je niet technisch voor te zijn: wie een collega kan uitleggen hoe iets moet, kan het Bombos ook uitleggen. Na de offerteaanvragen ligt het opvolgen van offertes die dreigen te verlopen voor de hand.
Offertes die verlopen zonder dat iemand belt
We nemen je mee bij de eerste taak. Daarna kan je team het zelf, en dat is ook de bedoeling: je hoort niet bij ons terug te blijven komen. Hoe die eerste taak er bij een gedeelde postbus uitziet, lees je op Postbus leeg, mens beslist.
Welke vragen beantwoorden de gidsen?
De gidsen beantwoorden elk één vraag die ondernemers stellen als ze met AI aan de slag willen, in de volgorde waarin die vragen meestal komen. Elke gids eindigt met voorbeelden uit de praktijk en een verwijzing naar de volgende.
- Waar je met AI begint bij twintig medewerkers, en hoe je de eerste taak kiest.
- Welke administratieve taken AI kan overnemen, per soort werk en met een voorbeeld.
- Hoe je AI toepast zonder IT-afdeling, en wat je daar zelf voor doet.
- Hoe AI werkt met de software die je al hebt, zoals Exact Online, AFAS, Syntess Atrium en Microsoft 365.
- Waarom het met ChatGPT of Copilot alleen niet lukt om werk uit handen te geven.
- Wat AI kost voor een klein bedrijf, en wat het oplevert.
- Of je iemand aanneemt of AI inzet als het werk groeit, en wanneer je toch een mens nodig hebt.
- Hoe je meer werk gedaan krijgt met evenveel mensen, en welk werk daarvoor wegvalt.
- Hoe je voorkomt dat AI fouten maakt, en wie het controleert.
Wat kost het en wat levert het op?
AI in je bedrijf kost bij Bombos voor iedereen hetzelfde. De pilot kost 2.000 euro voor de eerste drie maanden, met Bombos ernaast, daarna 1.000 euro per maand. In die eerste drie maanden richt je samen met Bombos de eerste taak in.
Wat het oplevert is werk dat verdwijnt: het overtikken, het doorsturen, het zoeken naar een projectnummer of een klantgegeven. Dat merkt eerst de collega die het nu doet, en daarna de klant die sneller een antwoord krijgt. Je mensen blijven beslissen, maar hun tijd gaat naar het werk waar oordeel bij hoort. Bombos kost minder dan een halve dag per week van de medewerker die je anders aanneemt; meer daarover in wat AI kost en aannemen of AI.
Wat doet de mens?
De mens beslist: er gaat niets naar een klant en er wordt niets geboekt voordat iemand van jullie op Goedkeuren heeft gedrukt. Bij elk voorstel zie je wat Bombos klaarzet, met de reden en de bron erbij, zoals de mail of de factuur waar het uit komt. Van elke stap lees je achteraf terug wat er gebeurde en waarom.
In het begin legt Bombos alles voor. Bij werk binnenshuis, zoals opzoeken, nalopen en klaarzetten, bepaal je daarna zelf hoeveel Bombos alvast doet. Berichten naar buiten en betalingen wachten altijd op akkoord. Hoe dat werkt, staat in de gids over fouten en controle.
Wanneer heb je hier niets aan?
Een AI-agent heeft weinig te doen als er geen stroom mail, bonnen of appjes is die nu met de hand in een pakket belandt. Gebeurt alles al in het pakket zelf, bijvoorbeeld omdat klanten en leveranciers rechtstreeks invoeren, dan valt er ook weinig te winnen. En werk je met minder dan vijf mensen, dan is de stapel meestal te klein om een taak op in te richten.
Weet je niet zeker of jullie werk erbij past? Laat je nummer achter via contact, dan bellen we je terug om over jouw situatie te sparren. Dat is gratis en vrijblijvend.
Veelgestelde vragen
Heb ik een IT-afdeling nodig om AI in mijn bedrijf te gebruiken?
Nee. Bombos werkt in de postbus en de pakketten die je al hebt, zoals Outlook, Exact Online en AFAS, en er hoeft niets te verhuizen. De eerste taak richt je samen met Bombos in; de volgende leert je team zelf aan.
Is ChatGPT of Copilot niet genoeg?
ChatGPT en Copilot wachten tot iemand een vraag stelt. Een AI-agent leest zelf wat binnenkomt, zoekt de gegevens erbij in je pakket en zet het werk klaar voor akkoord. Voor schrijven en samenvatten zijn ChatGPT en Copilot handig, maar het werk tussen je mail en je pakket blijft dan liggen.
Kan AI zelf mail versturen of boeken in mijn pakket?
Bombos kan na akkoord in je pakketten schrijven en berichten versturen. Zonder dat iemand op Goedkeuren drukt, gaat er niets naar een klant en wordt er niets geboekt. Die grens staat altijd aan.
Welke taken kan AI in een klein bedrijf overnemen?
Vooral werk waarbij iemand leest, opzoekt en overtikt: inkoopfacturen aan een project hangen, weekstaten omzetten in urenregels, mail uit een gedeelde postbus verdelen en offerteaanvragen beantwoorden. Het oordeel blijft bij de mens. Een overzicht per soort werk staat in de gids over welke taken AI kan overnemen.
Wat als de kennis alleen in de hoofden van mijn mensen zit?
Dan interviewt Bombos die mensen om die kennis vast te leggen, bijvoorbeeld welk project bij welke leverancier hoort. Wat Bombos niet weet, legt het als vraag voor in plaats van te gokken. Zo wordt elke correctie een regel voor de volgende keer.
Moeten mijn medewerkers technisch zijn?
Nee. Wie een collega kan uitleggen hoe iets moet, kan het Bombos ook uitleggen. Je corrigeert een voorstel zoals je een nieuwe collega bijstuurt, en zo leren je mensen vanzelf met AI werken.
Vervangt AI mijn medewerkers?
Het doel is dat dezelfde mensen meer werk aankunnen, van een hogere kwaliteit. Het overtikken en zoeken valt weg; het oordeel en het contact met klanten blijven bij je team. Voor een bedrijf dat snel groeit betekent dat minder vaak iemand aannemen om het werk bij te houden.
Verder lezen
- De gedeelde postbus bij administratiekantoren en VvE-beheerMail uit een gedeelde postbus verdelenElke mail een eigenaar, het antwoord staat al klaar.
- Facturen aan het project, in elke brancheInkoopfacturen die iemand overtiktInkoopfacturen zonder overtikken, meer werk met dezelfde mensen.
- Weekstaten en uren bij uitzend en bemiddelingWeekstaten die als foto of Excel binnenkomenDe uren zijn rond aan het eind van de week.
- Planning bij installatie en technisch onderhoudOfferteaanvragen die buiten kantoortijd binnenkomenHet antwoord op elke aanvraag ligt klaar voordat de klant verder belt.
- Eén taak van begin tot eind: Postbus leeg, mens beslist
- Volgende gids: Waar begin ik met AI bij twintig medewerkers?
- Liever meteen overleggen? Neem contact op