Hoe koppel je Exact voor Bouw aan je mailbox, zodat een inkoopfactuur uit de mail bij het juiste project komt?
Je zet Bombos naast Exact voor Bouw en je mailbox, en dan staat een inkoopfactuur uit de mail als boekingsvoorstel klaar met het juiste project erbij. Bombos leest de factuur en de mail eromheen, zoekt het project en de offerte op en zet de reden bij het voorstel. Na jouw akkoord in Bombos staat de boeking in Exact voor Bouw. Het werkt naast Exact voor Bouw, niet in plaats van.
Wat doet Exact voor Bouw al zelf, en wat niet?
Exact voor Bouw doet veel al zelf. Facturen en bonnen worden automatisch herkend en geboekt, en met uitvoerdersbonnen controleer je inkoopfacturen beter. Per project zie je de budgetten, kosten, opbrengsten en marges, en een gewonnen offerte zet je direct om in een project of factuur. Betalingsherinneringen gaan automatisch de deur uit, met een betaallink erbij.
Wat er niet vanzelf in zit, is wat de mail rond een factuur vertelt. Een leverancier stuurt een factuur zonder projectnummer, of met het nummer van een project dat al is afgesloten. De uitvoerder mailt een foto van een pakbon en schrijft erbij dat de helft retour gaat. Een onderaannemer rekent een post meerwerk waar niemand op kantoor van wist. Bij welk project dat hoort en of het klopt met de offerte, zoekt nu je administratie of de projectleider met de hand uit.
Dat voorwerk doet Bombos. Het leest de factuur samen met de mail, de bon en de offerte, zoekt het project op in Exact voor Bouw en zet de boeking klaar met de reden erbij. Wijkt een bedrag af van wat er is afgesproken, dan staat dat bovenaan. Wat alleen de projectleider weet, zoals welke leverancier voor welk project levert, vraagt Bombos hem uit en legt het vast, zodat het de volgende keer wel meeweegt.
Welke taken draaien op Exact voor Bouw?
In de bouw komt het werk voor Exact voor Bouw zelden netjes binnen. Het staat in de mail van een leverancier, in een foto van de uitvoerder of in een PDF van een onderaannemer. Elke taak hieronder begint daar en eindigt, na jouw akkoord in Bombos, in Exact voor Bouw: de factuur bij het project, de herinnering bij de klant, de afwijking bij degene die erover gaat. Doet je bedrijf ook service, dan loopt een storing die per mail binnenkomt op dezelfde manier naar een voorstel voor de planning. Welke taak eerst komt, kies je zelf, op basis van wat nu het langst blijft liggen. Je begint met één taak. Daarna leert je eigen team Bombos zelf de volgende, en daar hoef je niet technisch voor te zijn.
Wat verandert er in je week?
Je administratie begint de week niet meer met een stapel facturen waar geen projectnummer op staat. Ze opent Bombos, ziet per factuur het voorgestelde project met de reden, en keurt goed of past aan. Een factuur die afwijkt van de offerte valt op de dag van binnenkomst op, niet pas als het project wordt afgerekend. De projectleider hoeft niet meer tussen twee bouwplaatsen door terug te bellen over een bon. Zo doet hetzelfde team meer werk, van een hogere kwaliteit, voor minder dan een halve dag per week van de medewerker die je anders aanneemt.
Het begint met één taak. We komen langs en richten die eerste taak samen met je in, met je eigen Exact voor Bouw en je eigen mailbox. Daarna kun je het zelf: je team leert Bombos de volgende taak, en je hoeft daarvoor niet bij ons terug te komen.
Wat gaat er niet weg zonder jouw akkoord?
Bombos boekt geen factuur in Exact voor Bouw, zet geen kosten op een project en stuurt geen herinnering of vraag naar een leverancier voordat iemand van jullie in Bombos op Goedkeuren heeft gedrukt. Ook een voorstel dat vanzelf lijkt te spreken, wacht op die druk op de knop. Die grens staat altijd aan. Uitzetten kan alleen Bombos, op jouw uitdrukkelijke verzoek en op eigen risico.
Van elke stap lees je achteraf terug wat er gebeurde en waarom. Bij het werk binnenshuis, zoals opzoeken, nalopen en klaarzetten, bepaal jij hoeveel Bombos alvast doet; berichten aan klanten en betalingen wachten altijd op jouw akkoord. Een voorstel kan fout zijn, ook als de reden aannemelijk klinkt. Bij twijfel vraagt Bombos het na in plaats van te gokken.
Bombos werkt ook met Exact Online, SnelStart en Kraan.
Lees ook: Hoe laat ik AI werken met de software die we al hebben?
Alle vragen over AI in je bedrijf staan in de gids AI in je bedrijf.