Hoe koppel je Outlook aan SharePoint in Microsoft 365, zodat een mail bij de juiste collega en in het juiste dossier komt?
Je koppelt Outlook aan SharePoint in Microsoft 365 door Bombos ernaast te zetten. Bombos leest wat per mail binnenkomt en zoekt de klant en het dossier erbij in SharePoint. De collega, het conceptantwoord en de map staan als voorstel klaar en na jouw akkoord zet Bombos de bijlage in SharePoint. Het werkt naast Microsoft 365, niet in plaats van.
Wat doet Microsoft 365 al zelf, en wat niet?
Microsoft 365 regelt veel al zelf. Met regels in Outlook sorteer je mail op afzender of onderwerp. Een gedeeld postvak laat meerdere collega's dezelfde info@ lezen, en in SharePoint-bibliotheken staan je dossiers met hun documenten.
Wat er niet in zit, is het oordeel over de inhoud. Een regel ziet niet dat een bewoner een lekkage meldt en dat die bij de collega hoort die lekkages behandelt. SharePoint bewaart een bijlage, maar kiest niet bij welke klant en welk dossier hij hoort. Dat leest en zoekt nu iemand uit, mail voor mail.
Dat voorwerk doet Bombos. Het zoekt de klant op, stelt de collega of de map voor volgens jullie eigen afspraken en zet de reden en een conceptantwoord erbij. Een verdeelafspraak die alleen in het hoofd van een collega zit, vraagt Bombos uit en legt het vast, zodat het de volgende keer wel meeweegt.
Welke taken draaien op Microsoft 365?
Elke taak hieronder begint in Outlook en eindigt, na jouw akkoord in Bombos, bij de juiste collega, in je agenda of in SharePoint. Je begint met één taak. Daarna leert je eigen team Bombos zelf de volgende, en daar hoef je niet technisch voor te zijn.
Wat kost het?
De pilot kost 2.000 euro voor de eerste drie maanden, met Bombos ernaast, daarna 1.000 euro per maand. We komen langs, richten de eerste taak samen met je in en werken met je eigen Outlook en SharePoint.
Het lezen, doorsturen en opbergen van mail verdwijnt, en je collega's beoordelen voorstellen in plaats van elke ochtend de postbus te verdelen. Zo doet hetzelfde team meer werk, van een hogere kwaliteit, voor minder dan een halve dag per week van de medewerker die je anders aanneemt.
Wat gaat er niet weg zonder jouw akkoord?
Bombos verstuurt geen mail, zet niets definitief in een dossier en plant geen afspraak voordat iemand van jullie op Goedkeuren heeft gedrukt. Die grens staat altijd aan. Uitzetten kan alleen Bombos, op jouw uitdrukkelijke verzoek en op eigen risico.
Van elke stap lees je achteraf terug wat er gebeurde en waarom. Bij het werk binnenshuis, zoals opzoeken, nalopen en klaarzetten, bepaal jij hoeveel Bombos alvast doet; berichten aan klanten en betalingen wachten altijd op jouw akkoord. Een voorstel kan fout zijn, ook als de reden aannemelijk klinkt. Bij twijfel vraagt Bombos het na in plaats van te gokken.
Lees ook: Hoe laat ik AI werken met de software die we al hebben?
Alle vragen over AI in je bedrijf staan in de gids AI in je bedrijf.