Hoe koppel je HelloFlex aan je mailbox, zodat uren uit een foto of PDF in HelloFlex komen?
Je zet Bombos naast HelloFlex en je mailbox: Bombos leest de uren die als foto, appje, PDF of losse mail binnenkomen en zet ze als urendeclaratie klaar voor HelloFlex. Het zoekt het contract en de opdrachtgever erbij en zet wat afwijkt met de reden voor je klaar. Na jouw akkoord in Bombos staan de uren in HelloFlex, waar ze verder gaan naar verloning en facturatie. Het werkt naast HelloFlex, niet in plaats van.
Wat doet HelloFlex al zelf, en wat niet?
HelloFlex regelt veel al zelf. Kandidaten en opdrachtgevers registreren uren online, en automatische alerts herinneren de opdrachtgever eraan om ze te accorderen. HelloFlex wijst de uren toe aan de juiste opdrachtgever, het project en de kostenpost, en in Boost en Boost+ rekent het ze door volgens het rekenschema van de cao en importeer je uren uit Excel of CSV in één keer. Een contract stel je op in een paar klikken en laat je digitaal ondertekenen.
Wat er niet in zit, is de opdrachtgever die niet online registreert. Een bouwbedrijf stuurt elke maandag een PDF met de uren van zes mensen, een ploegleider appt een foto van een ingevuld formulier, een flexwerker mailt dat hij zaterdag twee uur extra heeft gewerkt. Dat is geen Excel die je kunt importeren. Iemand op kantoor leest het, zoekt het contract erbij en tikt het over.
Dat voorwerk doet Bombos. Het leest de uren uit de foto of de PDF, zoekt het contract en de opdrachtgever erbij in HelloFlex en zet de declaratie klaar. Wat niet past, zoals uren buiten de afgesproken functie of een dag waarop geen contract loopt, staat er met de reden bij, en wat ontbreekt vraagt Bombos na. Een gewoonte die alleen de backoffice kent, zoals welke opdrachtgever reistijd apart doorgeeft, vraagt Bombos uit en legt het vast, zodat het de volgende keer wel meeweegt.
Welke taken draaien op HelloFlex?
Elke taak hieronder begint in de mail of een appje en eindigt, na jouw akkoord in Bombos, in HelloFlex. Een goede eerste taak is de stapel uren van opdrachtgevers die niet online registreren, omdat die elke week terugkomt en elke fout doorwerkt in loon en factuur. Daarna volgen de taken eromheen: de terugvraag aan een opdrachtgever wiens PDF een dag mist, het eerste antwoord aan een kandidaat, of de gegevens die je nodig hebt voordat een nieuwe flexwerker kan beginnen. Elke taak draait met je eigen HelloFlex en je eigen mailbox, en je opdrachtgevers blijven hun uren aanleveren zoals ze dat nu al doen, per mail, als foto of als PDF. Je begint met één taak. Daarna leert je eigen team Bombos zelf de volgende, en daar hoef je niet technisch voor te zijn.
Wat verandert er in je week?
De uren van opdrachtgevers die niet online registreren, zijn geen uitzondering meer die op maandag blijft liggen. Ze staan net zo snel in HelloFlex als de uren uit het portaal, met de twijfelgevallen apart en de terugvraag klaar. Je backoffice controleert voorstellen in plaats van PDF's over te tikken, en de verloning start op tijd, ook in de week dat iemand vrij is. Zo doet hetzelfde team meer werk, van een hogere kwaliteit, voor minder dan een halve dag per week van de backofficemedewerker die je anders aanneemt.
We komen langs en richten de eerste taak samen met je in, met je eigen HelloFlex en je eigen mailbox, en met de uren van een paar opdrachtgevers die je nu met de hand verwerkt. Als de voorstellen kloppen, kun je het zelf: je voegt de volgende opdrachtgever toe of leert Bombos een nieuwe taak, zonder dat je ons daarvoor terugroept.
Wat gaat er niet weg zonder jouw akkoord?
Bombos zet geen uren in HelloFlex, maakt geen contract aan en stuurt geen bericht aan een flexwerker of opdrachtgever voordat iemand van jullie in Bombos op Goedkeuren heeft gedrukt. Wat Bombos voorstelt, zie je eerst in Bombos, met de foto of de PDF ernaast. Ook een terugvraag over een ontbrekende dag blijft een concept tot jij hem goedkeurt. Die grens staat altijd aan. Uitzetten kan alleen Bombos, op jouw uitdrukkelijke verzoek en op eigen risico.
Van elke stap lees je achteraf terug wat er gebeurde en waarom. Bij het werk binnenshuis, zoals opzoeken, nalopen en klaarzetten, bepaal jij hoeveel Bombos alvast doet; berichten aan klanten en betalingen wachten altijd op jouw akkoord. Een voorstel kan fout zijn, ook als de reden aannemelijk klinkt. Bij twijfel vraagt Bombos het na in plaats van te gokken.
Bombos werkt ook met AFAS, Nmbrs, Easyflex, Kentro en Nocore.
Lees ook: Hoe laat ik AI werken met de software die we al hebben?
Alle vragen over AI in je bedrijf staan in de gids AI in je bedrijf.