Hoe koppel je Easyflex aan je mailbox, zodat een weekstaat uit de mail als urenregels in Easyflex komt?
Je zet Bombos naast Easyflex en je mailbox: Bombos leest de weekstaten die als foto, appje, PDF of Excel binnenkomen en zet de urenregels klaar voor Easyflex. Het zoekt de plaatsing en het contract erbij, zet de afwijkingen met de reden apart en vraagt na wat ontbreekt. Na jouw akkoord in Bombos staan de uren in Easyflex, klaar voor de urenverwerking. Het werkt naast Easyflex, niet in plaats van.
Wat doet Easyflex al zelf, en wat niet?
Easyflex regelt veel al zelf. In het portaal vullen flexwerkers en inleners de gewerkte uren in en accorderen ze die digitaal. De urenontrafelaar ziet welk looncomponent bij welk tijdsbestek hoort, met vergoedingen en inhoudingen erbij, en met Urenbestanden premium schiet je een Excel van een inlener direct in de ontrafelaar. Signaleringen laten zien welke gegevens van een flexwerker nog niet zijn aangeleverd.
Wat er niet in zit, is alles wat buiten het portaal om binnenkomt. Een flexkracht die het portaal niet gebruikt, appt een foto van zijn urenbriefje. Een voorman mailt een ingescande weekstaat met handgeschreven correcties. Een inlener stuurt een PDF in zijn eigen opmaak, of een mail dat iemand dinsdag eerder naar huis ging. Voordat dat in Easyflex kan, moet een intercedent het lezen, de plaatsing opzoeken en navragen wat niet klopt.
Dat voorwerk doet Bombos. Het leest de foto, de PDF of de mail, zoekt de plaatsing en het contract erbij in Easyflex en zet de uren klaar in de vorm die de urenverwerking verwacht. Wat afwijkt van de plaatsing, zoals een dienst op een andere locatie of uren boven het contract, staat er met de reden bij. Een afspraak die alleen de intercedent kent, bijvoorbeeld dat een inlener pauzes nooit op de weekstaat zet, vraagt Bombos uit en legt het vast, zodat het de volgende keer wel meeweegt.
Welke taken draaien op Easyflex?
Elke taak hieronder begint in de mail of een appje en eindigt, na jouw akkoord in Bombos, in Easyflex. De weekstaat ligt als eerste taak voor de hand: hij komt elke week terug, bij elke inlener in een andere vorm, en elke fout erin zie je terug op een loonstrook en op een factuur. Daarna liggen de taken eromheen klaar, zoals de terugvraag aan een inlener die de handtekening vergat of het eerste antwoord aan een kandidaat die op een vacature reageerde. De volgorde kies je zelf. Elke taak draait met je eigen Easyflex en je eigen mailbox, en je inleners hoeven niets anders te doen dan ze nu doen. Je begint met één taak. Daarna leert je eigen team Bombos zelf de volgende, en daar hoef je niet technisch voor te zijn.
Wat verandert er in je week?
Maandagochtend is geen overtikochtend meer. De weekstaten van het weekend staan als voorstel klaar voor Easyflex, met de afwijkingen bovenaan en de terugvragen aan inleners klaar om te versturen. Je intercedenten beoordelen uren in plaats van ze over te tikken, en houden de tijd over voor kandidaten en klanten. Minder fouten vooraf betekent minder herstelde loonstroken en minder creditfacturen achteraf. Zo doet hetzelfde team meer werk, van een hogere kwaliteit, voor minder dan een halve dag per week van de intercedent die je anders aanneemt.
We komen langs en richten de eerste taak samen met je in, met je eigen Easyflex en je eigen mailbox. We nemen de weekstaten van je grootste inleners als oefenstof en kijken samen of de voorstellen kloppen. Daarna kun je het zelf, en leer je Bombos de volgende inlener of de volgende taak zonder ons.
Wat gaat er niet weg zonder jouw akkoord?
Bombos zet geen uren in Easyflex en stuurt geen bericht aan een flexkracht of inlener voordat iemand van jullie in Bombos op Goedkeuren heeft gedrukt. Wat Bombos voorstelt, zie je eerst in Bombos, met de weekstaat ernaast. Ook een terugvraag over een ontbrekende handtekening blijft een concept tot jij hem goedkeurt. Die grens staat altijd aan. Uitzetten kan alleen Bombos, op jouw uitdrukkelijke verzoek en op eigen risico.
Van elke stap lees je achteraf terug wat er gebeurde en waarom. Bij het werk binnenshuis, zoals opzoeken, nalopen en klaarzetten, bepaal jij hoeveel Bombos alvast doet; berichten aan klanten en betalingen wachten altijd op jouw akkoord. Een voorstel kan fout zijn, ook als de reden aannemelijk klinkt. Bij twijfel vraagt Bombos het na in plaats van te gokken.
Bombos werkt ook met AFAS, Nmbrs, HelloFlex, Kentro en Nocore.
Lees ook: Hoe laat ik AI werken met de software die we al hebben?
Alle vragen over AI in je bedrijf staan in de gids AI in je bedrijf.