Hoe beantwoord je een verlofaanvraag per mail met saldo en planning erbij?
Een verlofaanvraag per mail wacht nu dagen op een ja; Bombos zet het conceptantwoord klaar naast het saldo uit AFAS en de planning, jij beslist.
Werkt met AFAS en je eigen manier van aanleveren.
Verlof per mail is een kleine taak om mee te beginnen. Het doel is groter: met dezelfde organisatie meer werk van een hogere kwaliteit, en een team dat Bombos zelf de volgende taak leert.
Zo gaat het nu, en zo gaat het met Bombos.
"Mag ik de 14e vrij?" wacht op iemand die de planning én het saldo erbij pakt.
Nu zoekt iemand bij elke verlofmail eerst het saldo in AFAS op en pakt de planning erbij, en daarom blijft het antwoord liggen. De mail vertelt welke dag iemand vrij wil; alles wat je nodig hebt om ja of nee te zeggen, staat ergens anders. AFAS heeft al een verlofroute via InSite en de Pocket-app, met goedkeuring en verwerking in het bezettingsoverzicht. Bij de losse mail doe je dat leeswerk en opzoekwerk zelf.
Het conceptantwoord staat klaar, zodat jij er alleen nog het saldo en de planning naast legt.
Bombos leest de verlofmail, zoekt de beschikbare gegevens erbij en zet een conceptantwoord klaar, met de reden erbij. Voor je besluit leg je het saldo uit AFAS en de planning naast het voorstel: de tekst staat klaar, de beoordeling van saldo en bezetting ligt bij jou. Ontbreekt informatie of weet Bombos iets niet zeker, dan legt het dat aan je voor. Jij vult je besluit aan, verstuurt het antwoord en boekt het verlof in AFAS.
Na drie maanden krijgt een verlofaanvraag dezelfde dag antwoord. Bombos kent jullie huisregels, dus de concepten kloppen vaker en jij beslist sneller. Het uitzoekwerk rond verlof is geen klus meer die blijft liggen. Je team houdt ruimte over voor ander werk, en zet zelf de volgende taak op met Bombos.
Wat er dan klaarstaat
- Elke verlofaanvraag krijgt dezelfde dag antwoord
- Het concept ligt klaar, jij zegt ja of nee
- Geen collega die nog dagen op een ja wacht
- Jullie huisregels voor verlof eindelijk vastgelegd
Waar zie je dat?
De voorbereide antwoorden op verlofmails staan in Bombos op één lijst. Je ziet per voorstel de reden en de status "staat voor je klaar" of "wacht op jouw input". Voor het bekijken van de voorstellenlijst hoef je AFAS niet open te hebben.
"Staat voor je klaar" betekent dat er een concept is om te beoordelen. Bij "wacht op jouw input" ligt er een vraag over informatie of een besluit dat nog nodig is. Je ziet zo welke verlofmail je kunt oppakken en waar je eerst iets moet aanvullen. Voor je beoordeling haal je het saldo en de planning erbij.
Elke handeling met effect buiten Bombos staat in een logboek dat je kunt bekijken. Daar kijk je terug wat er na je beoordeling is gebeurd. De lijst met voorstellen houdt het voorbereidende werk zichtbaar; de verlofboeking verwerk je na je besluit in AFAS.
Hoe begint het?
In de eerste week bekijken we samen de verlofmails, in een inrichtingsgesprek van ongeveer een uur. We bespreken welke mailbox de aanvragen ontvangt, welk pakket je gebruikt en welke regels gelden voor de antwoorden. We kijken naar het werk dat via de mail binnenkomt naast de bestaande verlofroute in AFAS. In dat gesprek leggen we ook de huisregels voor verlof vast die tot nu toe alleen mondeling golden.
Daarna zet Bombos de eerste taak live. Elke taaksoort begint op "voorstellen": het verlofantwoord ligt als concept ter beoordeling voor. Je correcties worden de regels voor de volgende keer. Je geeft daarmee aan hoe een verlofmail bij jullie beantwoord moet worden. Zonder jouw verbeteringen leert Bombos niet hoe jullie een verlofverzoek beantwoorden.
Je houdt je mailbox en pakket, zonder verhuizing of cursus. We vullen de instellingen samen in. Gaat een taaksoort een tijd goed, dan bepaal jij of "uitvoeren na akkoord" of "zelfstandig" past. Voor berichten en boekingen blijven de vaste grenzen gelden. Via het logboek houd je zicht op de uitgevoerde handelingen.
Zie je dezelfde huisregel steeds terugkomen in je correcties, dan legt Bombos die als vaste regel aan je voor, met de eerdere aanvragen als reden. Jij zegt ja of nee.
Het verlof is het begin, niet het hele aanbod. Wij nemen je mee bij de eerste stap; daarna leert je eigen kantoor Bombos de volgende taak. Na drie maanden krijgt een verlofaanvraag dezelfde dag antwoord.
Van verlofmail naar een team dat meer aankan.
Een verlofmail lijkt klein. Toch is hij typisch voor het werk dat een groeiend bedrijf opslokt: steeds iets opzoeken, steeds iets erbij doen. Wil je groeien zonder in mensen te groeien, dan moet juist dat werk lichter. Met Bombos doet je team met dezelfde mensen meer werk, en beter.
Na het verlof leert je team Bombos zelf de volgende taak. Daar hoef je niet technisch voor te zijn: wie een concept verbetert, legt een regel vast en leert zo vanzelf met AI werken. Wij nemen je mee bij de eerste stap. Daarna hoef je niet bij ons terug te komen, en dat is precies de bedoeling.
Bombos kost minder dan een halve dag per week van de medewerker die je anders zou aannemen. Laat je nummer achter, dan bellen we je terug om over jouw situatie te sparren.
Wat Bombos doet, in drie stappen
Het leest wat binnenkomt
Mail, appje, foto of PDF: Bombos leest het, zoekt de klant en de gegevens erbij in de systemen die je al hebt, en ziet wat er mist.
Het zet het werk klaar, jij keurt goed
Het voorstel staat op één lijst met de reden erbij. Jij leest, past aan en geeft akkoord. Verstuurd, geboekt of opgeslagen wordt er pas daarna.
Het onthoudt wat jij beslist
Elke correctie is de regel voor de volgende keer. Gaat het een tijd goed, dan geef je een taaksoort stap voor stap meer uit handen, en je kijkt achteraf mee in het logboek.
Wat kan Bombos hier vandaag niet?
Verlof wordt niet toegekend zonder jouw akkoord. De beoordeling van saldo en planning ligt bij jou, en de verwerking in AFAS volgt pas op jouw akkoord. Een voorbereid bericht bevat dus de tekst om te beoordelen, niet de toestemming om weg te blijven.
Bombos kent alleen de verlofafspraken die in de mail, de appjes of het pakket staan. Een onderlinge afspraak die nergens is vastgelegd, komt niet terug in het voorstel. Daarom kan Bombos je interviewen: het vraagt na welke huisregels jullie voor verlof hanteren, zodat je aanvult wat bij deze aanvraag van belang is. Een voorstel kan fout zijn, ook zonder dat Bombos twijfel aangeeft; de inhoud vraagt controle voordat je hem bij de verlofaanvraag gebruikt.
Bombos verstuurt berichten aan de aanvrager of de inlener nooit zonder jouw akkoord. Dat geldt voor ieder kanaal, ook bij een kort antwoord op een verlofmail. Die grens is technisch afgedwongen. Wil je die grens voor een soort werk verleggen, dan doen wij dat samen met jou.
Het werk zit in het besluit achter dat korte ja of nee.
Verder lezen: Hoe krijg ik meer werk gedaan met evenveel mensen?