Hoe koppel je VvEtotaal aan je mailbox, zodat een melding per mail een werkbon wordt?
Je zet Bombos naast VvEtotaal en je gedeelde postbus, en een melding die per mail binnenkomt wordt een voorstel voor een werkbon. Bombos zoekt de VvE en het dossier van de eigenaar erbij in VvEtotaal, stelt voor welke collega de mail krijgt en zet een conceptantwoord klaar. Na jouw akkoord in Bombos gaat het antwoord weg en staat de werkbon in VvEtotaal. Bombos werkt naast VvEtotaal, niet in plaats van.
Wat doet VvEtotaal al zelf, en wat niet?
VvEtotaal regelt veel al zelf. Appartementseigenaren voeren er zelf onderhoudsmeldingen in, en je maakt er werkbonnen en de meerjarenonderhoudsplanning met begroting. Iedere eigenaar heeft een eigen persoonlijk dossier, je legt er telefoongesprekken vast en je agendeert taken. Aan de financiële kant lopen de maandelijkse bijdrage, herinneringen en aanmaningen, en SEPA-incasso's met de bank.
Wat er niet in zit, is de eigenaar die de melding niet zelf invoert maar een mail stuurt. Een bewoner mailt info@ een foto van een lekkende regenpijp, een eigenaar meldt dat hij zijn appartement verkoopt, een aannemer vraagt wanneer hij de sleutel kan ophalen. Voordat daar een werkbon, een notitie in het dossier of een antwoord van komt, zoekt iemand de VvE en de eigenaar op en bepaalt hij wie het oppakt.
Dat voorwerk doet Bombos. Het leest de mail en de foto, zoekt de VvE en het dossier van de eigenaar erbij in VvEtotaal en zet een voorstel klaar: de collega, een conceptantwoord en bij een melding de werkbon voor de aannemer. Welke aannemer een VvE het liefst heeft, of dat het bestuur eerst gebeld wil worden, weet vaak alleen de beheerder. Bombos vraagt het uit en legt het vast, zodat het de volgende keer wel meeweegt.
Welke taken draaien op VvEtotaal?
Elke taak hieronder begint met een mail op info@ en eindigt, na jouw akkoord in Bombos, bij de juiste collega, in het dossier of als werkbon in VvEtotaal. Bombos werkt met wat VvEtotaal al weet: de VvE, de eigenaar, zijn dossier en de werkbonnen die al lopen. Zo ziet een collega meteen of een lekkage al gemeld is, voordat er een tweede werkbon voor hetzelfde lek komt. Een logische eerste taak is de gedeelde postbus, omdat daar alles samenkomt. Daarna volgt de mail die in het dossier van de eigenaar hoort, zoals het bericht dat hij zijn appartement verkoopt. Je begint met één taak. Daarna leert je eigen team Bombos zelf de volgende, en daar hoef je niet technisch voor te zijn.
Wat verandert er in je week?
Een eigenaar die mailt in plaats van zelf een melding in te voeren, wacht niet langer dan een eigenaar die het wel invoert. Zijn mail staat net zo snel als voorstel voor een werkbon klaar, en je collega keurt het goed in plaats van het over te tikken. Keur je het in Bombos goed, dan staat wat hij mailt in zijn dossier. Zo doet hetzelfde team meer werk, van een hogere kwaliteit, voor minder dan een halve dag per week van de medewerker die je anders aanneemt.
Het begint met één taak. We komen langs en richten die samen met je in, met je eigen VvEtotaal en je eigen mailbox. Daarna kun je het zelf: je team leert Bombos de volgende taak, zoals de vragen rond een verkoop en de informatie voor de notaris. Daar hoef je niet technisch voor te zijn.
Wat gaat er niet weg zonder jouw akkoord?
Bombos maakt geen werkbon in VvEtotaal, zet niets in het dossier van een eigenaar en stuurt geen antwoord aan een bewoner of aannemer voordat iemand van jullie in Bombos op Goedkeuren heeft gedrukt. Ook een werkbon die precies lijkt op die van vorige maand wacht op dat akkoord. Die grens staat altijd aan. Uitzetten kan alleen Bombos, op jouw uitdrukkelijke verzoek en op eigen risico.
Van elke stap lees je achteraf terug wat er gebeurde en waarom. Bij het werk binnenshuis, zoals opzoeken, nalopen en klaarzetten, bepaal jij hoeveel Bombos alvast doet; berichten aan klanten en betalingen wachten altijd op jouw akkoord. Een voorstel kan fout zijn, ook als de reden aannemelijk klinkt. Bij twijfel vraagt Bombos het na in plaats van te gokken.
Bombos werkt ook met TwinQ, Bloxs en HyVve.
Lees ook: Hoe laat ik AI werken met de software die we al hebben?
Alle vragen over AI in je bedrijf staan in de gids AI in je bedrijf.