Hoe koppel je HyVve aan je mailbox, zodat een mail van een bewoner meteen bij de juiste collega ligt?
Je zet Bombos naast HyVve en je gedeelde postbus, en een mail van een bewoner ligt met een voorstel bij de juiste collega. Bombos zoekt de VvE en de eigenaar erbij in HyVve, zet een conceptantwoord klaar en stelt bij een lekkage een opdracht voor aan een leverancier uit je vaste lijst. Na jouw akkoord in Bombos gaat het antwoord weg en staat het onderhoudsverzoek in HyVve. Bombos werkt naast HyVve, niet in plaats van.
Wat doet HyVve al zelf, en wat niet?
HyVve regelt veel al zelf. Je plant er digitale vergaderingen, deelt belangrijke documenten met alle VvE-leden en regelt jaarrekening en begroting. Onder onderhoudsverzoeken staan de offertes en inspectierapporten bij elkaar, en je houdt er een vaste lijst met vertrouwde leveranciers bij. Dashboards houden iedereen op de hoogte, ook op een mobiele telefoon.
Wat er niet in zit, is de bewoner die gewoon een mail stuurt. Een eigenaar mailt info@ dat de lift al twee dagen stilstaat, een ander vraagt om de notulen van de vorige vergadering, een leverancier stuurt een offerte voor het schilderwerk. Voordat daar een onderhoudsverzoek of een antwoord van komt, zoekt iemand uit om welke VvE het gaat, wat er al loopt en wie het oppakt.
Dat voorwerk doet Bombos. Het leest de mail, zoekt de VvE en de eigenaar op in HyVve, kijkt of er al een onderhoudsverzoek loopt en stelt de collega en een conceptantwoord voor. Bij een melding kiest het een leverancier uit je vaste lijst en zet het de opdracht klaar, met de reden erbij. Welke leverancier bij welk gebouw de sleutel heeft, weet vaak alleen de beheerder zelf. Bombos vraagt het uit en legt het vast, zodat het de volgende keer wel meeweegt.
Welke taken draaien op HyVve?
Elke taak hieronder begint met een mail op info@ en eindigt, na jouw akkoord in Bombos, bij de juiste collega of in HyVve. Bombos werkt met wat HyVve al bijhoudt: de VvE, de leden, de lopende onderhoudsverzoeken en je vaste leveranciers. Daardoor hoeft niemand meer na te gaan of een melding al bekend is voordat hij antwoordt, en krijgt een bewoner niet twee verschillende antwoorden. Een logische eerste taak is de melding die een opdracht wordt, omdat daar de haast zit. Daarna volgen de vragen die bewoners elke week stellen, zoals om de notulen of de datum van de volgende vergadering. Je begint met één taak. Daarna leert je eigen team Bombos zelf de volgende, en daar hoef je niet technisch voor te zijn.
Wat verandert er in je week?
Een melding van een bewoner wacht niet meer tot iemand tijd heeft om hem te lezen. Als je collega de postbus opent, staat bij elke mail wie hem oppakt, wat er al loopt en welk antwoord er klaarligt, en bij een lekkage de opdracht aan de leverancier. De bewoner hoort sneller iets, en wat je hem vertelt klopt met wat er in HyVve staat. Zo doet hetzelfde team meer werk, van een hogere kwaliteit, voor minder dan een halve dag per week van de medewerker die je anders aanneemt.
Het begint met één taak. We komen langs en richten die samen met je in, met je eigen HyVve en je eigen mailbox. Je ziet bij elk voorstel waarom Bombos het doet, en je verbetert het waar het niet klopt. Daarna kun je het zelf: je team leert Bombos de volgende taak, zonder dat je ervoor bij ons terug hoeft te komen.
Wat gaat er niet weg zonder jouw akkoord?
Bombos stuurt geen antwoord aan een bewoner, geeft geen opdracht aan een leverancier en maakt geen onderhoudsverzoek aan in HyVve voordat iemand van jullie in Bombos op Goedkeuren heeft gedrukt. Ook een leverancier op je vaste lijst krijgt dus nooit vanzelf een opdracht, hoe vaak hij die ook al kreeg. Die grens staat altijd aan. Uitzetten kan alleen Bombos, op jouw uitdrukkelijke verzoek en op eigen risico.
Van elke stap lees je achteraf terug wat er gebeurde en waarom. Bij het werk binnenshuis, zoals opzoeken, nalopen en klaarzetten, bepaal jij hoeveel Bombos alvast doet; berichten aan klanten en betalingen wachten altijd op jouw akkoord. Een voorstel kan fout zijn, ook als de reden aannemelijk klinkt. Bij twijfel vraagt Bombos het na in plaats van te gokken.
Bombos werkt ook met TwinQ, Bloxs en VvEtotaal.
Lees ook: Hoe laat ik AI werken met de software die we al hebben?
Alle vragen over AI in je bedrijf staan in de gids AI in je bedrijf.