Hoe koppel je TwinQ aan je mailbox, zodat een melding op info@ een opdracht aan de aannemer wordt?
Je zet Bombos naast TwinQ en je gedeelde postbus, en elke mail op info@ krijgt een voorstel: het complex en de eigenaar uit TwinQ, de collega die hem oppakt en een conceptantwoord. Meldt een bewoner een lekkage, dan staat er ook een voorstel klaar voor de opdracht aan de aannemer. Na jouw akkoord in Bombos gaat het antwoord weg en staat de opdracht in TwinQ. Bombos werkt naast TwinQ, niet in plaats van.
Wat doet TwinQ al zelf, en wat niet?
TwinQ regelt veel al zelf. Je registreert er verzoeken van bewoners en verstrekt direct een opdracht aan een voorkeursleverancier. Elke relatie heeft een eigen dossier met correspondentie, facturen en betalingen, en workflows houden het afhandelen van storingen bij. Via het VvE Portaal melden eigenaren een gebrek en volgen ze de opdracht die daarop is verstrekt. Met TwinQ AI, de laag die TwinQ daar bovenop aanbiedt, worden e-mails verwerkt en aan de juiste VvE gekoppeld.
Daarnaast heeft elk kantoor eigen afspraken, en die zitten bij je mensen. Een bewoner mailt info@ een foto van een natte plafondplaat, een eigenaar vraagt naar de stand van zijn bijdrage, een aannemer stuurt een offerte als PDF. Wie van het team dat oppakt, welke aannemer bij dat complex hoort en of het bestuur bij deze opdracht mee wil kijken, weet nu een collega. Die leest, zoekt op en verdeelt, mail voor mail.
Dat voorwerk doet Bombos. Het leest de mail en de bijlage, zoekt het complex en de eigenaar erbij in TwinQ en stelt voor welke collega hem krijgt, met de reden en een conceptantwoord erbij. Bij een lekkage zet het een voorstel voor de opdracht aan de aannemer klaar. Welke afspraken per complex gelden, zoals een bestuur dat bij grote opdrachten mee wil kijken, weet vaak alleen de beheerder. Bombos vraagt het hem uit en legt het vast, zodat het de volgende keer wel meeweegt.
Welke taken draaien op TwinQ?
Elke taak hieronder begint met een mail op info@ en eindigt, na jouw akkoord in Bombos, in TwinQ of bij de juiste collega. Bombos werkt daarbij met wat al in TwinQ staat: het complex, de eigenaar, de leverancier en de opdrachten die al lopen. Een logische eerste taak is de gedeelde postbus zelf, waar elke mail een eigenaar, een voorstel en een concept krijgt. Daarna volgt de melding die een opdracht wordt, of de vraag die elke week terugkomt, zoals wanneer de schilder komt of wat de bijdrage is. Het antwoord gaat dan uit van wat TwinQ weet, niet van wat iemand zich herinnert. Je begint met één taak. Daarna leert je eigen team Bombos zelf de volgende, en daar hoef je niet technisch voor te zijn.
Wat verandert er in je week?
Info@ is al verdeeld als je begint. Elke mail heeft een collega, een voorstel en een concept, en bij een lekkage ligt de opdracht aan de aannemer klaar om goed te keuren. De bewoner hoort sneller iets, en je technisch beheerder begint aan de melding in plaats van aan het uitzoeken. Zo doet hetzelfde team meer werk, van een hogere kwaliteit, voor minder dan een halve dag per week van de medewerker die je anders aanneemt.
Het begint met één taak. We komen langs en richten die samen met je in, met je eigen TwinQ en je eigen mailbox. Je collega's zien bij elk voorstel waarom Bombos het doet, en verbeteren het waar het niet klopt. Daarna kun je het zelf: je team leert Bombos de volgende taak, zonder ons ertussen.
Wat gaat er niet weg zonder jouw akkoord?
Bombos verstuurt geen antwoord aan een bewoner of eigenaar, verstrekt geen opdracht aan een aannemer en zet niets in TwinQ voordat iemand van jullie in Bombos op Goedkeuren heeft gedrukt. Ook bij een lekkage die haast heeft, wacht de opdracht op dat akkoord; het voorstel staat dan wel al klaar. Die grens staat altijd aan. Uitzetten kan alleen Bombos, op jouw uitdrukkelijke verzoek en op eigen risico.
Van elke stap lees je achteraf terug wat er gebeurde en waarom. Bij het werk binnenshuis, zoals opzoeken, nalopen en klaarzetten, bepaal jij hoeveel Bombos alvast doet; berichten aan klanten en betalingen wachten altijd op jouw akkoord. Een voorstel kan fout zijn, ook als de reden aannemelijk klinkt. Bij twijfel vraagt Bombos het na in plaats van te gokken.
Bombos werkt ook met Bloxs, HyVve en VvEtotaal.
Lees ook: Hoe laat ik AI werken met de software die we al hebben?
Alle vragen over AI in je bedrijf staan in de gids AI in je bedrijf.