Hoe koppel je Bloxs aan je mailbox, zodat elke mail op info@ bij het juiste complex en de juiste collega komt?
Je zet Bombos naast Bloxs VvE en je gedeelde postbus, en elke mail op info@ komt met een voorstel bij het juiste complex en de juiste collega. Bombos zoekt de eigenaar en het complex erbij in Bloxs, zet een conceptantwoord klaar en maakt bij een storing een voorstel voor de opdracht aan de aannemer. Na jouw akkoord in Bombos gaat het antwoord weg en staat het vast in Bloxs. Bombos werkt naast Bloxs, niet in plaats van.
Wat doet Bloxs al zelf, en wat niet?
Bloxs VvE brengt veel al bij elkaar. Het financieel beheer factureert de bijdrage automatisch op basis van verdeelsleutels, het MJOP hangt aan de financiële administratie, en bij de ALV stem je online en bewaar je de notulen. Het ledenportaal deelt berichten en documenten met eigenaren. Een dashboard toont storingen, terugkerend onderhoud en installaties, en in het CRM staan relatiebeheer, e-mail en agenda bij elkaar.
Wat er niet vanzelf gebeurt, is het lezen en wegen van wat er op info@ binnenkomt. Een eigenaar schrijft over geluidsoverlast van de buren, een leverancier stuurt een factuur zonder het complex in de onderwerpregel, een bestuurslid wil weten wanneer het dak aan de beurt is. Iemand moet bepalen over welk complex het gaat, wie het oppakt en wat het antwoord is. Dat gebeurt nu met de hand.
Dat voorwerk doet Bombos. Het leest de mail, zoekt het complex en de eigenaar erbij in Bloxs, kijkt in het MJOP of bij de storingen als de vraag daarover gaat, en stelt de collega en een conceptantwoord voor, met de reden erbij. Welke collega welk complex doet en welk bestuur liever gebeld wordt dan gemaild, weet nu vaak alleen je binnendienst. Bombos vraagt het uit en legt het vast, zodat het de volgende keer wel meeweegt.
Welke taken draaien op Bloxs?
Elke taak hieronder begint met een mail op info@ en eindigt, na jouw akkoord in Bombos, bij de juiste collega of in Bloxs. Bombos gebruikt daarbij wat Bloxs al weet: welk complex, welke eigenaar, welke storing en wat er in het MJOP staat. Daardoor gaat een antwoord over het dak of de bijdrage uit van de cijfers in het pakket, en niet van het geheugen van wie toevallig de mail opent. Een logische eerste taak is de postbus zelf verdelen, met een concept onder elke mail. Daarna ligt de melding die een opdracht aan de aannemer wordt voor de hand. Je begint met één taak. Daarna leert je eigen team Bombos zelf de volgende, en daar hoef je niet technisch voor te zijn.
Wat verandert er in je week?
Een vraag van een eigenaar krijgt op dezelfde dag een antwoord met de juiste gegevens uit Bloxs, en niemand hoeft meer tussen postbus en pakket te schakelen om het complex op te zoeken. Je binnendienst keurt voorstellen goed in plaats van mail door te sturen, en een bestuur hoort sneller iets. Zo doet hetzelfde team meer werk, van een hogere kwaliteit, en groeit je portefeuille zonder dat je er iemand voor aanneemt. Het kost minder dan een halve dag per week van de medewerker die je anders aanneemt.
Het begint met één taak. We komen langs en richten die samen met je in, met je eigen Bloxs en je eigen mailbox. Daarna kun je het zelf. Je team leert Bombos de volgende taak, bijvoorbeeld de vragen rond de ALV, en daar hoef je niet technisch voor te zijn. We willen juist niet dat je voor elke nieuwe taak bij ons terugkomt.
Wat gaat er niet weg zonder jouw akkoord?
Bombos stuurt geen antwoord aan een eigenaar of bestuur, geeft geen opdracht aan een aannemer en legt niets vast in Bloxs voordat iemand van jullie in Bombos op Goedkeuren heeft gedrukt. Dat geldt ook voor een mail die sprekend lijkt op honderd eerdere mails van hetzelfde complex. Die grens staat altijd aan. Uitzetten kan alleen Bombos, op jouw uitdrukkelijke verzoek en op eigen risico.
Van elke stap lees je achteraf terug wat er gebeurde en waarom. Bij het werk binnenshuis, zoals opzoeken, nalopen en klaarzetten, bepaal jij hoeveel Bombos alvast doet; berichten aan klanten en betalingen wachten altijd op jouw akkoord. Een voorstel kan fout zijn, ook als de reden aannemelijk klinkt. Bij twijfel vraagt Bombos het na in plaats van te gokken.
Bombos werkt ook met TwinQ, HyVve en VvEtotaal.
Lees ook: Hoe laat ik AI werken met de software die we al hebben?
Alle vragen over AI in je bedrijf staan in de gids AI in je bedrijf.