Hoe koppel je Gilde Software aan je mailbox, zodat een storing uit de mail een werkbon in de planning wordt?
Je zet Bombos naast Gilde Software en je mailbox, en dan staat een storing uit de mail klaar als voorstel voor een werkbon in de planning. Bombos leest de melding, zoekt de klant, de installatie en het onderhoudscontract op in Gilde Software en kiest een monteur met ruimte. Het bericht aan de klant staat eronder. Na jouw akkoord in Bombos staat de werkbon in Gilde Software. Het werkt naast Gilde Software, niet in plaats van.
Wat doet Gilde Software al zelf, en wat niet?
Gilde Software doet veel al zelf. Storingsmeldingen voer je direct in en plan je in, en je houdt alle onderhoudscontracten en systeemgegevens bij, met wanneer en hoe vaak je factureert. In de agendaplanning beheer je werkbonnen digitaal en zie je wie wanneer aan welke taak werkt. Monteurs registreren uren en materialen op de werkbon, en die zet je daarna snel om in een factuur.
Wat er niet vanzelf in zit, is de melding die als mail binnenkomt. Een klant schrijft dat zijn ketel op storing staat en zet er een foto van het display bij. Een vaste opdrachtgever mailt drie adressen tegelijk. Voordat daar een werkbon van komt, leest iemand de mail, zoekt de klant en de installatie op, kijkt of het onder het onderhoudscontract valt en zoekt een monteur die het merk kent en ruimte heeft. Dat doet nu je planner, tussen de telefoon door.
Dat voorwerk doet Bombos. Het zet een voorstel voor de werkbon klaar met de installatie, het contract, de monteur en de reden, en het bericht aan de klant eronder. Wat alleen de planner weet, zoals welke monteur een klant liever niet stuurt, vraagt Bombos uit en legt het vast, zodat het de volgende keer wel meeweegt.
Welke taken draaien op Gilde Software?
Bij een installatiebedrijf dat met Gilde Software werkt, begint veel werk als een mail of een appje: een storing, een klant die een afspraak verzet, een onderhoudsbeurt die eraan komt, een monteur die zich ziek meldt. Elke taak hieronder begint daar en eindigt, na jouw akkoord in Bombos, als werkbon in je planning of als bericht aan de klant. De planning in Gilde Software blijft de plek waar het werk staat; Bombos zorgt dat wat in de mail staat er sneller in komt. Kies zelf met welke taak je begint, bijvoorbeeld de storingen die elke ochtend als eerste in de mailbox staan. Je begint met één taak. Daarna leert je eigen team Bombos zelf de volgende, en daar hoef je niet technisch voor te zijn.
Wat verandert er in je week?
Je planner begint de ochtend niet meer met een mailbox vol meldingen die nog gelezen moeten worden. De storingen van de avond ervoor staan klaar als voorstel: klant, installatie, of het onder het contract valt en welke monteur er het beste heen kan. Hij kijkt, schuift waar nodig en keurt goed. De klant weet eerder wanneer er iemand komt, en de monteur staat niet voor de deur zonder het onderdeel dat hij nodig had. Zo doet hetzelfde team meer werk, van een hogere kwaliteit, voor minder dan een halve dag per week van de planner die je anders aanneemt.
We komen langs en richten de eerste taak samen met je in, met je eigen Gilde Software en je eigen mailbox. Daarna kun je het zelf: je planner leert Bombos de volgende taak, en je hoeft daarvoor niet bij ons terug te komen.
Wat gaat er niet weg zonder jouw akkoord?
Bombos zet geen werkbon definitief in Gilde Software, verschuift geen afspraak en stuurt geen bericht naar een klant of monteur voordat iemand van jullie in Bombos op Goedkeuren heeft gedrukt, ook niet bij een spoedmelding. Bij spoed staat het voorstel bovenaan, zodat je planner het als eerste ziet en snel kan beslissen. Die grens staat altijd aan. Uitzetten kan alleen Bombos, op jouw uitdrukkelijke verzoek en op eigen risico.
Van elke stap lees je achteraf terug wat er gebeurde en waarom. Bij het werk binnenshuis, zoals opzoeken, nalopen en klaarzetten, bepaal jij hoeveel Bombos alvast doet; berichten aan klanten en betalingen wachten altijd op jouw akkoord. Een voorstel kan fout zijn, ook als de reden aannemelijk klinkt. Bij twijfel vraagt Bombos het na in plaats van te gokken.
Bombos werkt ook met Syntess Atrium en 4PS Construct.
Lees ook: Hoe laat ik AI werken met de software die we al hebben?
Alle vragen over AI in je bedrijf staan in de gids AI in je bedrijf.