Hoe koppel je 4PS Construct aan je mailbox, zodat een storing of bestelling uit de mail een serviceorder in de planning wordt?
Je zet Bombos naast 4PS Construct en je mailbox, en dan staat een storing of bestelling uit de mail klaar als voorstel voor een serviceorder in de planning. Bombos leest de mail en de bijlage, zoekt de klant, het servicecontract en een geschikte monteur op in 4PS Construct en zet de reden erbij. Na jouw akkoord in Bombos staat de serviceorder in 4PS Construct. Het werkt naast 4PS Construct, niet in plaats van.
Wat doet 4PS Construct al zelf, en wat niet?
Met de module Service & Onderhoud stuurt je binnendienst preventief en correctief onderhoud aan en bewaakt de voortgang. Kort cyclisch werk plan je als serviceorder in de Grafische Resource Planning, en servicecontracten staan in hetzelfde pakket. Met de Buitendienst App registreert de monteur uren, materialen en bijkomende kosten, maakt hij een digitale werkbon en laat hij de klant direct tekenen.
Wat er niet vanzelf in zit, is de opdracht die als mail binnenkomt. Een opdrachtgever stuurt een PDF met vijf adressen waar de mechanische ventilatie moet worden nagelopen. Een klant mailt dat de warmtepomp sinds gisteren een foutcode geeft. Voordat daar een serviceorder van komt, leest iemand de mail, zoekt het object en het servicecontract op en kiest een monteur met de juiste papieren en ruimte in de week. Dat doet nu de binnendienst, order voor order.
Dat voorwerk doet Bombos. Het leest de mail en de bijlage, zoekt in 4PS Construct de klant, het object en het contract op en zet per adres een voorstel voor de serviceorder klaar, met de monteur en de reden. Wat alleen de werkvoorbereider weet, zoals welke opdrachtgever een vaste contactpersoon op locatie wil, vraagt Bombos uit en legt het vast, zodat het de volgende keer wel meeweegt.
Welke taken draaien op 4PS Construct?
Een installatiebedrijf dat met 4PS Construct werkt, heeft vaak meerdere opdrachtgevers die elk op hun eigen manier opdrachten sturen: als PDF, als lijst in de mail of als losse melding van een bewoner. Elke taak hieronder begint in die mail en eindigt, na jouw akkoord in Bombos, als serviceorder in de planning of als bericht aan de klant. De planning in 4PS Construct blijft de plek waar het werk staat; Bombos zorgt dat wat in de mail staat er sneller en compleet in komt. Kies zelf met welke taak je begint, bijvoorbeeld de opdrachten van de opdrachtgever die het meeste werk per mail stuurt. Je begint met één taak. Daarna leert je eigen team Bombos zelf de volgende, en daar hoef je niet technisch voor te zijn.
Wat verandert er in je week?
Een opdracht met tien adressen ligt niet meer een dag in de mailbox tot iemand tijd heeft om hem over te tikken. Dezelfde ochtend staat per adres een voorstel klaar, met het contract en de monteur erbij, en je werkvoorbereider loopt de lijst na in plaats van hem op te bouwen. De opdrachtgever krijgt eerder bevestigd wanneer er iemand komt, en een ontbrekend gegeven wordt nagevraagd voordat de monteur rijdt. Zo doet hetzelfde team meer werk, van een hogere kwaliteit, voor minder dan een halve dag per week van de medewerker die je anders aanneemt.
We komen langs en richten de eerste taak samen met je in, met je eigen 4PS Construct en je eigen mailbox. Daarna kun je het zelf: je binnendienst leert Bombos de volgende taak, en je hoeft daarvoor niet bij ons terug te komen.
Wat gaat er niet weg zonder jouw akkoord?
Bombos zet geen serviceorder definitief in 4PS Construct, wijst geen monteur toe en stuurt geen bevestiging naar een opdrachtgever of klant voordat iemand van jullie in Bombos op Goedkeuren heeft gedrukt. Een opdracht met veel adressen keur je per adres of in één keer goed, maar altijd zelf. Die grens staat altijd aan. Uitzetten kan alleen Bombos, op jouw uitdrukkelijke verzoek en op eigen risico.
Van elke stap lees je achteraf terug wat er gebeurde en waarom. Bij het werk binnenshuis, zoals opzoeken, nalopen en klaarzetten, bepaal jij hoeveel Bombos alvast doet; berichten aan klanten en betalingen wachten altijd op jouw akkoord. Een voorstel kan fout zijn, ook als de reden aannemelijk klinkt. Bij twijfel vraagt Bombos het na in plaats van te gokken.
Bombos werkt ook met Syntess Atrium en Gilde Software.
Lees ook: Hoe laat ik AI werken met de software die we al hebben?
Alle vragen over AI in je bedrijf staan in de gids AI in je bedrijf.